«Затяжное» трудоустройство: как сократить срок и перестать терять кандидатов. Кейс по автоматизации

«Представьте токаря, который пришел устраиваться на завод. Формально он принят, но по факту его ждет двухнедельный квест по медкомиссиям, кабинетам и сбору документов. Эта категория персонала не самая мотивированная, поэтому иногда до 35% соискателей сходят с дистанции и не завершают процесс трудоустройства».

В закладки

Так была сформулирована проблема массового подбора на одном из заводов. Чтобы ее решить, команда HRBoard разработала систему по автоматизации трудоустройства, которая состоит из двух частей: административная панель, где хранятся личные карточки сотрудников и их «путь», а также чат-бот в Viber, который сопровождает весь процесс.

В этой статье мы расскажем, как эта система работала, какие получились результаты и с какими ошибками мы столкнулись. Сразу оговоримся, чудес не произошло: к боту подключались не все — к концу четвертого месяца это было порядка 40% всех соискателей. Для них средний срок трудоустройства сократился на 4 дня.

Чат-боты

«У нас это не будет работать, вы видели наших сотрудников?»

Чат-боты, как и любой новый инструмент, вызывают сопротивление персонала, особенно, если он далек от диджитала. Однако сам формат бота — диалог в привычном мессенджере — это уже сокращение барьеров для внедрения.

Чат-бот по автоматизации трудоустройства — это виртуальный консультант, который помогает пройти все этапы вовремя, не заблудиться и не сойти с ума.

Функции чат-бота по трудоустройству​

Что умеет бот по трудоустройству:

-выдает перечень инстанций, которые нужно пройти

-высылает справочную информацию по каждому этапу: адрес, телефон, ответственное лицо

-устанавливает дедлайны для прохождения этапов

-контролирует дедлайны: когда подходит время, бот напоминает соискателю, что нужно сделать и где

-собирает обратную связь: если у пользователя возникли проблемы (кабинет переехал/ ответственное лицо на больничном/ изменился график медкомиссий), он пишет об этом боту и проблема решается централизованно

Чат-бот интегрирован с административной панелью, где HR может редактировать вопросы и сообщения бота, а также смотреть аналитику.

Административная панель

Админпанель в рамках данной системы — это веб-сайт, где для каждого нового сотрудника заводится личная карточка, и где можно наблюдать, на каком этапе трудоустройства он находится.

В личной карточке хранятся фотография, анкета, сканы документов и контактные данные.

Чтобы автоматизировать процесс согласований, ответственные лица проверяют документы и анкеты прямо на портале и ставят резюме: Согласовано.

Пример интерфейса административной панели​

Что это дает:

-экономию времени

-прозрачность процесса

-исключение двойной работы (часто HR-ам приходится по несколько раз сканировать документы или просить заполнить анкету)

-сокращение человеческого фактора

Черный список

В административной панели есть специальный раздел «Черный список». Туда автоматически заносятся все люди, которых однажды отсеяла служба персонала, например, это соискатели с судимостью.

Если человек повторно пришел устраиваться на работу, система выдает уведомление, что кандидат находится в черном списке. Таким образом, рекрутер не тратит время на обработку его данных.

Ошибки разработки и внедрения

Делимся ошибками, с которыми столкнулись, и как их решаем.

Охват. Перед проектированием системы заказчик провел опрос и выявил, что у 76% линейного персонала установлен Viber. Поэтому в качестве платформы мы выбрали его. Начиная с первого месяца HR-специалисты просили соискателей подключаться к боту. Для этого нужно было отсканировать QR-код. Многие сканировали, но не пользовались ботом, кто-то начинал и бросал после 1-2 пунктов. В итоге в конце 4 месяца только 40% соискателей полноценно воспользовались ботом.

Тем не менее, для этой доли персонала средний срок трудоустройства сократился на 4 дня: стал 10 дней вместо 14.

Мы понимаем, что добиться 100% подключений к боту — это утопия. Однако, если повысить вовлеченность персонала в эту систему, допустим, до 70-80%, потери от уходов сотрудников можно ощутимо сократить.

Для увеличения охвата мы планируем разработать 2 дополнительных версии чат-бота: веб-версию и бота на базе WhatsApp.

