Выдача денег под отчет
Рассказываем, как этот способ используют для вывода денег из ООО, а также разбираем судебную практику.
Суть метода
Сотрудник, например, директор, берет через кассу организации определенную сумму на определенный срок, чтобы купить товары или услуги для организации. При этом сотрудник обязан отчитаться о расходе средств — предоставить первичный документ (чек, накладная) или вернуть средства компании.
Как оформить
Необходимо оформить письменное заявление в котором указываем:
- Цель выдачи средств.
- Сумму, которая может быть любой.
- Срок возврата средств, который может быть произвольным.
Как используют на практике
Быстрый вывод средств на личные нужды
Достаточно оформить заявление на выдачу денежных средств и наличные уже в кармане — это единственный плюс данного метода. Однако за эти суммы придется в любом случае отчитаться — предоставить авансовые отчеты и чеки или вернуть средства в кассу компании.
Если сотрудник не приложит чеки и накладные к авансовому отчету, то у предпринимателя возникнут следующие расходы:
- НДФЛ в размере 13% от суммы. Так как налоговая расценит выданные деньги под отчет доходами сотрудника. Плюс с этой суммы придется заплатить штраф и пени, которые могли набежать с даты выдачи средств под отчет.
- Выданную сумму нельзя будет учесть в расходах организации и уменьшить налог на прибыль. Поэтому, если организация не работает в убыток, то с выданной суммы подотчетных средств возникнет налог на прибыль. Для упрощенной системы налогообложения это 15%, а для общей системы — 20%.
В цифрах (база для расчета НДФЛ и налога на прибыль — 100 рублей):
- 100 × 15% = 15 рублей налог УСН
- 100 × 20% = 20 рублей налог ОСН
- 100 × 13% = 13 рублей НДФЛ
- Плюс штраф и пени, если подотчетные средства уменьшали налог на прибыль и НДФЛ не был уплачен.
Итоговая налоговая нагрузка при использовании подотчетных средств:
- Налоговая нагрузка для УСН (расходы) — от 28%
- Налоговая нагрузка для ОСН — от 33%
Для сравнения, приводим стоимость вывода 100 рублей через дивиденды.
Для ООО на упрощенной системе налогообложения (15%):
- 100 × 85% = 85 рублей, где 15 рублей налог УСН.
- 85 × 87% = 73,95 рублей на руки, после вычета НДФЛ.
Для ООО на общей системе налогообложения (20%):
- 100 × 80% = 80 рублей, где 20 рублей налог на прибыль.
- 80 × 87% = 69,6 рублей на руки, после вычета НДФЛ.
Итоговая налоговая нагрузка при выводе через дивиденды:
Налоговая нагрузка для УСН (расходы) — 26%
- Налоговая нагрузка для ОСН — 30%
Также возможен вариант получения средств под отчет при наличии непогашенной задолженности по предыдущим эпизодам.
Например, в этом деле суд утверждает, что можно выдавать средства под отчет сотруднику, который ранее не отчитался за предыдущий «под отчет», ссылаясь на часть 1 статьи 15.1 КоАП РФ — «За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена».
Но также имеется вероятность того, что налоговая доначислит страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Для этого должен быть нарушен порядок выдачи денег под отчет (нет заявления на выдачу средств, кассовых ордеров и авансовых отчетов) и прослеживаться контекст ухода от страховых взносов (регулярные снятия равных сумм без подтверждающих документов).
Представительские расходы
Например, таким способом можно покупать топливо для личного автомобиля, оплачивать счета в ресторанах и относить эти расходы в представительские (встречи с клиентами), но не более чем 4% от общего ФОТ за год (статья 264 пункт 3).
Теоретический способ вывода денег
В России срок исковой давности составляет 3 года (статья 246 ГК РФ). Если по прошествии 3 лет сотрудник не отчитался за выданные средства под отчет, то организация не сможет подать на него в суд и взыскать сумму. В этом случае суд определяет выданную сумму (дело), как доход сотрудника.
