Оплата корпоративной картой: что важно знать

Многие мои друзья предприниматели используют корпоративные банковские карты. В большинстве случаев делается это в целях принятия совершаемых покупок к затратам предприятия и, соответственно, сокращения налогооблагаемой базы. Практически все совершают ошибки, которые в итоге выльются в налоговые доначисления, а также штрафы и пени.

В случае, когда бизнес применяет систему налогообложения, вычитающую расходы из доходов, предприниматель заинтересован списать на затраты все и даже немного больше. Не раз встречал ситуации, когда корпоративной картой оплачиваются не только семейные посиделки в ресторане, но и производится оплата товаров в магазинах, а также расчеты за гостиничные номера в частных поездках. Еще бы, ну разве не велик соблазн купить новенький смартфон, повесив затраты на компанию, владельцем которой сам и являешься. Минус 15% налог на прибыль, минус 15% НДФЛ. Да еще и налоговую базу будущего периода на 15 % сокращаем. Остается только приложить документы на покупку и оформить служебную записку объясняющую необходимость приобретения. Походы в рестораны, такси и т.д. вообще легко списываются на представительские расходы. Так и приходим мы в бухгалтерию с кипой чеков и радуемся своей находчивости и предприимчивости. Только вот радость эта может быть не долгой, еще и выльется в дополнительные затраты для бизнеса после претензий налоговой.

Как мы знаем, ФНС очень любит проверять обоснованность затрат и правильность их оформления. Малейшая ошибка, и вот вам доначисление, штраф, пеня и того + 20-30% к сумме, которую вы бы потратили, изначально оформив покупку с прибыли. Так в чем же ошибка многих? Большинства… Практически всех. Ведь все берут кассовый чек, слип, оформляют служебки пачками. Только вот ВСЕ забывают правильно оформить кассовый чек, который будет являться надлежащим доказательством совершения покупки для нужд организации, и совершения расчета наличными денежными средствами, либо с предъявлением электронного средства платежа подотчетным лицом организации.

Помимо всего прочего, форматом фискальных документов предусмотрены такие поля кассового чека, как наименование и ИНН покупателя. Именно наименование, а не ФИО. Многие пользователи касс уверены, что сюда надо вносить именно персональные данные покупателя. А на самом деле сюда вносятся данные контрагента (ИП / ООО) представителем которых выступает лицо, осуществляющее покупку. Позиции Минфина и ФНС безапелляционны: без данных реквизитов чека затраты на покупку не могут являться основанием для сокращения налогооблагаемой базы.

Поэтому, осуществляя оплату корпоративной банковской картой вы или ваши сотрудники должны до момента расчета с продавцом / официантом / отельером попросить включить в кассовый чек вышеуказанные сведения. Соответственно данные должны быть у вас под рукой, а кассир должен уметь это сделать (ВСЕ онлайн-кассы, используемые в России, умеют включать эти реквизиты в чек, так что касса не «не может», а кассир не знает как – пусть берет инструкцию и смотрит, как это сделать). В идеале у вас при себе должна быть доверенность от организации на право совершения сделок от ее имени. Понимаю, что ситуации, когда кассир будет стараться исключить не знакомые ему операции с кассой, будут встречаться постоянно, поэтому советую перед тем, как оплатить корпоративной картой задать вопрос, смогут ли вам надлежащим образом оформить покупку. И если подобных навыков у продавца нет, а оплата корпоративной картой в данном случае не принципиальна, то лучше заплатить личной картой.

Еще важный момент: ни один банковский терминал не сможет подтянуть необходимые реквизиты организации из карты для включения их в кассовый чек. Так что ни о какой автоматизации процесса речи быть не может.

Кстати, оплачивать корпоративные покупки вовсе не обязательно со счета корпоративной карты, можно хоть наличными. ВАЖНО именно внести ИНН и наименование организации в фискальный документ. Ваш бухгалтер отлично знает, как вернуть вам потраченные личные средства.

А что будет, если не следовать данному правилу? Система ФНС позволяет за считанные секунды найти все чеки, по которым приобретателем товара или услуги являлась ваша организация и в случае проведения камеральной, или не дай Бог выездной проверки в отношении вашего бизнеса, инспектор в пару кликов выгрузит информацию о чеках, покупателем в которых числится проверяемая организация. Если таковых нет, то дальше даже нет смысла проверять обоснованность затрат. Хоть вывеску с названием на вход в офис, хоть сувенирную продукцию с символикой – инспектор вправе признать затраты не подтвержденными.

В настоящее время указанные проверки и отказы в принятии покупок к затратам носят разовый характер, но и обязательность включения в кассовый чек реквизитов контрагента вступила в силу только с 01.07.2019. А это значит, что налоговая может еще 1,5 года не торопиться с выявлением вышеописанного нарушения порядка оформления документов. Экономия на налогах вещь, несомненно, приятная. Но не делайте это абы как. Не ленитесь объяснить продавцу, что он должен сделать в обязательном порядке, чтобы у ВАС потом проблем не было.

Алексей Слепков, исполнительный директор е-ОФД