Как мы участвовали в виртуальном салоне: плюсы и минусы перехода массовых мероприятий в онлайн

Когда одно из главных мероприятий в сфере образования перешло в онлайн-формат из-за пандемии, мы в InternetUrok не смогли пройти мимо. Мы пошли на эксперимент и приняли участие в виртуальном салоне образования ММСО — делимся впечатлениями.

Московский международный салон образования ММСО каждый год проходил в огромном павильоне № 75 ВДНХ и собирал тысячи представителей системы образования в одном месте — но в 2020 году что-то пошло не по плану.

Позиция руководства компании такова, что любое вложение ресурсов должно давать понятный вычислимый результат или иметь под собой веские основания. Потратить несколько десятков или сотен тысяч рублей на дорогой стенд, чтобы десять человек из праздного любопытства взяли визитки, или выступать где угодно, лишь бы отметиться, — эта история не про нас. Поэтому наш отдел маркетинга просто мониторил календарь событий, чтобы не пропустить ничего важного.

Пандемия коронавируса смешала все карты и поставила весь офлайн перед выбором: попытаться адаптироваться к онлайну или умереть — в лучшем случае уйти в спячку до светлых времен. InternetUrok, как EdTech-компанию и онлайн-школу, этот выбор, конечно, не коснулся — кстати, о влиянии пандемии на онлайн-образовании мы писали в предыдущей статье. Но все же наши планы изменились.

Как мы уже упомянули выше, руководство ММСО не захотело уходить в спячку. Мы же, принимая решение об участии в салоне в виртуальном формате, в первую очередь руководствовались следующими соображениями. Если все образование перешло в онлайн и одно из главных событий в этой сфере тоже, то InternetUrok, будучи в числе лидеров в области дистанционного обучения, просто не может в нем не участвовать.

Вопрос «быть или не быть» отпал, оставалось только определиться с форматом участия. Нам предложили несколько пакетов:

• «Базовый».
• «Базовый+» — включает проведение вебинаров и больше опций для продвижения стенда.
• «Премиум» — включает еще больше опций для продвижения стенда.
• «Партнер» — включает все варианты продвижения стенда, в том числе рассылки и публикацию.

И мы снова задумались над соотношением затрат ресурсов и результата. Делать слишком большую ставку на продвижение стенда или, напротив, отказываться от возможности проведения вебинаров ради незначительной экономии показалось нелепостью. В итоге мы решили, что пакет «Базовый+» — это оптимальный вариант, особенно с учетом того, что виртуальная конференция была для всех совершенно новым и непредсказуемым форматом.

Практически за месяц до салона, 3 апреля организаторы проводили круглый стол. Поскольку мы были в числе первых, кто в новых условиях решился участвовать в салоне, нам предложили присоединиться. Мероприятие было направлено в первую очередь на то, чтобы участники — «ранние пташки» рассказали в эфире, почему они в деле и чего ожидают; это был пиар и для организаторов, и для экспонентов.

Таким образом, начало было положено, и весь апрель в нашей компании прошел под эгидой подготовки к ММСО. Надо отметить, что со стороны организаторов мы получали огромную поддержку и оперативный фидбэк практически круглосуточно.

Для наполнения виртуального стенда мы задействовали силы отдела маркетинга. Забегая вперед, наш стенд в итоге выглядел вот так:

Видеовизитка — минутный ролик, вкратце рассказывающий посетителям стенда о компании. Существующие ролики не подошли по формату, так что мы написали новый сценарий и наш отдел видеопроизводства оперативно смонтировал качественную видеовизитку.

Раздаточные материалы — интересное ноу-хау от организаторов. На «реальной» выставке посетитель может подойти к стенду и взять с собой какие-то каталоги, карточки и другие любопытные материалы, и здесь был реализован схожий механизм. При этом, скачивая материалы экспонента, посетитель оставляет свои контакты.

