Войти в IT: как вести управленческий учет, чтобы был порядок в голове и прибыль в кармане
Привет, я Анастасия Харитонова, финансовый и налоговый консультант, основательница fin.team. Уже 10 лет я строю финмодели, помогаю IT-бизнесу разбираться с налогами, настраивать управленческий учет и защищать бизнес-планы перед инвесторами.
Сегодня расскажу предпринимателям, которые идут в IT-сектор, как грамотно вести управленческий учет, чтобы понимать, какой проект забирает много времени, но приносит мало денег, потянет ли компания выход на зарубежный рынок и сколько можно потратить на бассейн на крыше.
В статье «Войти в IT: что нужно знать о регистрации бизнеса и налогах» я уже рассказала, как айтишникам тратить на налоги по минимуму, и дала налоговый калькулятор, который показывает, на какой системе выгоднее работать.
Управленческий учет и бухгалтерия — это разные вещи. Бухгалтерия — для сдачи отчетности и уплаты налогов. Управленческий учет — для собственников бизнеса, чтобы видеть картину целиком и быстро принимать решения.
IT-компаниям, как и любому бизнесу, нужен финансовый план, чтобы понимать:
- какие проекты и услуги забирают много времени и приносят мало денег;
- сколько можно потратить на бассейн на крыше, чтобы не попасть в кассовый разрыв;
- потянет ли компания выход на зарубежные рынки;
- за сколько можно продать долю в бизнесе;
- как оценить стоимость всего бизнеса целиком;
- стоимость своих продуктов — не тянуть резину, а выпускать MVP, чтобы поскорее выйти на безубыточность.
Вот ссылка на шаблон финмодели, которым можно пользоваться поначалу, чтобы свести расходы с доходами и понять свои финансовые результаты.
В IT-бизнесе зарплата сотрудников и взносы с нее занимают около 70% от общего объема затрат, и когда команда не укладывается в сроки, это плохо не только для репутации, но и для прибыли
Поэтому, чтобы не запутаться, кому, за что и сколько нужно платить, сразу организуйте управленческий учет или делегируйте это на аутсорсинг — сэкономите время и нервы.
Налаживайте учет обязательств и денег, пока компания не разрослась, то есть пока у вас работает не больше пяти человек и проектов не больше трех. Потом, когда данных будет больше, навести порядок и посчитать реальную прибыль будет тяжелее.
Поначалу цифры по проекту можно вводить в гуглдоки или Excel, потом уже нужно подключать программы для автоматизации, например 1С.
Если сразу решите настраивать автоматизированный учет на 1С, то выбирайте «1С УНФ», она отлично справляется с задачами анализа данных и простая в использовании. Сотрудникам и руководителю будет нетрудно ее освоить.
Считайте окупаемость и прибыль с каждого проекта, а не все вместе. Тогда будет видно, что тянет вас на дно, а где золотая жила.
Пример из жизни. Ребята делают IT-продукты на заказ и всегда считали себя веб-студией, делали упор на разработку сайтов и держали с десяток фронтендеров на бенче. Когда стали настраивать управленку, в первый же месяц стало ясно, что, несмотря на количество заказов по вебу, маржа по этому направлению меньше из-за бенча и расходов на рекламу. А вот направление мобильных приложений показывает солидную прибыль при относительно низких затратах на продвижение. И его нужно активно развивать.
Распределяйте время команды на проекты с помощью выгрузки задач из Jira.
Для этого нужно выгрузить все задачи сотрудника за месяц из таск-менеджера в часах, определить удельный вес трудозатрат каждого проекта, а потом перевести это в денежный эквивалент:
взять затраты на сотрудника = зп на руки+ндфл+взносы с ФОТ
И распределить их пропорционально отработанному времени. В результате получим себестоимость трудозатрат проекта.
В IT Jira можно использовать не только для контроля задач и сроков по проектам, но и для анализа рентабельности проекта:
При оценке прибыльности проектов учитывайте временной фактор.
Часто аутсорсинговые компании делают проекты на заказ и выкатывают солидный фикс за результат, рассчитывая, что эта сумма покроет все затраты и принесет еще столько же сверху. Сотрудники не справляются в срок или в процессе выясняются неожиданные технические сложности, период выполнения работ растет, а поскольку зарплаты и налоговая нагрузка на программистов фиксированные, ежемесячно прибыльность проекта падает.
Считайте прибыль после акта сдачи-приемки работ, а не с момента получения денег.
В кассовых разрывах тонут не только крупные производственные компании, но и продвинутые айтишные. Чтобы не пришлось продавать новенькие макбуки на Авито для выплаты зарплаты сотрудникам, сразу настройте платежный календарь и запомните золотое правило:
ДЕНЬГИ на счету ≠ ПРИБЫЛЬ
Прибыль нужно считать, когда подписали акт сдачи проекта или этапа по проекту, а не когда деньги от заказчика поступили на ваш расчетный счет. Тем более практически всегда IT-компании работают по предоплате.
Когда подпишете акт, вы сможете точно подсчитать, сколько времени и денег потратили на разработку заказанного продукта и сколько заработали по этому проекту.
В следующий раз расскажу, как фиксировать договоренности с подрядчиками, чтобы оградить себя от проблем.