Нестандартный способ перезагрузить коммуникации в команде: кейс IBS
Рассказываем о том, как мы через трансформацию офисного пространства перезагрузили рабочие коммуникации и укрепили связь сотрудников с компанией
С 2020 года многие из нас оценили преимущества дистанционной работы. IBS даже после отмены антиковидных ограничений сохранила гибридный формат и дала сотрудникам возможность выбирать, где им удобнее работать. Но со временем мы начали замечать обратную сторону удаленки.
Из-за нехватки живого общения стали ослабевать связи внутри команд, они становились менее сплоченными, снизилась вовлеченность сотрудников в жизнь компании. Не дожидаясь, пока эти факторы приведут к выгоранию и повлияют на бизнес, мы решили «перезагрузить» коммуникации в компании и вернуть сотрудникам желание и мотивацию приезжать в офис для живого общения. Ведь даже самому нелюдимому человеку время от времени нужен другой человек.
При этом мы не хотели действовать путем распоряжений и правил, а стандартные инструменты вроде лекций, материалов о преимуществах работы в офисе, мероприятий, тимбилдингов уже не раз использовались и не принесли бы значительного эффекта.
Нам важно было сделать что-то, чтобы сотрудники сами захотели приезжать в офис. Мы задумались: «Каким он должен быть теперь, когда мы поняли, что успешно работать можно откуда угодно?». Размышляя над решением, мы поняли, что придумать правильный офис для сотрудников могут только они сами, и можно укрепить их связь с компанией, друг с другом и повысить вовлеченность через трансформацию пространства.
Так в середине 2021 года появилась идея коммуникационно-инфраструктурного проекта, который мы назвали «Офис будущего». Настройкой корпоративных коммуникаций через перестройку пространства никто еще не занимался, но тем интереснее!
3 500 мечтателей
Пилотной площадкой для проекта был выбран самый большой, головной московский офис IBS. Лучшие решения, придуманные в ходе проекта и оказавшиеся успешными на практике, было решено в будущем масштабировать на офисы во всех регионах присутствия IBS. Потому целевой аудиторией проекта стали все сотрудники компании — более 3 500 человек на момент реализации проекта.
Проект состоял из двух частей:
- Коммуникационной кампании, которая должна была вовлечь команду в креативный процесс, помочь собрать идеи и поддерживать интерес к проекту, пока будет идти строительство «Офиса будущего» (так мы между собой стали называть будущее пространство).
- Реальной стройки, в результате которой на месте старого должно было появиться новое, придуманное сотрудниками офисное пространство.
Для работы над проектом мы собрали креативную команду из специалистов по коммуникациям, HR-менеджеров и специалистов службы офисной поддержки. Активно вовлекались и топ-менеджеры IBS.
Как мы строили «Офис будущего»
Проект начался с коммуникационной кампании. Нам нужно было рассказать о проекте, заинтересовать и погрузить сотрудников в тему, и самое важное — с помощью различных интерактивов собрать их идеи и пожелания о новом пространстве.
Мы хотели превратить коллег из наблюдателей, просто читающих новости и следящих за ходом проекта, в активных участников, создателей, которые будут высказываться, делиться мыслями и идеями. Первое, что приходило в голову, — запустить какую-то командную игру. Но мы поняли, что долгое время работающие на удаленке люди просто отвыкли от активного взаимодействия друг с другом и заставить их образовывать команды, проявлять инициативу и участвовать в любых хоть сколько-то сложных игровых механиках будет непросто и неестественно. Потому мы выбрали самый удобный для аудитории формат — «читай — кликай на кнопку — выбирай». Ведь почти все любят статьи в форме тестов, карточек и опросов, потому что это просто и весело
Наша коммуникация включала сразу несколько видов контента в разных жанрах и форматах:
- информационный (интервью и новости о ходе проекта с фото и видеоматериалами);
- образовательный и полезный (статьи, инфографика, вебинары, таймлайны, статьи-списки на тему развития офисных пространств вообще и история трансформации офиса IBS в частности);
- интерактивный (опросы, голосования, тесты, задания, мотивирующие оставить комментарий к определенной статье или теме, — все для сбора идей и получения обратной связи). Например: серия опросов «Строим “Офис будущего” вместе», в ходе которой мы выясняли, каково должно быть назначение нового пространства, его стиль, предметы декора, цветовая палитра, характеристики материалов, чем хотим заниматься в новом пространстве, что купить — Xbox или PlayStation, — какие настольные игры должны быть в новой зоне и пр.).
Все началось с того, что мы рассказали сотрудникам о проекте, который затеяли. При этом первый рассказ о грядущих приятных переменах доверили заместителю гендиректора, курирующему проект «Офис будущего», — этот ход помог продемонстрировать важность проекта на всех уровнях.
Далее еженедельно мы публиковали один тематический опрос и один полезный материал, чтобы сотрудники могли и почитать что-то интересное, погрузиться в тему, и проявить активность, поучаствовать в принятии решения на очередном этапе проекта. Наши опросы охватывали все сферы — от назначения новой зоны, ее дизайна, наполнения и видов активностей до типа коммуникаций («Хотите общаться или отдыхать в уединении в новом пространстве?», «Какого цвета должны быть стены пространства?» и пр.) и экологических аспектов — все, что могло нам помочь максимально точно описать образ и смысл нового пространства.
