Как правильно списывать ГСМ в 2025 году

Подпишись 👉 Транспортный отдел

Без документов — нет расходов. Без норм — нет контроля. Как не попасть под штрафы и не лишиться налоговых вычетов.

Единственное условие, при котором вы можете списать ГСМ — наличие документов, подтверждающих факт его использования в служебных целях. Это не рекомендация, а требование Налогового кодекса и Минфина.
Если вы не можете доказать, что топливо было израсходовано на работу — его исключат из расходов, доначислят налоги и штрафы.

Многие считают, что нормы Минтранса — это «рекомендации». Да, формально так и есть (см. методические рекомендации ). Но на практике без утверждённых внутри компании норм вы не сможете:
- Обосновать списание ГСМ;
- Выявить перерасход;
- Привлечь водителя к ответственности;
- Пройти налоговую проверку.
Что делать?

Издайте приказ руководителя, в котором утверждены нормы расхода топлива, масел и спецжидкостей для каждого автомобиля в вашем парке. С нормами должны быть ознакомлены все водители под роспись.

Путевой лист — это не бумажка для галочки. Это основание для списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учёте.
В нём обязательно должны быть:
- Пункты отправления и назначения (не «езда по городу!»);
- Остаток топлива на начало и конец смены;
- Фактический расход и расход по норме;
- Подпись контролёра (если требуется).

Если водитель израсходовал больше топлива, чем по норме, автоматически списать перерасход нельзя.
Списание возможно только при наличии объективных причин:
- работа в горной местности;
- низкие температуры;
- частые остановки в пробках;
- использование дополнительного оборудования (например, холодильной установки).
Такой перерасход должен быть подтверждён актом (см. образец акта на списание ГСМ ) и решением комиссии.
Если же перерасход вызван халатностью или нарушением правил эксплуатации — это недостача. И вы вправе взыскать ущерб с водителя через приказ об удержании из зарплаты.

Списание ГСМ — это не бухгалтерская рутина. Это инструмент управления, защита от рисков и источник экономии.
Не экономьте на документах. Не игнорируйте нормы. Не позволяйте «вольностям» в путевых листах.
Потому что в глазах проверяющих нет «мелочей». Есть только подтверждённые и неподтверждённые расходы.
Подпишись 👉 Транспортный отдел