Нет документов — нет командировочных расходов на УСН
Компании и ИП на УСН вправе учитывать в затратах командировочные расходы. Расходы должны соответствовать требованиям НК РФ, а именно — быть обоснованными и документально подтвержденными. Если нет документов, не будет и командировочных расходов у компании, а у работника возникнет налогооблагаемый доход.
Без документов невозможно определить момент возникновения, величину и обоснованность расходов. Следовательно, нельзя будет учесть траты в составе расходов по УСН. Придется признать подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами.
Какие расходы на командировку можно признать при УСН
НК РФ (ст. 346.16) позволяет признавать при УСН следующие затраты на служебные поездки работников:
Расходы
Что включают
Затраты на проезд
- Стоимость проезда на транспорте общего пользования или личном автомобиле.
- Плата за проезд на такси.
- Стоимость медицинской страховки для поездки в заграничную командировку.
- Аренда автомобиля в командировке
Суточные
- Суточные, размер которых зафиксирован в локальных актах компании
Проживание
- Стоимость проживания в гостинице.
- Стоимость аренды квартиры или другого жилья.
- Дополнительные гостиничные услуги, исключая стоимость услуг баров, ресторанов, плату за пользование оздоровительными объектами
Дополнительные расходы
- Стоимость виз, оформления загранпаспорта, приглашения и т. д.
- Консульские, аэропортовые и прочие аналогичные сборы.
- Аренда помещения для проведения запланированных мероприятий, например презентации и т. д.
Данный перечень не является закрытым, компания вправе компенсировать работнику и другие обоснованные затраты. Например, стоимость услуг связи в зоне роуминга, представительские расходы и т. д.
Командировочные расходы могут признавать упрощенцы, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов. Если компания или ИП применяют УСН с базой «доходы», то единый налог нельзя уменьшить ни на какие командировочные. Однако подтверждающие документы все равно нужны, чтобы подотчетные средства не образовали налогооблагаемый доход работника.
При УСН расходы на командировку признавайте на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21).
Какие расходы на командировку нельзя признать при УСН
Расходы можно учесть в качестве командировочных, если они отвечают двум критериям:
- являются экономически обоснованными;
- имеют документальное подтверждение.
Если не выполняется хотя бы одно из двух условий, компания не вправе признать расходы.
Предприниматели наравне с юрлицами могут учитывать командировочные расходы, если отправляли в поездку работника. И не могут — если в командировку ездил сам ИП. Минфин в письме от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 указал, что ИП не является работником, он ни с кем не заключал трудового договора и не имеет работодателя. Следовательно, его деловую поездку нельзя считать командировкой и признавать расходы на нее с целью уменьшить единый налог.
Деловая поездка ИП не считается командировкой и не дает права признавать расходы — даже при наличии документов.
Порядок подтверждения расходов на командировку
Командировочные расходы подтверждаются первичными и платежными документами. Это документы, в которых присутствуют обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Помимо обязательных реквизитов, для этого документа важен порядок оформления. Обычно работники слабо разбираются в бухгалтерских документах. Знакомьте сотрудников с положением о командировках и инструктируйте перед поездкой, чтобы они знали, какие документы придется представить по возвращении и по каким требованиям они будут проверяться.
Подтверждающие документы прикрепляются к авансовому отчету, их документов приводится на оборотной стороне. Сами документы прилагаются к отчету в той последовательности, в какой они перечислены на обороте. Данные из документа переносятся в авансовый отчет в следующем порядке:
- дата оформления документа;
- номер документа;
- вид документа, например кассовый чек;
- наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя, выдавшего документ;
- наименование товара, работы или услуги;
- стоимость товаров, работ или услуг.
Какие документы подтверждают расходы
Каждая статья затрат в авансовом отчете подтверждается двумя документами:
- Первичным: товарным чеком, накладной, актом и т. д.
- Платежным: кассовым чеком или БСО.