Дедлайны. Чат-бот сообщает пользователю о дедлайнах прохождения этапов: до какого числа пройти медкомисиию, принести трудовую и т. д. Проблема состоит в том, что сейчас эти даты вручную вносит HR-служба. В связи с этим возникают ошибки и пропуски. При проектировании административной панели мы это не учли, но по итогам 4 месяцев стало ясно, что система требует большей автоматизации. Проект доработки подразумевает, что система автоматически выстраивает график посещения инстанций: человек подключился к боту и увидел график, построенный в рамках текущих дат. Если вдруг происходят глобальные изменения, HR вносит их вручную.

Результаты

Внедрение проекта по итогам 4 месяцев позволило сократить средний срок стажировки на 4 дня. Мы продолжаем дорабатывать систему, увеличивать охват и сокращать долю ручного труда HR-ов.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Олеся Попова", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 12, "likes": 5, "favorites": 18, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 93862, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 22 Nov 2019 09:32:34 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 93862, "author_id": 385634, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/93862\/get","add":"\/comments\/93862\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/93862"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199121, "last_count_and_date": null }
12 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

"по факту его ждет двухнедельный квест по медкомиссиям, кабинетам и сбору документов."  
   Может клиенту следует оптимизировать процесс приема на работу, заодно сократит кучу бездельников и сэкономит бюджет,  сомневаюсь что кроме проф осмотра по приказу 302, подписания трудового договора и ознакомления с должностной инструкцией и ПБ,  допустим токарю, требуется еще что то. Для всего остального есть испытательный срок с элементами адаптации и обучения. А если чела мурыжить две неоплачиваемых недели, то естественно риск того что он свалит с такой бестолковой конторы велик. Хороший реальный токарь сейчас,  ценнее  иного генерального директора.

 P.S.  Никто не анализировал на сколько меньше будет отваливаться кандидатов если срок оформления сократить до 3-х дней,  за счет оптимизации служб оформляющих сотрудников?  А пока у вас рекрутеры на подборе вынуждены заново искать 3- х чел.

Ответить
0

Проблема, скорее всего, в инструктажах различных, если он приступит к работе по-быстрому, чтобы не ждать окончания бумажной канители, а потом начнет наматываться на валы, то ответственность понесут сотрудники предприятия.

Ответить
0

Максим, инструктажи идут после трудоустройства. 2 недели занимает именно беготня с бумажками: военником, медсправкой и т.д.

Ответить
0

Так может надо не сервисом обвязывать этот колхоз, а предлагать комплексную услугу, которая будет включать в себя реструктуризацию процессов на предприятии?

1 день - собеседование
2 день - дата, которой оформят на работу
2-3 день - инструктажи
4 день - выход на работу
4-14 день - оформление по ТК, беготня с бумажками (вот тут уже работает ваш сервис)

И сразу объяснять заказчику, что без изменения самого бизнес-процесса эффективность сервиса незначительна.

Ответить
0

Они не имеют права выпускать в цех нетрудоустроенных. Процесс нужно упрощать и структурировать, согласна.

Ответить
0

Оптимизация служб необходима, с вами полностью согласна. Автоматизация оптимизирует процесс, но, конечно, не на 100%.

Ответить
0

Замените бота на живого человека, чтобы он звонил и дрочил соискателей, торопил их, а всё остальное великолепно реализовано. И всё будет работать.

Ответить
0

У меня вопрос-замечание про черный список: Вот приходит условный слесарь сразу после колледжа, естественно без опыта. А заводу именно в этот момент нужны именно опытные слесаря - кандидату отказывает служба персонала, и он попадает в черный список. проходит три года, этот же человек, но уже с опытом, приходит устраиваться, а он в черном списке... Как решаете?

Ответить
0

Мария, кандидат без опыта не попадет в черный список. Ему просто откажут сейчас, а через несколько лет могут принять.

Ответить
0

черный список видимо больше про нарушения уже на предприятии

Ответить
0

да, Михаил, в том числе. Поток кандидатов очень большой и отслеживать, какой раз по счету пришел человек, было не так-то просто.

Ответить
0

А каким образом принимается решение что "слесарь" вам подходит?

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }