Что не так с отчётными выступлениями и как делать иначе
В корпоративной культуре удивительно живуча одна традиция: проводить большие отчётные выступления. Периодические конференции, сессии «кто что сделал», масштабные собрания перед руководством или огромные дейли-апдейты внутри компании.
Часто через отчетные встречи и конференции компании хотят добиться большей прозрачности, информированности, осознанных решений, командного духа и вовлечённости. Но проблема в том, что отчетные выступления — это сомнительное решение для этих задач. Особенно это касается больших отчетных мероприятий с кучей спикеров из разных департаментов.
Если использовать формат публичных выступлений бездумно, то выходит больше вреда, чем пользы
Ценность живой коммуникации — в живом контакте людей, эмоциональной подаче и прозрачности отношения спикера к вопросу, в создании особого опыта для аудитории и в удобстве обсуждения сложных вопросов. А не в том, чтобы передать информацию. В таком случае выступление превращается в дикторскую сводку: «Слайд 1: что сделали. Слайд 2: метрики. Слайд 3: планы».
И знаете, это ужасно дорого:
- ресурс, затраченный спикерами на подготовку к мероприятию;
- ресурс на организацию мероприятия;
- время на самой встрече;
- ресурс на “переделай и принеси снова, а то не понятно”;
- и одно из самых важных — эмоциональный ресурс, потому что часто отчетные мероприятия всех раздражают своим напрягом и отсутствием практической ценности, а для спикеров это еще и дополнительный стресс.
А результата в итоге выходит мало:
- Принять решение в моменте сложно, потому что куча информации здесь и сейчас, не всё понятно, времени на подумать нет;
- Тимбилдинг? Все эмоционально вымотаны — откуда тут будет что-то вдохновляющее и объединяющее;
- Информированность всей команды? Из тонн информации человека может заинтересует 10%, а все остальное придется душно слушать;
- Вовлечение сотрудников в разные проекты? Может быть и да, но есть форматы поудобнее.
Как можно делать иначе
Во-первых, использовать живые встречи только там, где они ценны, а не просто для передачи информации:
- для дискуссий по сложным вопросам;
- для создания личного опыта, который нужен сотрудникам (интерактивы, практика);
- когда для принятия решения важны не только цифирки на бумаге, но и отношение конкретного человека (на защите проектов);
- для мотивационных и реально лидерских выступлений (пользуясь тем, что эмоции спикера заразительны).
Во-вторых, для передачи информации использовать письменные форматы. Это удобно для читателя, всегда под рукой и не надо никого никуда собирать.
- короткий письменный чекпоинт, презентация для чтения перед встречей, а на самой встрече дискуссия и принятие решений
- единая доска статусов или проектов для повышения информированности сотрудников и вовлечение их в разные проекты
- асинхронные обновления с нотификациями
Из интересных практик в последнее время набирают обороты отчеты-скринкасты.
Это когда сотрудник делает слайды и потом записывает по ним скринкаст, который и отправляет руководителю. Получается такое заочное отчетное выступление. Несмотря на усложнение обычного письменного формата, у этого есть свои преимущества: сотрудники серьезней подходят к передаче информации, потому что при записи скринкаста всплывают недочеты; руководитель видит не только цифры, но и через голос может понять, что там с сотрудником; и это также развитие коммуникационных скилов сотрудника.
Делитесь в комментариях классными практиками для отчетов и информирования, которые работают у вас в компании.
Недавно писал в этой статье про то, как интересно презентовать результаты, тоже формат отчетности. Больше о публичных выступлениях и коммуникации я пишу в своем тг-канале: А если нужна помощь с подготовкой к выступлению или обучением навыкам коммуникации - пишите в личку в тг или на почту aleksandr.teach@gmail.com