Мы придумали две инфографики, которые сможем использовать в дальнейшем: для родителей «Как перейти на семейную форму образования» и актуальную для учителей «Как построить дистанционный урок». Мы выбрали именно эти две группы — родителей и учителей, потому что понимали, что ММСО онлайн может привлечь разные целевые аудитории. Последнюю мы существенно доработали для дальнейшего использования и переориентировали также на родителей.

Пожалуй, одна из самых сложных и ответственных частей. Для начала мы провели брейнсторм на тему того, кто о чем вообще может говорить. Мы собрали руководителей отделов и некоторых заместителей, обсудили варианты, идеи и пришли к паре десятков тем. Некоторые отпали сразу, потому что показались нам недостаточно интересными, некоторые уже в процессе подготовки обнаружили свою несостоятельность. В итоге у нас остались следующие выступления:

• Интервью с директором Домашней школы: разрушаем мифы о семейном образовании — Павел Арсеньев, директор Домашней школы InternetUrok.ru.
• Концепция школы будущего. Содержание образования — Юрий Гребенюк, руководитель методического отдела.
• Эффективные курсы: эволюция урока в интернете — Юрий Гребенюк.
• Как использовать платформу InternetUrok.ru для дистанционного образования — Оксана Мыльникова, руководитель учебного отдела.
• Учительский состав и стандарты качества работы учителя InternetUrok.ru — Оксана Мыльникова.
• Как обеспечить оперативную проверку домашних заданий и ответы на вопросы тысяч учеников — Оксана Мыльникова.
• Домашние задания в интернет-школе: как повысить интерес учеников? — Лада Коновалова, заместитель руководителя методического отдела.
• Технологические решения для повышения эффективности работы Домашней школы — Алексей Постный, заместитель руководителя методического отдела.
• Этапы подготовки и производства видеоуроков — Ксения Кулешова, куратор отдела видеопроизводства.
• Продвижение через Youtube-блогеров — Валерия Дружинина, руководитель группы SMM.
• Как мы автоматизировали процесс зачисления — Марат Велиханов, менеджер продукта.
• Особенности дистанционного обучения для начальной школы — Раиса Семейкина, методист начальных классов в Домашней школе.
• Персональный наставник в интернет-школе — Анна Левичева, персональный наставник.

Процесс подготовки каждого выступления выглядел так:

• Согласование темы, тезисов.
• Тестовый вебинар на платформе и согласование мастер-кадра. Этот этап проходил при большой поддержке нашего отдела видеопроизводства, сотрудники которого тщательно подошли к вопросу: никаких обоев в цветочек на заднем плане, правильный свет, соответствующая одежда и пр.
• Небольшой опрос по дате и времени выступления, чтобы было легче составить сетку эфиров.
• Составление эфирной сетки. В какой-то момент заполнение таблицы с учетом всех пожеланий стало напоминать решение загадки Эйнштейна. Хотя все выступления укладывались в 20-45 минут, но на каждое было выделено по часу, с люфтом в полчаса между ними на случай непредвиденных обстоятельств.

• Подготовка презентаций — шаблон с различными типами слайдов сделал наш дизайнер.
• Написание интересных коротких аннотаций.
• Создание ссылок на вебинар через платформу.
• Публикация ссылки и аннотации за день вебинара в наших социальных сетях.
• Само выступление, конечно. Все вебинары проходили на Webinar.ru, они же транслировались на нашем стенде на платформе ММСО.

Все материалы стенда были залиты через личный кабинет, все вебинары были подготовлены, сотрудников отдела поддержки подключили к работе над чатом на стенде через Jivo, и мы ждали первого дня ММСО.

Участие в деловой программе оправдало себя уже в первый день: директор компании Павел Арсеньев принял участие в круглом столе «Что нужно для развития семейного образования». Более 2000 зрителей единовременно смотрели онлайн-трансляцию, а запись посмотрели десятки тысяч зрителей. Подобную же статистику показала интерактивная сессия «Есть ли урок в дистанционном образовании» на следующий день.

В то же время мы удивились удручающей статистике просмотров вебинаров — преимущественно это была наша собственная аудитория, которая пришла из соцсетей. Неудовлетворительной была и активность посетителей на стенде — мы получили контакты около 50 человек за все дни, в чат поддержки написали человек 15.

