Как интересно презентовать результаты перед руководством и командой
Часто на таких выступлениях спикеры не справляются с упаковкой большого количества информации и выглядят скучно, а слушатели терпят "лекцию", от которой ни прикладной пользы, ни положительных эмоций. Хочу поделиться кейсом и подходом, как можно готовить подобные выступления иначе.
Не так давно я помогал одному руководителю по развитию продуктов из крупной корпорации подготовиться к презентации результатов его направления. Конференция была масштабной: все первые лица компании, 15 спикеров, в зале человек 300 и еще столько же на онлайн-трансляции.
Для моего клиента это было первое выступление подобного уровня и, к тому же, он был относительно новым человеком в компании. Но всё прошло настолько успешно, что после выступления его сразу пригласили выступить на другом важном ивенте.
Шаг 1. Правильно поймите задачу выступления: чаще всего она не в том, чтобы рассказать всё и вся, а в том, чтобы интересно показать главное
Мы начали подготовку выступления с вопроса о том, зачем вообще организуют это мероприятие и какая у моего клиента задача как у спикера. Как и во многих подобных ситуациях, цель конференции была в том, чтобы ярко продемонстрировать достижения, показать, как в компании всё классно и бодро. Не планировалось обсуждать результаты и принимать важные решения по итогу конференции. Это должно было стать таким своеобразным шоу.
Задача спикера в такой ситуации - поделиться ключевым, сделать интересненько и не утомить аудиторию. Всё и вся никому не нужно, да и физически рассказать про всё невозможно (в нашем случае на выступление было 15 минут). Если пытаться рассказать детали, то вы получите кучу сухой информации, перегруженные слайды и сидящую в телефонах аудиторию. В итоге вы будете выглядеть как скучный спикер с незапоминающимися результатами.
Когда речь идет о живой коммуникации, главная ценность — это человеческий контакт, эмоциональная живая подача и необычный опыт для слушателей. Если бы всё сводилось к самому отчету, то его можно было бы отправить в формате презентации на почту.
Шаг 2. Выделите ключевое, сгруппируйте информацию и уберите лишние детали
В направлении моего клиента был 21 проект — неимоверное количество, чтобы пытаться рассказать всё за 15 минут.
Чтобы систематизировать информацию, мы зашли через несколько вопросов: что общего у этих проектов? в ответ на что или для чего появились проекты? можно ли их как-то объединить в группы?
Оказалось, что все проекты были связаны с 3 трендами рынка, поэтому мы решили взять это за основу общей структуры. Мы выделили три блока и раскрыли каждый тренд через 1-2 самых показательных проекта.
Общее повествование выглядело примерно так:
Вводная: “Последний год мы работали по трём большим направлениям, соответствующим трём ключевым трендам рынка: (перечисляем тренды). Сегодня я хочу представить вам проекты, которые стали ответами на эти тренды, а также результаты по этим проектам”
Дальше по каждому тренду:
- Суть про тренд и что это означает для компании;
- "Главным проектом тут стал ….";
- Про что проект и что-то интересное внутри;
- Ключевые результаты и что это дало бизнесу.
И плавное завершение в конце: “На самом деле, проектов было совсем не три, их было целых 21 (показали на экране), от … до … Каждый из этих проектов по своему важен, и если бы у нас было больше времени, я бы обязательно обо всем рассказал. За подробностями по всем проектам вы можете обратиться ко мне напрямую, всем с удовольствием помогу!”
Проблема обилия фактов и проектов в том, что повествование превращается в тяжелое монотонное перечисление. На третьем-четвертом пункте слушатель устает, вся информация начинается смазываться в одну большую кучу. В такой ситуации помогает группировка, которая как бы сокращает общее количество блоков информации, или фокусирование всего выступления на чем-то одном.
Как выбрать, про какие проекты говорить. Возможные критерии
- Что больше интересно аудитории;
- Что больше отвечает целям мероприятия;
- Где можно что-то наглядно показать;
- Поучительные кейсы;
- Что-то необычное, что выделяется из общего потока.
Шаг 3. Упакуйте рассказ в сторителлинг, чтобы увлечь аудиторию
Хороший сторителлинг (повествование через конкретную историю) имеет три компонента:
- Наличие проблемы, с которой сталкивается герой истории.
Именно это и увлекает аудиторию, заставляя слушать до конца. История без драмы — это скучный рассказ про то, как кому-то повезло, и людям это не интересно.