Однако, срок исковой давности можно обновить, если использовать 203 статью ГК РФ и подписать с сотрудником соглашение о погашении задолженности. Таким образом можно растягивать срок и не возвращать подотчетные средства.
Вообщем, это теория. По крайней мере, мы не нашли судебной практики, где использовали 203 статью ГК РФ и соглашение с сотрудником о погашении задолженности.
Что делать, если чеки были утеряны?
С каждой компанией может случиться ситуация — сотруднику были выданы средства под отчет, сотрудник приобрел необходимые товары и услуги на эти средства, а чеки и накладные потерял.
В этом случае нужно оформить авансовый отчет и прикрепить к нему объяснительные и косвенные документы, которые могут свидетельствовать о реальности расходов подотчетных средств. Если косвенные доказательства будут сильными, то суд может встать на сторону предпринимателя и отменить доначисление налога на прибыль и НДФЛ.
Судебная практика
В течение 2010 года директору ООО выдавались денежные средства под отчет на общую сумму в 452 331 рублей. В 2011 году налоговая провела выездную проверку, расценила выданные средства под отчет, как зарплату и решила доначислить страховые взносы, штраф и пени с этой суммы. Суд встал на сторону ООО.
Аргументы налоговой:
- ООО выдало директору средства под отчет на неопределенный срок в 2010 году. В сентябре 2010 года директор уволился и за подотчетные суммы не отчитался. Налоговая переквалифицировала эти суммы в зарплату директора.
Аргументы суда:
- Главный аргумент суда в этом деле — так как денежные средства были получены директором не по трудовому и ГПХ договору, то согласно 212-ФЗ статьи 7 пункту 1 эти средства нельзя отнести к базе для расчета страховых взносов. Поэтому суд развернул налоговую.
- Отсутствие подтверждающих документов о расходовании средств или возврате их в кассу предприятия не является доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам сотрудника. Так как подотчетные суммы были выданы на неопределенный срок, а срок исковой давности еще не истек, суд не расценил эти суммы доходом директора.
По состоянию на декабрь 2011 у директора ООО под отчетом была сумма в 11 937 251 рублей. Директор отчитался о расходе 5 236 476 рублей без документального подтверждения (отсутствуют чеки, накладные), авансовый отчет директора был утвержден ООО и принят к учету. В 2013 году налоговая провела проверку и доначислила 770 446 рублей НДФЛ и пени. Суд встал на сторону ООО.
Аргументы ООО:
- ООО оказывало услуги грузоперевозок и работала на ЕНВД. На налоговую нагрузку влияет только количество транспортных средств, а не величина расходов.
- Кассовые чеки были утеряны сотрудником, но представлены объяснительные и расчеты расхода топлива, которые были прикреплены к авансовым отчетам.
- Расчет расходов на дизельное топливо был произведен на основании путевых листов, данных GPS, нормы пробега на 100 км и рыночной цены топлива. Все данные и маршруты были предоставлены налоговой при проверке.
Аргументы суда:
- Директор представил авансовые отчеты к которым приложил расчеты расхода топлива на основании пробега автомобилей, нормы расхода на 100 км, расчетный расход топлива и цены топлива. Также суду были представлены все путевые листы, данные с GPS и подробные карты маршрутов.
- Так как рассчитаны все расходы на основании реальных данных и имеются поясняющие документы, то суд пришел к выводу, что в контексте этого дела, директор в действительности тратил средства на покупку топлива для нужд ООО. Налоговая, в свою очередь, не предоставила опровергающих данных и не доказала переход средств в пользование директора.
В этом деле были сильные косвенные доказательства: путевые листы, объяснительные, авансовые отчеты, точный расчет расхода топлива, данные с GPS.
Гендиректор в 2013–2014 году систематически снимал деньги с кассы под отчет и накопил сумму в 5 451 900 рублей. В 2014 году налоговая сделала проверку в ходе которой ООО не представил авансовые отчеты, чеки, накладные и поясняющие документы на подотчетную сумму. В итоге налоговая доначислила 885 849 рублей НДФЛ, штрафа и пени. Суд встал на сторону налоговой.
