Шеринг знаний: зачем мы проводим выступления в формате TED Talks, и как они влияют на качество общения в команде

Привет! Меня зовут Аня Сатарова, и я занимаюсь развитием внутренних коммуникаций в digital-агентстве Media 108. Сегодня расскажу вам про “Шеринги”, проект, который мы запустили в октябре 2022 и который стал неотъемлемой частью нашей корпоративной культуры. Прошел ровно год с официального старта и, кажется, пора подвести промежуточные итоги и сделать выводы.

Зачем сотруднику digital-агентства знать о выпечке тортов или армрестлинге? Ответ неочевиден, но мы в агентстве видим в коллегах не только рабочие единицы, но и многосторонних, эрудированных личностей, которым точно есть чем поделиться друг с другом, а мы можем им в этом помочь.

Оглавление:

• Главный ресурс компании – люди
• Что такое эти наши шеринги
  
• Что получает выступающий?
  
• Чек-лист для подготовки шеринга, советы для коллег
  
• Вывод

Звучит логично, что компании держатся на экспертизе своих сотрудников, их работоспособности и выдержке. Каждый день – это новые вызовы, которые возникают перед каждым сотрудником и которые приходится решать, чтобы общее дело развивалось. Поэтому неудивительно, что работодатели готовы вкладываться в первую очередь именно в развитие профессиональных качеств своего персонала. Но в этой гонке за эффективностью важно не упустить из виду, что каждый сотрудник при этом является личностью, с собственными желаниями, хобби и интересами, иногда напрямую не относящимися к работе, и которые важно поддерживать и поощрять, чтобы растить лояльность к компании-работодателю.

Люди ценят, когда ими интересуются, а компания, которая готова обратить внимание на личность сотрудника и помочь в развитии персональных качеств и поддержать его хобби, точно становится на шаг ближе к его сердечку. Это особенно актуально в наше время, когда плотный рабочий график 25/8 стал нормой и люди не всегда находят момент, чтобы проявить себя. Мы, как работодатель, можем помочь реализовать эту потребность.

Расскажу подробнее о сути проекта. Шéринг (от англ. “share” – делиться) – это выступление, посвященное той области знаний сотрудника, в которой он считает себя экспертом. При этом совершенно необязательно, чтобы тема шеринга была посвящена рабочей области, а даже наоборот – мы приветствуем более личные темы. Как приготовить самые вкусные вафли на завтрак? Как ускорить выбор фильма на вечер? Какие достопримечательности посмотреть в первую очередь при посещении той или иной страны? Не всегда ответы на подобные вопросы можно найти в интернет-поисковике, но всегда найдутся люди, которые уже получили этот опыт и готовы им поделиться.

Шеринги для нас – это разделять уникальные знания, которыми обладают наши люди. За год существования проекта наши сотрудники успели выступить на 37 шерингах. Какие были темы? Да самые разные! Адаптация приемного ребенка в семье, основы правильного питания, борьба с эмоциональным выгоранием, искусство XXI века, раздельный сбор мусора, NFT и многие другие.

Отдельным блоком можно выделить шеринги на тему путешествий. Посещение других стран в последнее время стало задачей со звездочкой, но так получилось, что мы в digital-агентстве диджитализировали путешествия :) Все началось с шеринга HRD о культуре Латвии, а потом оказалось, что многие наши сотрудники обладают уникальными знаниями о странах: кто-то родом из другого государства, кто-то проходил обучение за границей, кто-то получил опыт эмиграции – все они готовы этим поделиться. Так мы провели серию шерингов о странах, среди которых Латвия, Таджикистан, Армения, Южная Корея, Индия. Во время выступления коллеги поделились информацией о местном менталитете, традициях, национальной кухне, а некоторые ребята настолько подготовились, что даже принесли традиционные угощения, предоставив аудитории возможность попробовать страну на вкус.

Через пару месяцев после запуска проекта мы стали получать обратную связь от коллег с запросом на шеринги на определенные темы, например, связанные с ментальным и физическим здоровьем. И как бы ни были разнообразны интересы коллег в нашем коллективе, не на все вопросы можно найти человека с достаточным уровнем экспертизы для проведения шеринга. Поэтому лучшим решением стало приглашение внешних спикеров, профессионалов в своей области, для проведения таких встреч. Формат проведения внешних шерингов не отличается от обычных – они остаются местом для комфортной коммуникации спикера-эксперта и аудитории, не превращаясь в сухую лекцию.

Например, мы приглашали:

• специалиста по спортивной медицине, чтобы узнать больше о правильном питании и здоровом сне;
• телесно-ориентированного психолога, чтобы получить советы по борьбе со стрессом;
• практикующего медика скорой помощи для наглядного мастер-класса по оказанию первой медицинской помощи.

