Как автоматизировать работу с документами. Пошаговая инструкция и шаблоны

По опыту знаю, что меньше всего времени хочется тратить на обработку и заполнение типовых документов. Договоры, приложения и дополнительные соглашения – работу с ними можно автоматизировать.

Меня зовут Павел Мищенко, я управляющий партнер юридической фирмы Рунетлекс. В этой статье я и мой коллега Евгений Вихров расскажем, как без помощи сторонних сервисов ускорить процесс заполнения документов и поделимся готовыми шаблонами.

Инструмент: Microsoft Word

Результат: Шаблон Дополнительного соглашения

Как создать:

Режим разработчика в Microsoft Word позволяет создавать динамические формы, которые могут автоматически заполняться данными.

Что нужно сделать:

1. На вкладке «Файл» перейдите в раздел «Параметры» – «Настроить ленту».

2. В разделе «Настроить ленту» установите флажок «Разработчик».

3. После активации этой вкладки будут доступны такие элементы управления как текстовые поля, выпадающие списки, поля с выбором даты и пр. Эти инструменты можно использовать для заполнения соответствующих полей внутри документа

Рассмотрим автоматизацию на примере заполнения номера дополнительного соглашения.

1. В месте, где нам нужно подставить данные, выбираем вкладку «Элемент управления содержимым «форматированный текст». Появится соответствующее поле с местом для ввода текста.

2. Активируем режим «Режим конструктора» и выбираем вкладку «Свойства». В этой вкладке можно указать название элемента, которое будет отображаться в виде подсказки. По желанию можно выбрать другие опции.

3. Нажимаем «ОК», прописываем необходимые данные и выходим из режим конструктора. В итоге получаем элемент управления с подсказкой для заполнения.

4. Если необходимо добавить поле с выбором даты или выпадающего списка, то выбираем соответствующий элемент управления и вносим в него изменения по аналогии с описанием выше.

Если необходимо создать поле, содержимое которого будет повторяться несколько раз по тексту, можно воспользоваться инструментом «Экспресс-блоки». Для этого нажимаем вкладку «Вставка» – «Экспресс-блоки» – «Свойства документа» и выбираем стандартный блок.

После этого редактируем блок через режим конструктора и копируем его в то место, где содержимое блока должно повторяться.

Проставив все необходимые элементы управления, получаем документ, который значительно сокращает количество ошибок, а также расходует намного меньше времени, чем если бы все данные заполнялись вручную.

Инструменты: Microsoft Word, Microsoft Excel

Результат: Шаблон Дополнительного соглашения методом слияния, Шаблон таблицы данных

Как создать:

Слияние документов позволяет автоматически заполнять шаблоны данными из таблиц Excel. Этот метод идеально подходит для массового создания документов, таких как письма, отчеты или накладные.

Давайте рассмотрим на примере нашего дополнительного соглашения.

Что нужно сделать:

1. Создайте таблицу в Excel и заполните необходимыми данными. Убедитесь, что первая строка содержит заголовки столбцов, которые будут использоваться в самом документе.

2. Закройте файл в Excel, откройте в Word, перейдите на вкладку «Рассылки» – «Начать слияние» – «Пошаговый мастер слияния»

3. Далее пошагово выбираем: «Письма» – «Текущий документ» – «Использование списка» и выбираем уже созданный документ в Excel.

4. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и выбираем, какие данные из Excel будут перенесены в конкретные места документа.

5. Нажимаем «Просмотреть результаты» и выбираем строку, данные которой хотим подгрузить из Excel. Информация мгновенно выгружается в Word, подставляя предзаполненные значения.

Инструменты: Microsoft Word,

Результат: Шаблон Дополнительного соглашения (с макросом), Шаблон макроса

Как создать:

Если вы владеете навыками программирования на VBA, то можно написать макрос. Внешне макрос работает примерно так же, как и инструмент слияния word и excel: необходимо заполнить данные в отдельном файле, после чего выгрузить их в автозаполняемые формы дополнительного соглашения.

После заполнения данных необходимо запустить программу согласно инструкции. Данные автоматически загрузятся, а файл сохранится в нужной вам папке.

Если было полезно, подписывайтесь на телеграм-каналы:

@runetlex – в нем делимся опытом решения юридических задач digital-агентств и ИТ-бизнеса.

@ilovedocs – мой канал о юридическом бизнесе, понятности документов и жизненном опыте.