В кейсе моего клиента драму задавали вызовы рынка (если не справляешься — отстанешь от конкурентов) и внутренние сложности в проектах (препятствия внутри компании, неудачные старты, форс-мажоры).
- Суть передается через развивающийся процесс.
Обычная бизнес-коммуникация как бы статична, ”вот проблема — вот решение”, а сторителлинг — это про движение в конкретной ситуации, в которой есть борьба, поиск пути и решение с кульминацией. - Наличие конкретных людей и эмоций
Не “решение было принято”, а “мы с командой на совещании приняли решение”. Эмоции, прямая речь и реакции оживляют историю, создают связь между спикером и аудиторией.
2 примера, как может выглядеть сторителлинг:
Пример 1: «В один момент стало очевидно, что проект буксует. У нас были технологии, был бюджет, но не было согласованности между отделами. На одном из совещаний руководитель разработки прямо сказал: “Я не понимаю, зачем мы это делаем”. И это был важный момент — мы остановились и пересобрали цели. Мы начали проводить короткие синхронизации, разбирать конкретные конфликты, ставить общие приоритеты. Через два месяца проект поехал — и впервые мы увидели реальные результаты у клиентов. Да, это было непросто. Но именно в этой работе “между” процессами и людьми и родился итоговый прорыв.»
Пример 2: «Когда мы решили выйти на новый сегмент клиентов, честно говоря, мы не знали, сработает ли наш продукт. Первая презентация провалилась: клиенты сказали, что ценность непонятна. Я помню, как на совещании команда сидела в тишине — мы явно ошиблись в предположениях. Тогда мы начали разговаривать с клиентами напрямую, слушая их язык и реальные задачи. Три недели интервью, десятки изменений презентации, новые демо. И вот — третий показ: клиент говорит “Теперь я вижу, зачем мне это”. С тех пор этот сегмент стал нашим основным источником роста.»
Шаг 4. Добавьте акцентов с помощью контраста и неожиданных поворотов
Контраст — это столкновение двух противоположных состояний или ситуаций. Он помогает усилить эффект сообщения и сделать результат более ощутимым, вызвать вау-эффект. Самый распространенный пример контраста в бизнесе — это противопоставление до и после: “Год назад обработка заявки занимала бесконечных 6 дней, а сегодня — всего 36 минут”.
Контраст можно создавать не только вербально, но и визуально. Например, визуал на слайде ниже: разница в цифрах усиливается за счет разницы в кругах за ними (на количество текста не обращайте внимание, пример важен только в визуальном отношении).
Неожиданный поворот или разрыв шаблона. Это нарушает привычную логику и делает выступление живым, заставляет зрителей снова сфокусироваться на происходящем.
Пара примеров:
“Мы готовились к запуску три месяца, и всё шло по плану — пока за день до релиза сервер не упал. Эту ночь наша команда помнит как будто она была вчера.”
“Когда проект застрял, решающее предложение сделал не руководитель…, а наш стажёр. Именно его идея сэкономила компании два миллиона.”
Шаг 5. Сопроводите речь легкими слайдами с визуализацией
Показывайте и демонстрируйте, а не просто дублируйте текстом. Если в вашей презентации только текст, лучше выступать без презентации (да, это нормально).
Визуализация — это картинки, видео, диаграммы, схемы, графики. Еще сюда можно отнести фактоиды, которые используются для акцента на отдельных цифрах. Таблицы и текст визуализацией не является, потому что их надо читать.
Слайды не обязательно должны сопровождать всё. Не надо делать слайды ради слайдов, можно рассказывать и без них. Или, например, можно вставить слайд-разбивку с навигацией или ключевой идеей, а параллельно рассказывать суть — так слайд не будет помехой.
Чтобы не переборщить с текстом в слайде, ориентируйтесь на формулу “5+10”. Суть её в том, что в заголовке должно быть в среднем не больше 5 слов, а в основном тексте внутри сайда — не больше 10. Может показаться недостаточным, но для публичного выступления так и должно быть, иначе аудитории будет сложно одновременно слушать вас и читать слайды.
Лично я предпочитаю оставлять только заголовок, визуализацию и технические подписи к этой визуализации, потому что вёе остальное может и должен рассказать спикер. Подробнее про слайды для выступления я писал в этой статье.
Больше о выступлениях и бизнес-коммуникации вы можете почитать в моем телеграм-канале, а если вы готовитесь к важному выступлению или хотите пройти обучение по коммуникационным скиллам — напишите мне в телеграмме или на почту aleksandr.teach@gmail.com