Сначала может показаться, что знания, полученные на шерингах, никак не связаны с улучшением профессиональных качеств сотрудников и являются лишь отвлечением от продуктивной работы. Но мы уверены, что знания - это самый мощный инструмент, а экспертиза не должна ограничиваться узкой областью знаний. Рассказ о спортивных успехах может вдохновить на более усердный подход к решению встающих на пути проблем, а знания из области психологии могут пригодиться в борьбе с возникающим стрессом или выгоранием.

Для мотивации к выступлению мы используем материальные поощрения в виде 10 mcoins (наша корпоративная валюта, подробнее о ней написали в этой статье), которые впоследствии он может обменять на мерч или сертификаты во внутрикорпоративном магазине. По текущему “курсу” 10 mcoins можно сразу обменять на картхолдер или сертификат в кафе.

Помимо материального бонуса, коллега выносит с шеринга и нечто даже более ценное. В первую очередь это опыт публичных выступлений, который можно получить в “тепличных” условиях, когда аудитория изначально поддерживающе настроена к выступающему. Мы все коммуницируем в офисе, нам знакомы персональные качества друг друга, поэтому легкое дрожание в голосе останется без лишнего внимания, оттого будет проще справиться с переживаниями. А благодаря репетиции за несколько дней до финального выступления, у выступающего есть возможность улучшить навык подготовки: узнать и применить секреты создания крутой презентации, потренироваться в сторителлинге – то есть точно выйти из переговорки более классным спикером, чем раньше.

Во вторую очередь, получить поддержку от коллег, увидеть заинтересованность в себе как личности дорогого стоит и мотивирует расти дальше как профессионалу.

Не единожды мы сталкивались с тем, что после успешного выступления коллега был настолько воодушевлен коллективной поддержкой, что спустя время желал провести шеринг во второй и третий раз, углубившись в тему с другой стороны. Например, у нас была целая серия шерингов от арт-директора на тему дизайна и его применения в практических задачах (“поиск креативных идей”, “создание огненных презентаций” (2 части), “креативы и нейросети”). Ну а успех выступления и восторг аудитории крайне легко оценить, заглянув в общий чат после встречи: сотрудники отправляют коины в благодарность за выступление, сопровождая переводы мотивирующими словами.

Если в процессе чтения статьи вы и сами задумались над тем, что было бы хорошо внедрить эту корпоративную активность в своей компании, то для вас мы подготовили инструкцию как же это сделать. С заботой от HR к HR.

Определитесь с форматом и периодичностью

Какие критерии для выступления, сколько оно длится, в какое время проходит, в каком помещении и с каким техническим оснащением? Постарайтесь представить идеальный шеринг и проанализировать, что для него потребуется.

В нашем случае шеринг проходит раз в пару недель в большой переговорке, в которой достаточно посадочных мест и имеется оборудование для трансляции презентаций. Обычно на выступление мы отводим 1 час, в который же надо заложить время ответов на вопросы аудитории. Этого времени хватает, чтобы погрузиться в тему, но при этом не утонуть в ней, потащив за собой коллег, которые сделали перерыв в рабочей рутине.

Найдите хедлайнеров

Не так-то просто замотивировать ребят выступать на публику (пусть и на внутреннюю) без фактической необходимости. Лучший вариант - это показать сразу на деле интерес данного формата, его ценность и пользу. Поэтому для первых выступлений мы привлекли ТОП-менеджеров, чтобы они своим примером показали, насколько может быть здорово делиться знаниями. В определенном смысле они задали планку – определили уровень качества подготовки, показали, что шеринг – это формат качественного доклада, несущего полезность для коллег, пусть и не в области профессиональных знаний – а не просто легкий способ “срубить” коины.

Помогайте в подготовке

Упростите подготовку, составив понятный чек-лист, по которому пройдет выступающий. Тогда ему будет легче решиться выйти из тени и предложить свою кандидатуру. Мы составили небольшой список действий для подготовки, без которых в M108 не обходится ни один шеринг.

• Помогите с выбором темы выступления. Есть два варианта выбора темы. Первый, когда человек самостоятельно заявляет эйчару о желании выступить с темой Х. И второй, когда инициатива исходит от HR-отдела. Зная о хобби и интересах наших сотрудников, мы обращаемся к коллеге с предложением выступить на определенную тему. Главное, выражать искренний интерес к специфической области знаний сотрудника, приглашая его выступить. Также важно помогать формулировать тему выступления, думая от лица аудитории: что в этой области действительно было бы интересно узнать другим и как это может им пригодиться.

