Как автоматизировать обработку запросов в CRM при разной номенклатуре
Заказчик пишет одно название, поставщик предлагает другое, и снабжение каждый раз сопоставляет их вручную. Рассказываем, как решили это в проекте на BPMSoft.
Заказчик использует свой справочник, поставщики предлагают товары под другими названиями. Пока сотрудник каждый раз устанавливает соответствия вручную, автоматизация обработки запросов остаётся ограниченной. В одном из проектов мы связали номенклатуру заказчика с конкретными товарами в BPMSoft и организовали повторное использование результатов подбора.
Почему разные названия мешают автоматизации
В запросе заказчика указана позиция из его справочника. У поставщиков есть конкретные модели с артикулами и характеристиками. Даже если речь об одном виде продукции, наименования могут различаться. С такой задачей можно столкнуться и в CRM, и в 1С.
Представим условный запрос на промышленный насос. По общему названию нужно найти подходящие модели, сверить характеристики и условия закупки. Одной позиции заказчика могут соответствовать несколько вариантов от разных производителей и поставщиков. Поиск по совпадающим словам оставляет эту работу специалисту.
Если соответствия не сохранены вместе с позицией заказчика, при следующем похожем запросе их приходится искать заново. Даже готовый подбор в Excel-файле сначала нужно найти, а затем разобраться, к какому запросу он относился и какие условия в нём учитывались.
Как мы связали номенклатуру заказчика и товары поставщиков
В одном из наших проектов заказчик использовал официальный справочник тендерной площадки. Для каждой позиции в нём были указаны формулировка, код и единица измерения. Снабжение подбирало к этим позициям конкретные товары.
Мы построили в BPMSoft каталог с двумя связанными уровнями:
- Номенклатура заказчика. Сохраняет позиции в тех формулировках, которые используются в запросах.
- Конкретные товары. Содержит данные о производителе, артикуле поставщика, единице измерения, минимальной партии и кратности.
Связь между уровнями показывает, какие товары раньше подбирали к позиции заказчика. Новые товары можно добавлять прямо при обработке запроса и сразу связывать с нужной позицией. Каталог пополняется в ходе обычной работы снабжения.
В этом проекте время обработки тендерного запроса сократилось на 35%, а подбор продукции по повторяющимся позициям стал вдвое быстрее. Подробности реализации описали в кейсе: https://orangeprocess.by/case-tender-request-processing/
Как результаты подбора становятся опытом компании
При следующем запросе сотрудник видит связанные товары и историю запросов, в которых они использовались: какие модели рассматривали коллеги, с какими поставщиками работали и какие условия фиксировали.
Сохранённая связь позволяет использовать прошлую работу при новом подборе. Сотрудник может начать с уже рассмотренных вариантов, проверить их соответствие текущим требованиям, уточнить актуальную цену и срок поставки. Решение о подходящем товаре принимает специалист.
В системе остаётся связь между формулировкой заказчика, конкретными товарами и историей подбора. Ею может воспользоваться коллега, который не участвовал в предыдущем запросе.
Что автоматизировали в процессе обработки запроса
При подборе нужно учитывать и другие различия. Например, заказчик и поставщик могут использовать разные единицы измерения. В нашем проекте для таких случаев настроили правила пересчёта. Сумму по позиции система рассчитывает автоматически.
Во время подбора сотрудник видит минимальную партию и кратность. Он может добавить альтернативный товар и указать стоимость доставки, чтобы сохранить эти сведения для подготовки ответа.
После проработки позиций запрос проверяет руководитель снабжения. Перед передачей в сбыт BPMSoft проверяет обязательные поля. Если не указан срок поставки или другие необходимые сведения, сотрудник видит, в какой позиции и чего не хватает.
Связанные справочники работают внутри общего процесса: принять запрос, подобрать товары, проверить сведения и подготовить ответ. В процессе есть ответственные и задачи, а причины возврата остаются в истории.
Где искать такую проблему в своей компании
Возьмите один повторяющийся запрос и проследите, как позиция заказчика превращается в конкретное предложение поставщика. Где сотрудник вручную сопоставляет названия? Сохраняется ли результат этого сопоставления? Сможет ли коллега воспользоваться им при следующем запросе?
Ответы покажут, какие связи между справочниками нужны для обработки запросов и какой опыт подбора стоит сохранять в системе.
Если обработка запросов в вашей компании упирается в разную номенклатуру, можно разобрать это на примере одного обезличенного запроса. Пишите в комментариях или на сайте Orange Process: https://orangeprocess.by/#Contact
Статья впервые опубликована в блоге Orange Process: https://orangeprocess.by/avtomatizaciya-obrabotki-zaprosov/