Юридические советы: простые шаги по управлению рисками для бизнеса и руководителя бизнеса*
Многолетний опыт работы с бизнесом в качестве юридического консультанта показывает, что зачастую к юристу обращаются уже с готовой проблемой. При этом своевременные превентивные меры могли либо предотвратить возникшие негативные последствия, либо существенно их уменьшить.
В данном материале я поделюсь несколькими советами («превентивными мерами»), с помощью которых можно управлять и минимизировать ряд потенциальных рисков для бизнеса и для руководителя. Советы являются простыми и очевидными, однако, как показывает практика, зачастую они забываются.
Кратко:
Совет первый: оформляйте отношения и договоренности в письменном виде. Со всеми. Всегда.
Совет второй: храните основные документы и переписку. 5 лет минимум.
Совет третий: если понимаете, что не следовали первым двум советам, рассмотрите вариант фиксации договоренностей сейчас.
Чтобы читать больше полезных юридических советов и историй, подписывайтесь на наш телеграм канал https://t.me/SimpleBusinessLaw. Мы пока в начале пути создания канала, но обещаем, что будет интересно и полезно.
Совет первый: оформляйте отношения и договоренности в письменном виде. Со всеми. Всегда.
Какие договоренности необходимо оформлять в письменном виде?
Прежде всего, имеются в виду договоренности, связанные с существенными для бизнеса суммами (как разовыми суммами, так и суммами, растянутыми во времени, которые в итоге могут быть существенными).
Примеры того, что нужно фиксировать:
- договоренности с (со)учредителями, инвесторами. К примеру, договорились о том, как делите расходы и прибыль? Зафиксируйте договоренности в письменном виде.
- договоренности с подрядчиками. Согласовали изменения условий к существующему договору? Пусть это будет зафиксировано.
- результаты оказания услуг. Если Вы оказали услуги контрагенту, зафиксируйте все детально в акте оказанных услуг, чтобы было понятно, за что Вам заплатили (особенно, если речь идет о значительном вознаграждении).
Может быть, это звучит немного цинично, но всегда помните о том, что какие бы у Вас сейчас ни были хорошие отношения с учредителем/ инвестором/ поставщиком, устные договоренности могут быть забыты в силу человеческого фактора или по каким-либо субъективным причинам. В таком случае наличие и содержание каких-либо устных договоренностей очень сложно доказывать.
Что значит фиксировать договоренности в “письменном виде”?
Под письменным видом мы понимаем, как единый документ, так и обмен письмами, сообщениями в мессенджерах.
В идеале, конечно, иметь оригинал подписанного с двух сторон документа (например, договора с подрядчиком, партнерского соглашения и т.д.).
Если оформить единый письменный документ затруднительно, то можно зафиксировать договоренности и в переписке. Гражданский кодекс РФ предусматривает возможность оформления договоров путем обмена сообщениями. Но в таком случае важно помнить, в частности, о следующих правилах:
- в сообщениях важно зафиксировать все основные моменты Вашей договоренности (например, если Вы договариваетесь об оказании услуг, обязательно опишите в сообщении(ях): какие услуги Вы закупаете, какова стоимость/ порядок определения стоимости услуг, сроки и порядок оказания услуг). Есть такое понятие, как “существенные условия договора” - без согласования данных условий Ваша договоренность может считаться не достигнутой, не иметь юридической силы.
- важно, чтобы из ответов Вашего собеседника четко следовало, что он согласен с договоренностями.
- важно, чтобы человек, с которым Вы согласовываете в переписке основные договоренности, был уполномочен на утверждение данных договоренностей. Например, если Вы переписываетесь с менеджером по продажам, нужно убедиться, что у него есть полномочия на согласование условий сделки;
- изменения договоренностей точно также фиксируйте.
В ином случае, при возникновении спора, могут возникнуть сложности с доказыванием достижения договоренностей.
Пример из практики
Генеральный директор компании (спортивного клуба) договорился с подрядчиками (тренерами) о выплате им вознаграждения за оказанные услуги, однако письменно данная договоренность не была оформлена. По прошествии года, после фактической остановки бизнеса, инвестор заинтересовался данными расходами, неподтвержденными документам, решив, что имеет место недостача денег по кассе.
Генеральному директору пришлось предпринять немало усилий и потратить ресурсы на то, чтобы доказать, что расход был реальным и денежные средства инвестора не были им растрачены.
Генеральному директору помогло наличие переписки с тренерами в социальных сетях и то, что тренеры были готовы подтвердить оказание услуг по заказу генерального директора и факт получения вознаграждения. Наличие услуг тренеров также подтверждалось тем, что спортивный клуб в соответствующий период получал выручку, что без тренеров было бы невозможным.
Совет второй: храните основные документы и переписку. 5 лет минимум.
Какие документы хранить?
Речь не идет о бухгалтерских документах и бухгалтерской отчетности, которые все всегда хранят (или должны хранить по закону). Имеются в виду договоры и договоренности, о которых написано выше.
