Выбираем корпоративную систему: 5 историй, когда компании ошиблись на этом этапе
Разбираем типичные ошибки, которые совершают некоторые фирмы еще до внедрения системы. Некоторые из них отнимают только время, а другие грозят серьезными тратами.
Я работаю с запросами клиентов на автоматизацию бизнес-процессов и документооборота уже 8 лет. За это время было много ситуаций, когда внедрение информационной системы (ИС) в компании начинало буксовать еще на этапе выбора. Делюсь своими наблюдениями, чтобы вы учли все риски.
Ошибка 1: не включать в рабочую группу заинтересованных специалистов
В одной из компаний ИТ-руководитель самостоятельно выбрал платформу для решения задач делопроизводства. На встречах по функциональности внедряемого продукта никогда не присутствовали сами делопроизводители. В итоге система «легла на полку», так как не отвечала реальным запросам сотрудников и была для них сложной. Спустя 3 года на предприятии дела по-прежнему печатаются и хранятся на бумаге, хотя деньги на цифровизацию потрачены.
Возможные последствия:
- работники, которые не участвовали в выборе, будут саботировать использование ИС;
- в ИС будет реализована только задача одного отдела/сотрудника без перспективы развития и распространения на другие подразделения. Как итог — «зоопарк систем» под разные процессы;
- руководство, не погруженное в вопросы внедрения, не будет поддерживать цифровизацию.
Как их избежать:
- заручиться поддержкой топ-менеджера, объяснив перспективы и выгоды от выбора корректной ИС, он сможет повлиять на разные группы пользователей;
- запросить ресурсы и время других сотрудников, работать в команде;
- организовать собрание рабочей группы и презентовать идею цифровизации;
- утвердить руководителя проекта, который будет принимать решения и согласовывать с высшим руководством итоговые результаты.
Выделите 3-6 сотрудников, которые войдут в рабочую группу. Если с системой будет работать несколько подразделений, то включите в команду представителей каждого из них. Так вы сможете учесть потребности всех будущих пользователей. Лучше выбрать самых заинтересованных в автоматизации коллег с опытом работы в компании не менее года.
Ошибка 2: не составить список задач, которые должна решать ИС
На предприятии рабочая группа рассмотрела 12 систем, потратила больше двадцати часов у четырех сотрудников в течение двух с половиной месяцев. Команда искала программный продукт и для цифровизации документооборота, и для работы с входящими лидами. А на встрече со мной выяснилось, что самая главная «боль» — это структурирование сумм, бюджетов, товаров и так далее. То есть не подходили ни ECM, ни CRM. На самом деле надо было сосредоточить внимание на ERP.
Возможные последствия:
- уйдет слишком много рабочего времени на анализ множества программных продуктов;
- если задач и критериев будет много, ни одно ПО «из коробки» может не подойти, придется дорабатывать и выделять дополнительный бюджет и ресурсы ИТ-отдела;
- если же список получится маленьким (1-3 требования), то будет казаться, что справится любая система. Это затруднит выбор.
Как их избежать:
- провести опрос среди коллег: какие рабочие процессы доставляют им ежедневный дискомфорт? От чего «дергается глаз» при одной мысли?
- определить ежедневные рутинные операции, на которые сотрудники тратят больше всего времени. Например, поиск входящих писем в папках, согласование договоров в мессенджерах, регистрация входящих писем в журнале;
- рассортировать полученные данные по важности для бизнеса.
Знаю, что хочется решить все задачи одной системой, но по опыту так бывает примерно никогда. Поэтому пропишите в таблицу 7-15 требований к будущей ИС. Разбейте их по группам; приоритизируйте и отметьте ключевые.
Ошибка 3: не определиться с вариантом поставки ПО
Компания, где трудится 15 человек, приобретала корпоративную систему. На этапе обсуждения я задала 3 вопроса: есть ли у вас сервер? Соответствует ли он техническим требованиям, которые я выслала на почту? Есть ли ИТ-специалист, который будет сопровождать ПО, хотя бы на аутсорсе? Мне ответили: всё есть. Я со спокойной душой выписала счет на локальную поставку. Через 5 дней звонок — заказчица говорит, что, оказывается, их сервер — это компьютер бухгалтера, ИТ-специалист — это секретарь, а тех.требования они не смогли прочитать, потому что там были незнакомые слова, решили, что это неважно. Срочно меняли вариант поставки на облачный.
