Юридический чек-ап для любой компании, чтобы завершить год правильно

Предлагаем пробежаться по делам и накануне праздников удостовериться, что год официально завершен.

Основная задача - свести к минимуму юридические, налоговые и репутационные риски, обеспечить чистоту документооборота и подготовить компанию к новому финансовому году.

✓ Проверка достоверности сведений в ЕГРЮЛ/ИП: адрес, директор, участники, размер уставного капитала, виды деятельности (ОКВЭД);

✓ Протоколы/решения собраний: наличие и правильность оформления протоколов Общего собрания участников/акционеров и решений единственного участника за истекший год. Особое внимание на решения об одобрении крупных сделок или сделок с заинтересованностью.

✓ Актуальность Устава (запреты на наследование, раздел при разводе, форма принятия решений и тд);

✓ Лицензии и разрешения: проверить срок действия всех лицензий, сертификатов, членств в СРО. Запланировать продление при необходимости.

✓ Трудовые договоры: со всеми подписаны? Соответствуют ТК РФ?

✓ Дополнительные соглашения: все изменения (зарплата, должность, график) должны быть оформлены письменно.

✓ График отпусков. Все ли использовали отпуск? Есть заявления на перенос или отзыв?

✓ Больничные и дисциплинарные взыскания: корректность оформления и расчета.

✓ Материальная ответственность: проверьте актуальность договоров, убедитесь, что они заключены с соответствующими сотрудниками.

✓ Внутренние документы: Актуализация ПВТР, положений об оплате труда и защите ПДн. Все ли ознакомлены под подпись?

✓ Защита ПДн: актуализировать Политику и собрать все необходимые согласия на обработку.

✓ Реестр договоров: актуализировать реестр всех действующих договоров (поставка, аренда, услуги, подряд, кредиты, займы).

✓ Закрытие/продление сделок: выявить договоры с истекающим сроком действия. Принять решение о продлении, перезаключении или расторжении. Направить уведомления контрагентам в соответствии с условиями договоров.

✓ Исполнение обязательств: сделать сверки по ключевым договорам (оплата, поставка товаров/услуг, гарантийные обязательства). Выявить и начать работу по взысканию дебиторской задолженности.

✓ Претензионная работа: отметить где претензионное урегулирование уже инициировано, какой результат, где важно направить претензию, проверить наличие документальных обоснований претензионных требований;

✓ Проверка контрагентов: юридическая гигиена заключается в систематической проверке действующих контрагентов на предмет благонадежности (банкротство, массовые адреса, дисквалификация руководителей). Обновить выписки из ЕГРЮЛ ключевых партнеров, отчеты из систем проверки.

✓ Сдача годовой отчетности: подготовка и сдача бухгалтерской (бухгалтерский баланс, отчет о фин. результатах) и налоговой отчетности в установленные сроки;

✓ Акты сверок с ИФНС и фондами: получить акты сверок по налогам и страховым взносам для выявления и устранения возможных расхождений;

✓ Первичные документы: проверить полноту и корректность счетов-фактур, товарных накладных (УПД), актов выполненных работ/оказанных услуг за год;

✓ Заработная плата: своевременность выплаты зарплаты за декабрь и расчет отпускных/больничных. Подготовка к выплате годовых премий (если предусмотрено).

✓ Интеллектуальная собственность: проверить сроки действия регистраций товарных знаков, патентов, свидетельств на ПО. Запланировать продление;

✓ Авторские права: наличие актов приема-передачи прав на объекты, созданные по договорам подряда/авторского заказа (сайт, дизайн, контент);

✓ Основные средства: провести инвентаризацию. Проверить наличие и состояние документов на имущество.

✓ Проверки госорганов: проанализировать предписания и акты проверок (трудовая инспекция, Роспотребнадзор, ФНС, пожарный надзор) за год. Все ли нарушения устранены?

✓ Запросы и жалобы: документальная фиксация и ответы на все входящие официальные запросы и жалобы;

✓ Внутренние расследования: завершить служебные проверки по фактам нарушений, если они были инициированы.

✓ Внесение изменений в ЕГРЮЛ: Запланировать изменения, если в новом году ожидается смена директора, адреса, состава участников, увеличение уставного капитала.

✓ Калибровка внутренних документов: Обновить формы договоров, доверенностей, приказов с учетом изменений в законодательстве и бизнес-процессах.

✓ Бюджет на юридические нужды: Спланировать расходы на госпошлины, нотариальные услуги, юридическое сопровождение, судебные издержки.

1. Назначьте ответственных: разделите блоки чек-листа между директором, юристом (внутренним или внешним), бухгалтером и руководителями отделов;

2. Установите дедлайны: привяжите выполнение ключевых пунктов к конкретным датам (например, до 30 декабря, до 15 января);

3. Проведите совещание в целях реализации поставленных задач, распределения зон ответственности и сроков исполнения;

4. Документируйте: по каждому пункту фиксируйте результат: «Выполнено», «В процессе», «Требует решения руководства»;

5. Обратитесь к профессионалам: для сложных вопросов (налоговые оптимизации, судебные споры, изменения в структуре) привлекайте профильных юристов и аудиторов.

#бизнес #чеклист #чекап #право

Автор

Алина Вензель