Работник на удаленке: компенсировать расходы или нет?
Несколько лет назад, когда пандемия заставила нас пересмотреть свой образ жизни и привычки, мы вдруг осознали, что можем эффективно работать и без посещения офиса.
Компании быстро адаптировались к новой реальности, и удаленная работа стала новой нормой.
Изначально переход на удаленную работу был сложным и неуверенным процессом. Совещания в Zoom и общение в чатах были непривычными, но с течением времени мы все научились использовать эти инструменты для эффективного общения и решения рабочих вопросов. Но, как показала сама жизнь, этот опыт дистанционного взаимодействия нам очень пригодился и после локдауна.
Удаленка выходит на новый уровень
С ростом популярности удаленки все больше компаний следуют этому тренду и переводят на модель удаленной работы своих сотрудников. Это позволяет не только сэкономить на аренде офисных помещений, но и открывает возможность привлечения специалистов из разных регионов и стран.
В компании Entera только 10% сотрудников работают в офисе, 10% - в гибридном режиме, а остальные 80%, большинство, предпочитают удаленную работу.
Это естественно для нашей отрасли, так как IT-сфера первой начала использовать эту модель, задолго до того, как она стала популярной. Ведь обычно на удаленке работают айтишники и дизайнеры.
Несмотря на некоторую критику удаленки, многие сотрудники, работающие из дома, считают такой режим работы более удобным и свободным. Удаленная работа ассоциируется со свободой, позволяя работникам самостоятельно планировать свой рабочий график и выбирать место для работы.
Возмещение затрат: необходимость или добрая воля?
При переходе на дистанционный формат работы компании сталкиваются с рядом вопросов, включая необходимость компенсаций сотрудникам. Работники на дистанте подпадают под действие трудового законодательства на том же основании, что и работники, присутствующие в офисе. Поскольку они работают из дома, используя свое личное оборудование, программное обеспечение и другие средства, работодатель должен компенсировать затраты, связанные с использованием таких средств.
Работодатель может выплачивать компенсацию и возмещать расходы, если они были обоснованы экономически и подтверждены соответствующими документами в соответствии с требованиями бухгалтерского учета.
Однако решение о выплате компенсации и возмещении расходов должно быть принято по соглашению сторон, то есть на добровольной основе.
Есть различные точки зрения на этот вопрос: некоторые эксперты считают, что работодатель должен выплачивать компенсацию, в то время как другие полагают, что компании должны предоставлять своим сотрудникам все необходимое для работы. Однако, обычно удаленные работники предпочитают использовать свое собственное оборудование и программное обеспечение, получая доступ к корпоративным программам через удаленное соединение.
Поэтому важно обсудить все эти детали до заключения трудового договора.
Нужно ли подтверждать расходы удаленщиков первичными документами?
Компенсации, выплачиваемые удаленным сотрудникам, аналогично с любыми другими, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Хотя, бывают случаи, когда это становится затруднительным или невозможным.
Для наглядности, рассмотрим несколько возможных ситуаций:
1. Интернет и телефония. Если компания осуществляет оплату мобильной связи и интернета для своих удаленных сотрудников, то данные расходы могут быть подтверждены путем предъявления детализации звонков и информации о трафике в интернете. В случае, если сотрудник использует собственный номер телефона и интернет, то подтверждение расходов первичными документами не обязательно.
2. Техника. Если компания предоставляет удаленному сотруднику необходимое оборудование для выполнения его рабочих обязанностей, то факт предоставления такого оборудования должен быть оформлен актом приема-передачи оборудования. В случае, если сотрудник работает на своем собственном оборудовании, то требование подтверждения этих расходов первичными документами отпадает.
3. Программы. Если компания приобретает программное обеспечение для использования его удаленным сотрудником, то данные расходы должны быть подтверждены счетом-фактурой и накладной. Если же сотрудник использует свое собственное программное обеспечение, то требование подтверждения расходов первичными документами также не возникает.
Стоит отметить, что в некоторых случаях размер компенсации, устанавливаемый для удаленных сотрудников, привязан к документально подтвержденным расходам и явным образом прописан в договоре. В таких ситуациях работодатель обязан использовать соответствующие подтверждающие документы, такие как копии технических паспортов на используемую работником технику, кассовые чеки и другие документы, подтверждающие факт оплаты.
Оптимизация удаленной работы: повысим эффективность
Для успешной адаптации к удаленному формату работы компаниям и их сотрудникам требуются определенные усилия. Однако, существует широкий выбор сервисов, которые могут помочь оптимизировать работу и повысить ее эффективность.
Среди них выделяются:
1. Коммуникационные платформы и инструменты: такие, как Zoom, Яндекс.Телемост и Skype, которые позволяют удобно проводить онлайн-коммуникации.
2. Инструменты для управления проектами и задачами, такие как Youtrack или Битрикс, которые помогают организовать работу над проектами, контролировать сроки выполнения задач и отслеживать прогресс.
3. Мессенджеры для обмена сообщениями, обычно устанавливаются несколько мессенджеров для более удобного общения.
4. Entera - мультисервис, который автоматически распознает и заводит первичные документы в учетную систему, отправляет их в электронный архив и быстро находит необходимый файл при запросе. Это позволяет компании экономить время, ресурсы и деньги на бухгалтерский учет.
С помощью Entera компенсацию удаленному сотруднику можно провести всего за два клика.
Вовремя делегировать рутинную работу автоматизированным сервисам - значит сэкономить время и усилия сотрудника, направленные на решение стратегических задач, и предотвратить его эмоциональное выгорание.