• Обозначьте дедлайны. Мы сразу фиксируем дату выступления в календаре и ставим встречу для репетиции выступления. Таким образом, всем становятся ясны сроки и появляется отслеживаемая ответственность.
• Дайте сотруднику время для подготовки. Планировать выступление мы начинаем за месяц, поэтому у сотрудника есть минимум пара недель для самостоятельной подготовки материала. За такой период можно без спешки детально проработать доклад. Для нас важно, чтобы выступление не стало излишней нагрузкой для коллеги, который должен сохранять эффективность по рабочим задачам и иметь время на личную жизнь после работы. К тому же, такой запас времени на самостоятельное размышление над темой сделает выступление более живым, ведь кому как не выступающему лучше всего выделить наиболее интересные и неочевидные моменты своей темы в личном ресерче.
• Проведите репетицию выступления. За несколько дней до намеченной даты шеринга устройте офлайн встречу с выступающим и попросите его показать презентацию и проговорить основные моменты выступления. Такая встреча решит сразу несколько задач. Во-первых, вы будете уверены, что содержание выступления отвечает нормам компании и негласному уровню качества. Во-вторых, сотрудник отрепетирует выступление, станет более уверенным (особенно, если вы выделите удачные моменты, которые он подготовил к этому этапу) и получит рекомендации по улучшению выступления. Главное, проводить репетицию не для галочки, а вдумчиво слушать выступающего и давать искреннюю обратную связь.
• Дайте время на доработку презентации. Оставьте минимум пару дней между репетицией и выступлением, чтобы сотрудник мог его доработать. В случае необходимости, помогите сотруднику с этим. Например, если презентации не самая его сильная сторона, помогите отформатировать ее самостоятельно, либо с помощью коллег-дизайнеров.
• Подготовьте аудиторию перед шерингом. Возьмите на себя ответственность за подготовку помещения и настройку нужного оборудования (с помощью тех. отдела, при необходимости). Выступающий может и без того переживать о скором выходе “на сцену”, а новость о внезапно зависшем ноутбуке только повысит градус переживаний.

• Не забудьте опубликовать анонс будущего выступления с помощью внутренних каналов коммуникации (почта или общий рабочий чат).

Подготовьте креатив для социальных сетей, в чате напишите привлекательный микроанонс для коллег, а также в день выступления еще раз напомните о шеринге коллегам в онлайн и в оффлайн. В креативах используйте tone-of-voice, принятый в вашей компании, например, в Media 108 всегда находится место шуткам и отсылкам к популярным мемам.

• Поблагодарите за выступление и замотивируйте на будущие. Свой опыт мотивации сотрудников с помощью внутренней валюты мы описали выше, но вы можете придумать свою систему благодарности, которая будет ничем не хуже. Главное, чтобы она была очевидной для сотрудников.

• Накапливайте опыт. Чтобы шеринги не проходили бесследно и в будущем к опыту коллег можно было обратиться снова, найдите способ сохранить архив выступлений. Например, мы в Media 108 выделяем 5 самых интересных инсайтов с каждого выступления и публикуем пост в соцсетях. Во-первых, у вас останется подтверждение проведенного доклада (кто знает, как это может пригодится), во-вторых, это служит напоминанием о существовании такого формата корпоративной активности для других коллег, особенно для новеньких в команде.

• Напоминайте, что вы всегда открыты для новых выступлений. Пусть сотрудники знают, что могут прийти с любой, даже абсолютно безумной, на первый взгляд, темой и получат поддержку своей инициативы (или направление, в котором можно эту тему развить). Но помимо этого, будьте в коннекте с сотрудниками, узнавайте больше о коллегах за обедом или пересекаясь у кофемашины, и предлагайте выступить людям с интересными хобби, особенно, если видите блеск в их глазах от рассказа о своих увлечениях.

Чтобы комфортнее взаимодействовать в группе людей, часто советуют обращать внимание на то, чем вы похожи, что вас объединяет. Это могут быть общие цели, схожие представления о методах развития компании, работа над одними проектами.

При этом нельзя закрывать глаза на различия, ведь именно в них можно увидеть силу и возможности для роста. Нас в Media 108 почти 150 человек, мы все разные личности со своими темпераментами, хобби и интересами. И это круто, так как мы знаем о наших различиях и не закрываем на них глаза, а наоборот – берем от этого самое лучшее и прокачиваем друг друга за счет сильных сторон каждого. Мы ценим не только то, что нас объединяет, но и наши различия.

Поделитесь, на какую тему вы бы хотели выступить на шеринге? Будет интересно узнать!

Мы всегда открыты для внешних спикеров. Если вы являетесь профи в какой-то интересной теме, сообщите об этом в комментариях или на почту [email protected], мы будем рады обсудить варианты сотрудничества.