Закон о защите персональных данных четко фиксирует порядок и условия использования личной информации. Любое нарушение крайне опасно: согласно ст. 13.11 КоАП РФ штрафы исчисляются сотнями тысяч рублей, а по некоторым основаниям – и в миллионы. Проблема еще и в том, что речь идет не только о действующих сотрудниках. Штраф можно получить за обработку данных клиентов офиса, соискателей, посетителей сайта и т.д. Сюда же относятся и уволенные сотрудники, ведь после расторжения трудовых договоров обработку данных надо прекратить. А как быть, если эта информация нужна для подтверждения стажа?
Уничтожить данные, если цель достигнута
Согласно федеральному закону от 2.07.2006 №152-ФЗ, любая информация, которая прямо или косвенно относится к конкретному физическому лицу, является персональными данными. А обработкой считается любое действие с ними: сбор, запись, хранение, использование, передача. И по общему правилу, хранить информацию можно не дольше, чем этого требуют цели обработки. С учетом ст.5 закона №152-ФЗ, данные необходимо уничтожить или обезличить после того, как цель обработки достигнута или этой цели больше нет. Прекратить обработку информации и уничтожить ее надо в течение 30 дней с даты достижения цели. И т.к. в связи с увольнением большинство целей обработки данных достигнуты, больше не нужно их использовать, а значит, надо прекратить их обрабатывать и уничтожить.
Когда закон позволяет хранить информацию?
Но согласно ч.1 ст.6 закона №152-ФЗ, обрабатывать данные можно для достижения целей, предусмотренных законом и для выполнения обязательств по закону. Например, на основании ст. 24 Налогового кодекса РФ, налоговые агенты обязаны 5 лет хранить документы, необходимые для исчисления и удержания налогов. А в соответствии с федеральным законом от 06.12.20122 №402-ФЗ о бухгалтерском учете, хранить документы бухучета необходимо также не менее пяти лет. Поэтому для исполнения норм законодательства работодатель обязан хранить некоторые документы с персональными данными уже уволенных сотрудников.
Документы по личному составу и платежам
Кроме того, закон №125-ФЗ об архивном деле, требует хранить архивные документы, в т.ч. по личному составу (отражающие трудовые отношения с работником, т.е. они и подтверждают стаж) – в течение определенного времени. По общему правилу документы хранятся 75 лет (при увольнении до 01.01.2003) или 50 лет (если делопроизводство закончено после 01.01.2003).
Документы, которые создаются в ходе деятельности компании и сроки их хранения, утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Так, например, платежные ведомости, расчетные листы нужно хранить 6 лет. При этом действие закона об архивном деле не распространяется на хранение, учет и использование персданных документов Архивного фонда РФ.
Хранение без согласия
Таким образом, после увольнения необходимо хранить некоторые документы с персональными данными определенное время, чтобы выполнять возложенные законом обязательства. И, кстати, в этих случаях от людей не требуется согласия на обработку данных. Также не надо издавать отдельный локальный акт. Вместе с тем, организация архива и передача документов должны производиться в соответствии с законом об архивном деле.
И все же лучше проверить, что именно хранится об уволенных. Если это не юридически значимые данные, которые требует закон, а различные сведения, лучше получить письменное согласие от людей, обосновав необходимую цель обработки (скажем, запросы уполномоченных органов, исполнение требований). Но тогда такую обработку придется фиксировать в локальном акте, которые регулирует работу с персональными данными.