5 источников риска при работе с договорами: как их избежать

Бизнес договаривается об услугах, но в договоре нет жестких критериев сдачи-приемки результата. Итог – исполнитель делает работу некачественно, но требует оплату. Начинается долгий и дорогой судебный процесс, а компанию считают «проблемным» заказчиком. Задача юриста-договорника — отлавливать такие ситуации на этапе черновика. Разберем самые частые риски в практике, которые могут привести к разбирательствам, штрафам или угрожают репутации компании.

Когда в компании увеличивается число контрагентов, становится сложно уделять каждому договору достаточно времени. Юристу приходится просматривать целый поток документов.

В условиях постоянных правок и давления со стороны руководства ручная проверка несет риски: внимание рассеивается, можно пропустить критичную формулировку или отправить на согласование неактуальный документ. Ошибки проявляются уже после подписания в виде претензий, споров, судов и финансовых потерь.

Для руководителя юридического отдела человеческий фактор повышает операционные риски. Начальству приходится увеличивать штат, чтобы закрывать возрастающие юридические задачи. Сам специалист при этом лишается прямой юридической практики и превращается в администратора процессов.

Что делать?

Чтобы при высокой нагрузке сохранять качество проверки договоров, юристы все чаще используют искусственный интеллект. ИИ помогает специалистам с предварительным анализом документа. Он автоматически проверяет, соответствует ли договор обязательным требованиям, подсвечивает отклонения и потенциальные риски. Умные сервисы сравнивают версии договора, при этом форматы файлов могут быть разными.

В начале договорных отношений бывает сложно оценить благонадежность контрагента. Договор нужно заключить быстро, а по новому партнеру нет подтвержденной истории и понятного вывода о рисках взаимодействия.

Заключение договора с недобросовестным поставщиком приведет к признанию сделки недействительной. К сотруднику, который это допустил, могут применить взыскание. Также есть сложности с ведением реестра контрагентов. У некоторых компаний их тысячи, заносить данные каждого юридического лица вручную чревато ошибками.

Что делать? Ключевая задача сотрудника, ответственного за оценку благонадежности контрагента – быстро получить достоверную и подтвержденную картину, чтобы принять обоснованное решение и снизить юридические и финансовые риски. Необходимо иметь возможности в едином пространстве загружать отчеты о контрагентах, формировать досье организации, хранить историю проверок и отображать уровень надежности партнера на основании различных данных.

В крупных холдингах бывает сложно настроить единый процесс согласования. В большой компании с десятками юридических лиц могут быть разные типы договоров. Непрозрачные маршруты и ручной контроль статусов ведут к срыву сроков и потере управляемости. Бизнесу требуется быстро запускать проекты, а договоры неделями висят у согласующих.

Юристы становятся крайними в этой цепочке. Из-за потери данных приходится делать двойную работу и перезаключать договоры, а то и вовсе терять клиентов.

Что делать? Держать сроки согласования под контролем поможет цифровизация процесса. На каждом этапе все участники будут видеть актуальную версию договора, текущий статус работы над ним и установленные сроки, а гибкая настраиваемая маршрутизация процесса согласования позволит исключать некоторых согласовантов, что ускорит процесс. Когда время согласования истекает или затягивается, ответственный сотрудник сможет вовремя повлиять на ситуацию.

Если не контролировать входящие счета системно и не привязывать их к договорам и этапам проектов, платежи задерживаются, бюджет расходуется сверх плана – работы могут остановиться. Впоследствии юристу приходится заниматься разрешением споров и разногласий в суде. А чтобы подготовить ответ на претензию, счета и акты нужно запрашивать у бухгалтера, что отнимает время и у одного, и у другого сотрудника.

Что делать? Договоры должны храниться в комплекте с доп. соглашениями, протоколами разногласий, счетами, актами и другими сопутствующими документами. Тогда в случае необходимости ответственный за договор сможет найти все документы в комплекте.

Часто юристы используют несколько программ для своих задач. В одной – согласовывают документы, в другой – хранят договоры, в третьей – создают доверенности. Постоянное переключение между системами замедляет работу, вызывает путаницу в задачах и повышает вероятность упустить важное.

Например, если нет централизованного контроля доверенностей, документы подписывают сотрудники без действующих полномочий, что делает обязательства юридически уязвимыми. Страдает и согласованность между подразделениями из-за разного регламента взаимодействия с договорными документами.

Что делать? Организовать работу на общей платформе. Экосистемные ИТ-продукты дают возможности вести полный цикл жизни договора от подготовки до хранения, а также закрывать смежные задачи юридического и других отделов. В единой системе ответственные за договоры могут:

Некоторые специалисты продолжают бороться с обстоятельствами: решать срочные вопросы, локально закрывать авралы, оперативно отвечать на претензии и запросы бизнеса. Другие выбирают цифровые инструменты для безопасности бизнеса.

Оптимизировать управление договорами, ускорить согласование документов и наладить взаимодействие между сотрудниками – читайте еще больше кейсов на сайте.