Аргументация суда:
- ООО не представил авансовые отчеты, чеки, накладные, поясняющие документы, которые дали бы представление о расходах. Не было никаких косвенных доказательств целевого расхода средств.
В этом деле не была построена защита ООО. Если бы имелись хоть какие-нибудь документы (авансовые отчеты), то еще можно было бы побороться. В этом кейсе явно прослеживается контекст вывода средств на личные нужды директора.
Работники ООО в течение 2009–2011 годов получили подотчетные средства на общую сумму в 588 058 руб. Налоговая в 2012 году провела налоговую проверку. По запросу налоговой авансовые отчеты не были представлены, поэтому налоговая доначислила 205 820 рублей НДФЛ (налоговая посчитала подотчетные средства материальной выгодой), штраф и пени. Суд встал на сторону ООО.
Аргументация суда:
- «Подотчетные денежные средства не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ, поскольку если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаются НДФЛ». Если подотчетные средства будут выданы на неопределенный срок и по ним не будет отчета, то после 3 лет налоговая может доначислить на эту сумму НДФЛ, штраф и пени. В этом деле 3 года еще не прошли.
- После того, как налоговая провела выездную проверку, сотрудники компании, чудесным образом, вернули подотчетные средства. С этим все ясно :)
Налоговая приняла странное решение — переквалифицировать подотчетные средства в материальную выгоду сотрудников и доначислить НДФЛ по ставке 35%.
В статье 212 НК РФ указывается, что материальная выгода наступает только при использовании заемных (кредитных) средств и экономии на процентах, приобретении товаров и услуг по гражданско–правовым договорам у взаимозависимых физических лиц и организаций, а также приобретении ценных бумаг (не будем это расписывать).
Для того, чтобы средства стали заемными или кредитными необходимо, чтобы был заключен договор займа. В случае подотчетных средств никакой договор займа не заключается, тем более процентный.
Для того, чтобы переквалифицировать подотчетные средства в оплату работ и услуг с выгодой для сотрудника необходимо признать выдачу подотчетных средств фиктивным.
В этом случае должен нарушаться порядок выдачи подотчетных средств (отсутствует заявление на выдачу средств, РКО и авансовый отчет), прослеживаться контекст вывода денег (регулярные снятия без подтверждающих документов), а условия выполнения работ или покупки товаров должны быть не на рыночных условиях (пункт 3 статья 212 НК РФ).
Однако, договор, который заключен между сотрудником и ООО по умолчанию — это трудовой договор или договор ГПХ. В этом случае логично доначислить страховые взносы (30%) и НДФЛ (13%) с этой суммы.
Сотруднику ООО в течение 2013–2014 годов выдавались средства под отчет. Налоговая провела выездную проверку в 2016 году и доначислила страховые взносы, штраф и пени на общую сумму в 733 754 рублей. Суд встал на сторону налоговой.
Аргументы суда:
- Не было представлено никаких документов, которые подтвердили бы выдачу и расход средств: не было заявления на выдачу денег под отчет, не было расходных кассовых ордеров, не было авансовых отчетов и любых косвенных документов, которые могли бы подтвердить целевой расход средств.
- Денежные средства в кассу организации не были возвращены.
У ООО не было заявлений на выдачу средств под отчет, расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Из контекста дела выходит, что сотруднику регулярно выдавали деньги из кассы без каких-либо документов, а это можно расценить, как выплату заработной платы.
Итоги
- Если вы выводите деньги под отчет — вам в любом случае придется за них отчитаться.
- Подотчетные средства можно использовать в личных целях для покупки ТМЦ: топливо, рестораны — представительские расходы, техника — расходы для осуществления деятельности компании. Главное иметь чеки и логичные траты, которые можно будет объяснить нуждами компании.
