Как систематизировать бизнес, тратя на это 2 часа в неделю, и перестать тонуть в рутине

Вы тоже устали бегать как белка в колесе? Каждый день — «день сурка», полный операционки, тушения пожаров и рутины, которая съедает всё время и силы. Развитием и стратегией заниматься некогда, а бизнес всё больше зависит лично от вас. Знакомо?

Тогда этот лонгрид для вас. Здесь я не буду лить воду, а по шагам разложу, как выстроить в компании систему, которая будет работать без вашего круглосуточного вмешательства.

Если вам уже наболело и вы просто ищете готовые инструменты — смело переходите к нужным разделам. Если же вы всё ещё откладываете систематизацию в категорию «важно, но не срочно», то сейчас я разложу по полочкам, почему это главная точка роста для вас и вашего бизнеса.

Кстати, если вам нравится больше смотреть/слушать, чем читать - этот же материал есть в формате видео на моём YouTube канале Пётр Таргонский

Как заметил Герман Гаврилов, системный бизнес — это как секс у подростков: все о нём говорят, но ни у кого на самом деле его не было. Вот мы с моей командой как раз это и исправляем. Нет, я не про подростков. Я про то, чтобы системный подход наконец-то стал для вас не красивой теорией, а реальностью. Давайте посмотрим, какие бонусы это приносит.

Обычно, когда к нам приходят клиенты, срок адаптации нового сотрудника составляет от двух недель до двух месяцев. Только вдумайтесь: до двух месяцев человек разбирается, что к чему, и только потом начинает приносить компании реальную пользу.

Первое, что замечают наши клиенты, когда мы внедряем инструкции для должности, — этот срок кардинально сокращается.

В среднем по больнице время на адаптацию уменьшается до 3-7 дней. За это время новичок успевает изучить базовый контент, понять свои задачи и начать приносить результат.

Причём выигрывают все:

И неважно, сколько новичков вы нанимаете — одного в квартал или десять в месяц. Система позволяет масштабировать этот процесс без потери качества и вашего времени.

Если вы видите, что кто-то из команды справляется лучше других, или, может быть, вы сами — лучший продавец или создатель продукта в компании, вы можете разложить этот успешный опыт по полочкам, отразить в инструкции и транслировать на всю команду. С этого момента всем будет доступна лучшая методология работы, и результативность отдела повысится.

Пример из жизни. Мой хороший друг, YouTube-продюсер Алексей Варенцов, специализируется на каналах по недвижимости. Контент в разных каналах был похожий, но ролики одного из его монтажёров стабильно набирали гораздо больше просмотров. Чтобы подтянуть остальную команду, Алексей по шагам разложил механику работы «звёздного» монтажёра, описал её в понятных инструкциях и отдал команде. Это сработало — показатели у остальных выросли.

Представьте, насколько кайфово, когда работа компании не останавливается, если кто-то ушёл в отпуск, заболел или уволился. Клиенты получают тот же уровень качества без нарушения сроков, а сотрудники возвращаются из отпуска отдохнувшие, потому что их никто не дёргал.

Это как в «Макдоналдс»: куда бы вы ни пришли, в какой бы стране ни оказались — вы получите одинаковый бигмак, приготовленный по единому стандарту. Люди возвращаются именно из-за этой предсказуемости.

Когда все работают по стандарту, а ввод новичка занимает минимум времени, вы можете быстро подхватить любую важную функцию, даже если под неё нет готового сотрудника.

И помимо того, о чём я рассказал выше. Выгод на самом деле больше. Я разберу их в отдельно в будущих статьях.

Видите, сколько бонусов? Казалось бы, все должны тут же побежать внедрять. Но по опыту я знаю, что систематизация, как и бег по утрам, чаще начинается не тогда, когда впереди манит «морковка», а когда сзади уже что-то припекает. Давайте поговорим про эту «морковку сзади».

Каждый день одно и то же: кто-то пролюбил важную задачу, сотрудники делают как им вздумается, а не как надо, вы роетесь в чатах в поисках того самого шаблона. Очередной недовольный клиент, очередной возврат... У вас бесконечный «день сурка» без намёка на развитие.

И вот это стало для меня настоящим открытием. Я периодически провожу кастдевы с предпринимателями, и когда начинаю копать глубже, чем просто цифры, люди раскрываются. Оказывается, главные последствия отсутствия системы — проблемы в семье.

Предприниматель постоянно на работе, не уделяет время близким, не видит, как растут его дети. У многих постоянные ссоры со вторыми половинками, ведь несмотря на все жертвы — времени, здоровья, отношений — в деньгах, а значит, и в уровне жизни, ничего не меняется.

Это вообще неприятная тема. Чаще всего я слышу такие истории от собственников строительных компаний — у них большие контракты и очень высокая цена ошибки.

Ещё одна история из жизни: IT-специалист в компании специально делал так, чтобы только он понимал, как всё работает. Попытки погрузить в это кого-то ещё грамотно саботировались. В итоге он выбил себе зарплату в два раза выше рынка и работал, когда хотел. А когда уволился, компания потеряла доступ к критически важным системам на три недели.