Далее мы проанализировали все полученные ответы и идеи сотрудников — и сформулировали задание для дизайн-агентства и архитекторов. Конечно же, мы предварительно поделились описанием концепции с самими сотрудниками, чтобы убедиться, что собирательный образ вышел верным.
Когда дизайнеры закончили работать над макетами будущего пространства, проголосовать и выбрать понравившийся макет мы тоже предложили сотрудникам. Выбор был сделан — и дизайнеры, архитекторы и строители приступили к воплощению проекта в жизнь.
Что у нас получилось
10 месяцев шло строительство нового офисного пространства. О ходе проекта мы, конечно, рассказывали сотрудникам в репортажах, публиковали фото. Чтобы интерес к проекту не угас, а тема не забылась, команда должна видеть, как задуманное воплощается.
Опросы показали, что в новом офисе сотрудники IBS хотят и работать, и отдыхать, поэтому пространство при реконструкции мы разделили на несколько функциональных зон.
Рабочая зона
Для работы и делового общения были оборудованы различные переговорные зоны разной вместимости: есть комнаты на 10 человек, а есть соло-переговорки на одного, в которых можно поговорить по телефону или провести Zoom-звонок.
Есть зона, стилизованная под кабинет-библиотеку, с большим столом более чем на 10 человек и книжным шкафом с деловой и художественной литературой.
Для презентаций, обучения, митапов построен амфитеатр с большим проектором. Кстати, здесь же мы устраиваем кинопоказы, встречи языкового клуба.
Работать и общаться с коллегами можно и в более неформальной обстановке: в разных частях нового пространства есть уютные зоны с удобными креслами, диванами.
Зона активного отдыха
Для тех, кто любит отдыхать активно, оборудована гейм-зона с PlayStation, настолками, шахматами и другими интеллектуальными играми.
Кофе-поинт
Недалеко от гейм-зоны расположен кофе-поинт, где можно перекусить фруктами, выпить чай или кофе в перерыве между работой или во время отдыха.
Зона спокойного отдыха и сна
Одна из самых необычных локаций в новом пространстве — комната с капсулой сна, о которой просили многие сотрудники IBS. Короткий дневной сон помогает подзарядиться энергией и восстановить силы.
Пространство устроено с использованием экологичных материалов, в нем много живых растений. Архитекторы и дизайнеры позаботились о хорошей звукоизоляции в разных зонах, благодаря чему, даже находясь в соседних локациях, сотрудники не мешают друг другу заниматься своими делами. Громкие геймеры совершенно не мешают любителям спокойного отдыха, пришедшим полежать в капсуле сна.
В конце весны 2022 года пилотное пространство «Офиса будущего IBS» было достроено. Это событие мы отметили большим праздником, который длился целый день: утром состоялось праздничное открытие нового пространства, днем в нашем «Офисе будущего» проходили различные активности, которые помогали сотрудникам опробовать все придуманное ими на практике. День завершился праздничной вечеринкой с диджеем и коктейлями.
А что теперь?
Теперь в новом пространстве каждый день оживленно: сюда забегают выпить кофе или позавтракать с коллегой, поболтать в перерыве между делами, проводят совещания и встречи в новых переговорных, устраивают презентации, лекции и кинопоказы в амфитеатре, играют в настолки и компьютерные игры в зоне отдыха, отдыхают в капсуле сна, просто приходят поработать в неформальной обстановке, сидя на горке, или в удобной мягкой нише в стене, или в соло-кабинете.
Несмотря на то, что мы сохранили возможность гибридной работы (дом и удаленка), сотрудники стали чаще приходить в офис. С момента открытия нового пространства прошло не так много времени, но уже сейчас автоматизированная система посещаемости офиса фиксирует увеличение количества сотрудников, приходящих в него.
После открытия пространства мы продолжаем поддержку проекта: регулярно собираем обратную связь сотрудников о том, что им нравится и что можно улучшить в «Офисе будущего», снимаем видеоролики в стиле офисных лайфхаков о том, как пользоваться новым пространством и для чего еще можно использовать его зоны, делимся фотографиями о том, как «живет» пространство и чем в нем занимаются коллеги и пр. Появилась даже хозяйка «Офиса будущего» — администратор, которая встречает его гостей и помогает в любом вопросе, касающемся работы и отдыха в новом пространстве.
Проект в цифрах и фактах
«Офис будущего» — первый в России кейс создания офисного пространства крупной компании, придуманный самими сотрудниками.
10 месяцев длился проект
500 кв. м — площадь нового «пилотного» пространства
Более 2 500 сотрудников IBS приняли участие в проекте
Более 10 000 просмотров набрали онлайн-материалы о проекте
Более 1 000 сотрудников (офлайн и онлайн) побывали на открытии
Проект вошел в шорт-лист престижной премии в области корпоративных коммуникаций InterComm 2022