На мой взгляд, не нужно упираться во что то одно, и у первого и у второго варианта ведения диалога есть свои плюсы и минусы.

Чтобы избежать некоторых негативных моментов из статьи, в случае предпочтения в сторону звонков. Могу порекомендовать по итогу всех созвонов, подводить краткий итог в переписке, и чтоб с обратной стороны было что то вроде "ок".
Как минимум, это сможет стать базой для дальнейшего плана работ. Вехи по которой будут наглядно видны и просты для понимания всем сторонам.