А самой неприятной проблемой были, конечно же, технические сбои и недоработки платформы. Организаторы салона взяли на себя крайне амбициозную задачу — в сжатые сроки (менее 1,5 мес.) разработать с нуля онлайн-платформу для проведения деловой программы с одной стороны и для виртуальной выставки со 130 экспонентами с другой стороны, с аудиторией в сотни тысяч человек со всей страны. И пожалуй, было бы чудом, если бы с первого же дня новая платформа ни разу не просела и все работало бы как часы. К тому же, как сообщают организаторы, в первый день сайт переживал не только значительный наплыв посетителей, но и DDoS-атаку.

От всего мероприятия у нас остались смешанные чувства: на одной чаше весов стояли перечисленные выше вопросы посещаемости и технические проблемы, на другой — вполне успешно проведенная деловая программа.

Надо отдать должное, организаторы не отрицают проблем. По окончании «выставки» всем пришла рассылка от лица Максима Казарновского, директора ММСО и продюсера деловой программы.

И таким образом было объявлено о продлении салона на второй такт, чтобы выполнить обязательства перед участниками. ММСО-2 пройдет 28-30 мая с новой деловой программой и возобновлением работы выставки со всеми стендами. За это время организаторы проведут работу над ошибками и докрутят платформу.

Так или иначе перевод огромного, значительного мероприятия в виртуальный формат — это не просто вынужденная мера, лишь бы уцелеть и остаться на плаву. Скорее, это большой новый шаг в духе времени. Наверняка онлайн-платформа, в которую было вложено столько ресурсов, даже после возобновления массовых организаций останется востребованной. В конце концов, такой виртуальный салон, стирающий границы и часовые пояса, может стать полноценной заменой региональным филиалам (а у ММСО их было уже два — БМСО в Иркутске и УМСО в Уфе).

Если говорить о преимуществах онлайн-формата, то здесь можно выделить следующие:

• Высокая посещаемость. Теперь участие в мероприятии — это вопрос не места проживания, транспорта, свободного времени и т. п., а наличия интернета.

• Широкие возможности для присутствия регионов. Если на любое офлайн-мероприятие где-нибудь в столице доедут не все, то интернет полностью стирает эти границы. Кстати, о том же написали и организаторы:

• Для тех, кто из-за разницы во времени не может присутствовать на том или ином мероприятии, есть запись.
• Возможность донести много различной информации, которую посетитель может просматривать выборочно: галерея продуктов, видеогалерея, дополнительные материалы, внешние ссылки и прочее — при желании в платформу можно заложить что угодно.
• Большие возможности для взаимодействия: поддержка через чат, возможность получения мгновенной обратной связи.

Недостатки, с которыми можно столкнуться при организации подобного мероприятия:

• Вопрос обеспечения трафика для всех участников и пунктов программы.
• Неочевидная навигация — среди множества экспонентов и мероприятий легко запутаться, и алфавитного указателя и интерактивной карты недостаточно, чтобы показать пользователю все, что его может заинтересовать.
• Проблема серьезного наплыва посетителей и нагрузки на сервера.
• Если речь идет о сжатых сроках подготовки — опасность технических проблем, багов, «неровных швов» при интеграции новой платформы в старый сайт.

Что касается нашей компании, мы вынесли для себя много полезного:

• Этот опыт показал, что мы способны сплотиться в команду для решения любой задачи и в сжатые сроки провести масштабную работу.
• Мы убедились, что у нас много достойных спикеров, которые способны оперативно подготовить полноценные, интересные, полезные выступления на широкий круг тем. Некоторые из наших сотрудников успешно попробовали себя в чем-то новом.
• У нас была возможность показать себя в качестве лидеров индустрии, участвовать в важных общественных обсуждениях — и мы это сделали.

Для нас это был ценный опыт, и мы с нетерпением ждем второго такта ММСО 28-30 мая — и будем рады приветствовать всех посетителей нашего стенда.