- Бережно храните и собирайте первичку с подотчетных средств (чеки, накладные). Если вы их потеряли, то с сильными косвенными доказательствами можно будет доказать свою правоту в суде и избежать доначисления НДФЛ и налога на прибыль.
- Налоговая фундаментально не сможет доначислить страховые взносы на подотчетные суммы, если вы предоставите заявления на выдачу средств под отчет, расходные кассовые ордера и авансовые отчеты. Однако, если контекст ситуации будет похож на уход от выплаты страховых взносов — регулярная выдача денег под отчет, регулярное отсутствие подтверждающих документов (чеков и накладных), выдача примерно равных сумм подотчетных средств, то налоговая признает выдачу денег под отчет фиктивной и доначислит страховые взносы, а суд с большой вероятностью встанет на сторону налоговой.
- Если расход подотчетных средств не подтвержден чеками и накладными, все правила оформления подотчетных средств выполнены, нет намеков на уход от страховых взносов и нет сильных косвенных подтверждающих документов, то налоговая доначислит НДФЛ по ставке 13%, штраф и пени. Также подотчетные суммы нельзя будет учесть в расходах для снижения налога на прибыль.
Надеемся, что материал был полезным и теперь вы будете бережней относиться к тратам с помощью подотчетных средств — не терять чеки и накладные, так как потом вашему бухгалтеру придется несладко :)
Материал подготовили S4 Consulting.
Если уметь "находить" чеки ККМ в которых выделен НДС и фигурирует товар, который подходит под исполльзуеимые в деятельности ООО на ОСН материалы (например бумага и краска в типографии), то можно какие то суммы выводить из под НДС и других налогов и сборов. Риски следующие - налоговая может начать задавать неудобные вопросы почему материалы куплены за наличку и такой НДС не выдержит встречной проверки, если при выбивании чека не были оформлены документы на ООО-покупателя. Ну а глубокие раскопки о порядке и нормативах списания материалов дадут новую пищу для "размышления" налоговиков.
Спасибо за дополнение :)
Но, по нашей практике, налоговая с особым рвением следит за НДС. Так как это основной налог, который приносит средства в бюджет. Поэтому, как вы и написали, скорей всего такие махинации заметит налоговая и начнутся неудобные вопросы.
Узнал много интересного!
Правда в лингвистике, не в праве.
Например, слово "Вообщем"! По-моему, виртуозно!
Юристы! Белая кость!
Очень рады, что наши материалы помогают развиваться. Правда печально, что не в том направлении :(
Делали в статье упор на содержание. С оформлением вышел небольшой косяк, спасибо за замечание. Маркетологу купим учебник русского языка.
И мы делаем учет (бухгалтерский, налоговый и управленческий), но считаем, что бухгалтер обязан знать налоговое право и кейсы, с которыми он может столкнуться в работе.
Странно, что так мало комментов. Недавно читаю vc, но комменты тут оч крутые. Не пойму, а где все предприниматели, ведь это реальная боль - как бы на налогах поменьше платить. 50% +/- башлять считаю жесть за риски и страхи что делают коммерсанты :((
1. В статье все понятно и подробно расписано, поэтому не возникает вопросов.
2. В статье все очень плохо расписано, поэтому даже комментировать не хочется.
3. Алгоритмы vc не дают выйти статье в топ.
Нам больше всего хочется верить в первый пункт :). Хотя от каверзных вопросов не отказались бы. Иногда комментарии бывают полезней самой статьи.
Касательно поменьше платить налогов:
В России наибольшую боль вызывает ОСН, а в частности НДС. Так как НДС работает только тогда, когда все участники рынка используют НДС, а в России очень большое число компаний используют льготные системы налогообложения, поэтому предпринимателям на ОСН приходится тяжко. Надеемся, что с приходом Мишустина правительство пересмотрит ОСН и НДС в частности.
УСН вызывает намного меньше боли с точки зрения налоговой нагрузки.
Есть другие способы вывода денег, куда более практичные и действенные. Под отчет это не способ вывода денег, это способ позволяющий тратить наличные средства компании для оперативной деятельности.