Возможные последствия:
- компания купит локальную поставку при отсутствии ИТ-специалиста и подходящего сервера. Тогда пользоваться решением не получится, пока вы не решите вопрос с «железом» и ответственным сотрудником;
- или наоборот купит облачную поставку, но по требованиям службы безопасности вся корпоративная информация должна быть внутри контура.
Как их избежать:
- реально оценить ресурсы компании и открыто обсудить их с менеджером;
- согласовать с ИТ-отделом дополнительную нагрузку в связи с внедрением нового ПО;
- выяснить у руководства, какой вариант внесения платежей комфортнее: оплата облачного тарифа или единовременный платеж за локальную поставку.
Кроме того, надо решить:
- ищете ли вы «коробку» с готовыми модулями или у вас есть возможность модифицировать платформу под ваши узкие задачи;
- важен ли производитель программного продукта, наличие партнеров в вашем городе, а также их опыт. Если да, то что имеет наибольшее значение, и почему.
- какого уровня поддержку при внедрении и сопровождении вы ожидаете от поставщика ПО.
Если есть свой сервер и ИТ-специалист, готовый настраивать и обслуживать систему, тогда вам будет достаточно ее купить один раз, а потом оплачивать обновления по необходимости. При облачной поставке все вопросы по серверу и обслуживанию берет на себя вендор, вам надо будет только вносить ежегодную оплату по тарифу.
Ошибка 4: не погрузиться в особенности разных систем
Рабочая группа в одной из фирм смотрела презентацию о функциональности Directum между «обедом и корпоративом». На встрече не было делового настроя, вопросы и уточнения не возникали, так как внимание было максимально рассеянным, а половина участников уже мысленно разрезала торт. Через несколько дней представители клиента осознали, что не усвоили информацию. Они попросили о повторной встрече ровно с той же повесткой. Хорошо, что решили все-таки восполнить пробелы, но в первый раз время потратили зря.
Возможные последствия:
- потратите рабочее время напрасно, затянете сроки просто потому что забыли важную информацию со встречи, а видеозапись не вели;
- столкнетесь с непреодолимыми препятствиями разных уровней на этапе внедрения, из-за того, что приняли решение на основе только информации с сайта.
Как их избежать:
- поговорить с менеджером заранее, рассказать о процессах в компании и болях, с которыми сталкиваются сотрудники. Так специалист сможет сосредоточиться в презентации именно на ваших потребностях;
- самостоятельно поработать в тестовом демостенде, если он есть;
- составить список вопросов менеджеру;
- переспрашивать, если что-то не понятно в презентации;
- вести видеозапись встреч, чтобы можно было вспомнить важные моменты по функциональности и интерфейсу.
Подходите к делу основательно. Составьте шорт-лист ИС, которые подходят под ваши задачи и критерии, организуйте встречу с поставщиком продукта, внимательно выслушайте презентацию и не стесняйтесь задавать вопросы.
Ошибка 5: не вести работу планомерно и в срок
Одна компания рассматривала несколько систем, но на финальном этапе, который пришёлся на лето, генеральный директор и его заместители стали поочередно уходить в отпуска. С мая по август принять решение по выбору просто не получалось, а информация, кропотливо собранная и структурированная руководителем ИТ-отдела, начала устаревать. Ему пришлось не только заново собирать коммерческие предложения, но и самое неприятное — пропала мотивация. ИТ-руководитель тогда честно признавался: «Наталья, я устал биться головой. Никого нет, вся проделанная работа никому сейчас не важна. Все думают только об отдыхе».
Возможные последствия:
- убытки из-за смещения сроков, так как компания продолжает работать «по старинке», хотя могла бы уже оптимизировать важнейшие процессы;
- сложно вернуться к внедрению, если прошло уже какое-то время: условия меняются, информация забывается, может обновиться состав рабочей группы. В итоге никто не понимает, что делать дальше;
- сотрудники теряют мотивацию, не видят, что начальство поддерживает проект.
Как их избежать:
- подтвердить выделение бюджета в определённом месяце/квартале;
- составить график отсутствия ключевых сотрудников, от которых зависят сроки принятия решения и внедрения.
Решение на уровне группы и даже топ-менеджмента — это только начало. После этого важно спланировать закупку ПО, выделить ресурсы на внедрение, учесть макроэкономические факторы и даже нашествие инопланетян.
Если вы избежали всех ошибок, выбрали систему, согласовали договор и оплатили счёт, можно приступать ко второй части — внедрению. О том, как компании подходят к выбору систем и ведут проекты внедрения, можно узнать у них самих — например, на бесплатном вебинаре, где своим опытом поделится строительная фирма из Екатеринбурга.