Первичные документы
Помимо документов, подтверждающих оплату, понадобятся документы, подтверждающие приобретение товаров, работ или услуг. Это товарные чеки, накладные, акты и т. д. Такое требование содержится в п. 3.1 и 3.3 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П и в письмах Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 и от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877. По мнению Минфина, одного чека или БСО недостаточно для признания расходов, поскольку эти документы содержат не все реквизиты бухгалтерской первички.
Платежные документы
Командированный сотрудник может рассчитываться наличными или банковской картой:
- Наличные расходы подтверждаются кассовым чеком или БСО.
- Оплата банковской картой подтверждается двумя чеками: кассовым и терминальным.
Совмещенные документы
В некоторых случаях кассовый чек совмещается с БСО утвержденного образца. Например, оплата проезда авиа- или железнодорожным транспортом подтверждается билетом и кассовым чеком. Эти два документа могут быть совмещены в один — билет с QR-кодом и реквизитами кассового чека. К билету, приобретенному через онлайн-сервис, должен прилагаться посадочный талон.
Признание расхода без документов
Особый вид расходов — суточные. Они выдаются за каждый день поездки, вносятся в авансовый отчет, но без приложения подтверждающих документов.
Как быть с расходами на командировку, если документы оформлены с нарушениями
Чтобы подтвердить расходы, платежные и первичные документы должны:
- содержать необходимые реквизиты;
- быть оформленными в установленном порядке.
При этом расходы должны быть совершены в рамках служебной поездки и подтверждаться оригиналами документов. Если не выполнены требования к документам или документы отсутствуют, расходы нельзя признать при определении налоговой базы по УСН (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нельзя признать командировочные расходы при УСН, если отсутствуют первичные или платежные документы, подтверждающие эти расходы.
Что касается кассовых чеков, то в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 чиновники Минфина допускали признание расходов и в том случае, если чек оформлен с нарушениями, которые не мешают идентифицировать продавца и покупателя, товар, его количество, цену и т. д. Так, если в чеке отсутствует QR-код, расход можно признать, опираясь на вышеназванное письмо. Однако при проверке такой чек может вызвать споры с инспекторами.
Позднее Минфин выпустил ряд писем: от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500, от 27.09.2019 № 03-03-06/1/74455. В них ведомство прямо указало на невозможность признания расходов, если в чеке или БСО есть ошибки или отсутствуют обязательные реквизиты.
Нельзя учитывать расходы при УСН, если чеки, БСО и первичные документы оформлены без обязательных реквизитов или содержат ошибки.
А как быть с подотчетными средствами, можно ли утверждать авансовый отчет, если чеки оформлены с изъянами? Этот вопрос отдан на усмотрение руководителя компании. Он вправе утвердить авансовый отчет, чтобы признать целевое расходование подотчетных средств, но не вправе отражать спорный чек в расходах по УСН.
НДФЛ и страховые взносы, если командировочные расходы не подтверждены
Нужно ли удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, если работник не отчитался за командировку? Например, представил неправильно оформленные документы или не представил их вообще. В зависимости от обстоятельств возможны два варианта.
Вариант № 1: сотрудник принес неправильно оформленные чеки или неполный пакет документов. Руководитель вправе утвердить авансовый отчет, если в документах указано наименование товаров, работ или услуг, их количество, цена и т. д.
В данном случае работник произвел расходы в интересах организации, и подотчетные средства не признаются доходом физлица. Следовательно, НДФЛ удерживать не нужно — такие выводы содержат письма Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219.
Поскольку подотчетные средства не признаются выплатой в пользу работника, начислять страховые взносы не требуется (ст. 420, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Вариант № 2: сотрудник не представил никаких документов. В этом случае подотчетные суммы признаются доходом работника, с которого удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы (ст. 209, 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письмо ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263). Подотчетные средства можно учесть в составе расходов по УСН. Но не в качестве затрат на командировку, а в составе расходов на оплату труда.