Никаких отпусков, никаких больничных. Вы — главное узкое место в своём бизнесе. Любое ваше отсутствие — это стоп-кран для всей компании. Надеюсь, я смог донести, что система — это не просто «может, сделаем, когда вырастем». Это ваш мостик к тому, чтобы бизнес развивался быстрее и доставлял вам меньше хлопот. На картинке ниже - ещё примеры жалоб наших клиентов, возможно, что-то из этого будет актуально и для вас.

Теперь, когда мы разобрались, зачем это нужно, давайте посмотрим на инструменты. По нашей методологии, система в бизнесе стоит на трёх китах: база знаний, системы учёта (трекеры) и дашборды.

Это платформа, где собрана вся информация, нужная сотрудникам как для обучения, так и для ежедневной работы. Я хочу подчеркнуть — и для обучения, и для работы. Многие рассматривают регламенты только как инструмент для новичков. Но в нашей методологии база знаний упрощает и ускоряет ежедневные рутинные операции. Даже если у вас низкая текучка, этот инструмент всё равно принесёт пользу.

Очень рекомендую дополнять базу знаний тестами и практическими заданиями. Это позволяет убедиться, что сотрудник готов выполнять самые важные и чувствительные для его работы задачи.

Кейс: у нашего клиента, компании по производству элитных часов, новый сотрудник должен сначала показать свои навыки на учебных образцах и только потом его допускают к дорогим заготовкам и сложным станкам. Иначе его ошибка грозит большими убытками.

Знания мы зафиксировали. Но «знать» и «делать» — разные вещи. Нужен инструмент, где будет отслеживаться ежедневная работа. Системы учёта (CRM, таск-трекеры) помогают организовать процессы так, чтобы они шли как по нотам.

Концепция простая: каждая важная «частица», которая движется по бизнес-процессу (клиент по воронке продаж, кандидат по воронке найма, счёт на согласование), должна иметь свою карточку в системе. И на каждой стадии воронки для этой карточки должна создаваться автоматическая задача.

Например, в воронке продаж прилетела заявка с сайта. Карточка клиента попадает на стадию «Новая заявка», и менеджеру автоматически ставится задача «Связаться с клиентом» с чек-листом: созвониться, квалифицировать, отправить материалы, назначить встречу.

Плюсы такого подхода:

Часто проблему с «бутылочным горлышком» на этапе проверки мы решаем через выстраивание системы контроля качества, когда технические проверки можно делегировать, а руководителю на финальное согласование приходят уже выверенные документы.

Кстати, о том, как «клонировать» свою экспертную компетенцию и перестать быть узким местом, я подробно рассказываю у себя в Telegram-канале. Там же можно пройти чекап «Где ваш бизнес теряет деньги из-за несистемности» — заглядывайте.

Итак, знания зафиксированы, процессы идут, задачи выполняются. Как понять, что всё хорошо, не погружаясь в операционку? Нужно посмотреть на ситуацию сверху. Для этого и нужны дашборды — наглядные графики и аналитика.

Сравнивать таблицы и дашборды — это как смотреть на код из «Матрицы» или видеть красотку в красном платье. Информация считывается мгновенно.

Два важных момента:

Когда вы выстраиваете всё как единую систему, данные для аналитики подтягиваются автоматически. Сотрудники просто ведут работу, двигают карточки, а вы держите руку на пульсе в режиме онлайн, не заставляя команду заполнять ручные отчёты.

Итак, у вас есть инструменты: база знаний, трекеры, дашборды. Но сами по себе они — лишь «железо». Чтобы всё это заработало как единый механизм, нужна операционная система — регулярный менеджмент. Это не просто контроль, а набор ежедневных привычек и правил, которые заставляют систему жить и приносить результат.

Давайте перейдём к конкретике. Вот план, который мы отработали на десятках бизнесов.

Первым делом решайте проблемы, которые касаются лично вас как собственника. Составьте список того, что больше всего:

Почему это так важно? Клиенты, которые начинали с решения личных проблем, продолжали работать с нами долгосрочно. Те же собственники, кто пытался сначала систематизировать блоки, которые напрямую не влияют на их картину дня, часто бросали, не видя быстрых изменений в своей жизни. Когда вы освободите своё время, у вас появится энтузиазм внедрять систему и в остальные блоки компании.

Когда вы разобрались со своими «болями», переходите к бизнес-приоритетам. Выберите процесс, систематизация которого даст максимальную пользу прямо сейчас. Чаще всего начинают с:

Разбейте работу на короткие недельные спринты. Определите приоритет, проведите интервью с сотрудниками, опишите процесс, внедрите и переходите к следующему. Так вы будете видеть результат постоянно.

Мы разобрались, что систематизация — это создание целостной системы из базы знаний, процессов и аналитики. Но как построить её, тратя всего пару часов в неделю?

Ответ прост — с нашей помощью. Мы берём на себя всю рутинную работу: наша команда проводит интервью с вами и вашими сотрудниками, структурирует информацию, создаёт базу знаний, настраивает процессы и готовит дашборды.

От вас требуется только участие в двух интервью в неделю. В результате вы получаете готовую систему управления бизнесом, не отрываясь от текущих задач.

Если вы устали от операционки и хотите наконец-то заняться развитием, а не тушением пожаров, записывайтесь на консультацию. Мы подробно разберём вашу ситуацию и покажем, как система поможет вашему бизнесу расти быстрее и с меньшими хлопотами для вас.