Более того, если Вы пришли на должность генерального директора, примите документы от генерального директора по описи. Это поможет избежать вопросов лично к Вам, если какие-то документы были утеряны предыдущим руководителем.
И наоборот, если Вы покидаете пост генерального директора, обязательно передайте документы новому директору по описи, а также сохраните копии основных документов для себя (что относить к таким наиболее важным документам, необходимо решать, исходя из конкретно Вашей ситуации).
Желательно хранить документы не менее 5 лет. Почему такие сроки? Как показывает опыт и практика, стандартных 3-4 лет хранения может, к сожалению, быть недостаточно. Например, если Вам бывший бизнес уходит в процедуру банкротства, могут возникнуть вопросы к транзакциям, которые имели место более чем 3-4 года назад.
Как хранить?
В данном материале мы не рассматриваем технический вопрос о том, где и как физически хранить. Если Вам было бы интересно узнать лайфхаки коллег - генеральных директоров и собственников бизнеса о том, как кто хранит документы, напишите в комментариях, и мы подготовим обзор.
Речь скорее о том, чтобы наладить регулярность направления документов в выбранное Вами “хранилище” и тем самым обеспечить “системность” хранения.
Для таких целей, как показывает практика и опыт, бывает полезным иметь некий формализованный регламент или чек-лист для определения того, нужно ли хранить конкретный документ или сообщение, длительность хранения, порядок хранения. Системный подход, в том числе, облегчит поиск в массиве хранимых документов.
Пример из практики
Несколько лет назад индивидуальный предприниматель (ИП) оказал маркетинговые услуги своему контрагенту (написал рекламные тексты, разместил их в социальных сетях), получил оплату. ИП и контрагент-банкрот не оформляли договор оказания услуг, переписка с договоренностями велась в социальных сетях, акт об оказанных услугах не сохранился.
В 2021 году началось банкротство контрагента. В рамках процедуры банкротства был назначен конкурсный управляющий, который обязан проверять расходы банкрота, понесенные минимум за 3 года до банкротства.
Конкурсный управляющий, обнаружив существенный расход без каких-либо подтверждающих документов, направил ИП запрос, в котором попросил: либо предоставить документы, подтверждающие оказание услуг, либо вернуть полученные денежные средства.
ИП потратил значительные ресурсы на поиск сообщений, подтверждающих договоренности, а также результатов оказанных услуг. Часть стоимости услуг подтвердить не удалось.
Совет третий: если понимаете, что не следовали первым двум советам, рассмотрите вариант фиксации договоренностей сейчас
Как можно снизить возможные риски на будущее, если Вы понимаете, что сейчас есть незафиксированные договоренности, одностороннее изменение которых может существенно повлиять на Вас и Ваш бизнес:
- идеальный вариант - составьте грамотный договор, зафиксируйте все, о чем Вы договорились с контрагентом/ инвестором/ учредителем, и что по факту было сделано/ делается в данный момент, обменяйтесь оригиналами или хотя бы подписанными сканами. Договор не нужно делать задним числом. Сделайте текущей датой и добавьте оговорку о том, что договор распространяется на отношения, которые фактически возникли ранее (нужно указать дату возникновения договоренностей, хотя бы примерную). Если отношения сложные и на существенные суммы, лучше обратиться к юристу.
- если единый документ составить затруднительно, попробуйте зафиксировать договоренности в текущей переписке.
Но помните, что нужно быть аккуратным, чтобы не напугать Вашего партнера/ контрагента внезапными изменениями привычных взаимоотношений.
Статья подготовлена Андреем Ахониным и юристами команды SimpleBusinessLaw, оказывающими услуги стартапам, малому и среднему бизнесу по российскому праву. Если Вам необходима юридическая поддержка, будем рады помочь. С нами можно связаться в телеграме: @akhonin
Чтобы читать больше полезных юридических советов и историй, подписывайтесь на наш телеграм канал https://t.me/SimpleBusinessLaw. Мы пока в начале пути создания канала, но обещаем, что будет интересно и полезно.
* Под “руководителем бизнеса” имеется в виду руководитель и (или) собственник юридического лица или индивидуальный предприниматель
В бизнесе именно так и должно быть. Бумага есть, место имело!
либо предоставить документы, подтверждающие оказание услуг, либо вернуть полученные денежные средства.
Вот это прям жесть.
да, согласны. задача конкурсного управляющего в банкротстве - собрать максимальную сумму денежных средтв для распределения кредиторов. от суммы распределенных средств, в том числе, рассчитывается его вознаграждение. И, более того, если он не будет выполнять все необходимые действия для сбора средств, кредиторы могут взыскать убытки лично с него. поэтому он и пишет подобные запросы. это стандартная практика в любом деле о банкротстве. если не предоставить документы, конкурсный управляющий может оспорить договор через суд и уже суд может обязать вернуть деньги контрагенту-банкроту.