Командировка: бухгалтерский учет

Отрасль деловых поездок за последние три года претерпела значительную трансформацию. Это было вызвано главным образом пандемией, которая привела к введению ограничений, а также общим переходом на онлайн-формат. С появлением современных технологий, работать удаленно можно практически из любой точки мира, поэтому нет необходимости часто летать в другие города или даже страны для деловой встречи.

Однако, личные профессиональные встречи и присутствие на переговорах или при производственном процессе являются критически важными для успешного ведения бизнеса. Поэтому деловой туризм начал постепенно восстанавливаться.

В этой статье мы расскажем о текущем положении дел в области командировок, о первичных документах, которые необходимо подготовить для бухгалтерии в случае вашей командировки, а также о сервисах, которые помогут бухгалтерам составить авансовый отчет всего за несколько кликов.

Со статистикой не поспоришь, посмотрим на цифры. В 2021 году число командировок по России сократилось на 28% по сравнению с 2019 годом. Затем бизнес-путешествия начали постепенно возвращаться в свой привычный режим.

Согласно данным Союза агентств делового туризма, 2023 год отметил резкий подъем объема деловых поездок: количество командировок в российских компаниях превысило прошлогодние показатели на 16%.

Этот рост обусловлен усилением деловой активности и возникновением новых задач для бизнеса.

В нашей компании Entera большая часть сотрудников работает удаленно. Однако, в этом году топ-менеджмент собрался на стратегической сессии в Санкт-Петербурге. Личное присутствие и живое общение имеют свои несомненные преимущества: возможность наблюдать реакцию собеседника, эмоциональный контакт, развитие социальных связей и навыков, а также оперативное принятие решений на месте.

Формат командировок с захватом выходных становится все более популярным среди деловых путешественников. Теперь работу и отдых можно успешно совмещать, особенно если командировка приходится на начало или конец недели. Этот новый тренд получил название "bleisure".

Главной особенностью данного формата является возможность продлить проживание, организованное работодателем, на выходные. В это время у сотрудника появляется возможность познакомиться с городом, в котором он находится в рамках командировки. Зачастую мы никогда не возвращаемся в те города, в которых когда-либо побывали в командировке, поэтому это отличный шанс пополнить копилку впечатлений от нового географического места.

Москва, Санкт-Петербург и Екатеринбург лидируют среди деловых путешественников по популярности и объему забронированных гостиниц - более 20% всех бронирований приходятся на эти города. Помимо этих городов, также пользуются спросом Казань, Хабаровск, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Нижний Новгород, Южно-Сахалинск и Владивосток.

В 2022 году число зарубежных командировок сократилось на 8% - здесь без сюрпризов. Важнейшими направлениями, включающими страны СНГ, стали Белоруссия, Казахстан и Узбекистан.

Задача выполнена, новые впечатления получены - пора вернуться к работе. В течение трех рабочих дней после окончания командировки, сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию отчет о своих затратах.

Отчет может включать следующие документы:

- Билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны;

- Чеки;

- Квитанции и прочие документы.

Компания имеет возможность предоставить сотруднику денежные средства перед началом командировки. Если сотрудник потратил большую сумму, компания выплатит ему компенсацию. В случае, если сумма затрат оказалась меньше предоставленных денег, сотрудник обязан вернуть разницу.

Кроме того, существует возможность оплатить всю командировку собственными средствами и получить возмещение расходов по предъявленным чекам.

После возвращения сотрудника из командировки - бухгалтер принимает эстафету и выполняет основную часть работы по учету израсходованных средств. Составление авансового отчета, отражающего информацию о полученных и потраченных суммах, как правило, занимает много времени. Эта задача требует внимательного отношения и переноса данных из чеков, таких как дата, сумма, количество и НДС. По этой причине ошибки в отчете недопустимы.

Важно отметить, что в некоторых компаниях, где не внедрена автоматизация рутинных операций, бухгалтер вручную обрабатывает и заносит информацию из чеков в учетную систему.

Чтобы сэкономить время и усилия при составлении авансовых отчетов, необходимо автоматизировать ручной ввод данных из чеков, таких как номенклатура, суммы, даты, количества и т.д.

Мультисервис Entera предоставляет возможность быстро и легко оформить авансовый отчет всего за несколько кликов.

Чтобы создать авансовый отчет из чеков, достаточно иметь телефон с камерой, доступ к интернету, чеки и Entera. Есть также простой и быстрый вариант: попросить сотрудника сразу прислать фото всех документов, чтобы не приходилось ожидать его личного появления в бухгалтерии. Это также уменьшает риск потери или повреждения документов.

Процесс создания авансового отчета состоит из трех простых шагов:

И важное дополнение: вам больше не нужно хранить мятые и поврежденные чеки - все документы можно сохранить в электронном архиве сервиса Entera. Печатные копии чеков будут приложены к вашему авансовому отчету, а электронные оригиналы можно найти за несколько секунд. Стоит отметить, что эти электронные чеки являются официальными копиями, полученными из ФНС через QR-код, что исключает возможность ошибок. Как видно, оформление авансового отчета с Entera достаточно простое, в то время как без этого сервиса данный процесс может превратиться в настоящую головную боль.

#авансовыйотчет #выплаты #чек #загрузк_документов #сканирование #командировки