Как автоматизировать бухгалтерский учет и нужно ли?
Что и как автоматизировать в бухгалтерии, а главное когда и зачем – делимся нашим опытом. Статья будет полезна для предпринимателей, финдиректоров, руководителей HR службы и главных бухгалтеров.
Кратко про участки бухгалтерии
Бухгалтерию можно поделить на участки:
№1. Подготовка и обработка документов
Сюда входит подготовка документов (реализаций, платежных поручений и т.п.), ввод документов в 1С, архивирование и сканирование бумажных документов.
№2 Расчет зарплаты и подготовка кадровых документов
По расчету зарплаты все понятно. Кадровые документы – документы, которые нужно создать при приеме/увольнении и других кадровых движениях.
№3 Закрытие периода (месяца)
Процедура перепроверки введенных данных в учетную систему, проведение расчетов и их перепроверка, внесение исправлений. Эта та самая операция, которая рассчитывает налоги и на основе этой операции составляется отчетность.
№4 Подготовка и сдача отчетности
На основе расчетов, которые получились при закрытии периода автоматически составляется отчетность. После этого бухгалтер проверяет правильность переноса данных в отчетность. Также бухгалтер проверяет налоговую нагрузку компании относительно отраслевых показателей, чтобы проконтролировать риски.
№5 Взаимодействие с госорганами
Подготовка ответов на требования госорганов, походы в налоговую, сопровождение выездных проверок (очень редко).
Бухгалтер по первичке ведет участок №1.
Главный бухгалтер ведет участки с №2 по №5 в небольших компаниях.
Компании с штатом >50 человек могут нанимать отдельного сотрудника под расчет зарплаты (участок №2).
Автоматизация бухгалтерии
Большинство компаний в России используют 1С, поэтому далее будем говорить про автоматизацию и работу в 1С.
Фактически 1С уже максимально автоматизирована и она реально может считать налоги «нажатием одной кнопки» (наша бухгалтерия косо исподлобья посмотрела на копирайтера, который пишет эту статью).
Но для этого должны выполняться 3 условия:
- 1С правильно настроена и не доработана/переписана. Либо доработана и переписана с идеальной точностью без единого бага и ошибки.
- Есть понятная методология ведения учета: бухгалтеры по первичке правильно создают/вносят все документы в 1С и корректно отражают операции.
- Бухгалтерия бесстрашна и не делает перепроверок.
В этом случае бухгалтеру достаточно нажать на кнопку в 1С и программа сама посчитает показатели и подставит нужные значения в отчетность.
Однако в реальном мире налоги по одной кнопке не считаются. Большое количество времени уходит на то, чтобы ввести документы, проверить введенные документы и операции, внести исправления. А также проверить расчеты за программой и довести их до нужного уровня (не всегда бухгалтерия показывает фактические показатели в отчетности). Это участки №1 (обработка документов) и №3 (закрытие периода).
Отсюда следуют 2 направления автоматизации бухгалтерии.
1 – ускорение обработки документов и операций
ЭДО и автоматическая загрузка документов в 1С
Переход на ЭДО позволит:
- Тратить меньше денег и времени на обмен бумажными документами, если у вас нет физической передачи товаров или оказания услуг. Обмен документами курьером в обе стороны 700-900 рублей. Обмен документами через почту России в обе стороны 400-600 рублей. Подпись документа с помощью ЭЦП – 10 рублей.
- Тратить меньше времени на обработку документа. Обработка (отсканировать, ввести в 1С, архивировать) бумажного документа с 5 позициями номенклатуры занимает порядка 7-10 минут. Обработка документа полученного через ЭДО занимает 1-3 минуты в зависимости от процессов и 1С.
- Тратить меньше времени на поиск документов. При запросе налоговой потребуется гораздо меньше времени на поиск документа в электронном архиве. Поиск бумажного документа может затянуться на час и более, если в архиве беспорядок.
Настройка ЭДО и прямая загрузка документов в 1С увеличит производительность по обработке документов в 3-5 раз.
Внесение документов с использованием OCR
Для ускорения ввода документов можно использовать сервисы, которые преобразуют pdf формат в xml и загружают данные в 1С. Например, этот сервис.
Если использовать бумажный документ + сервис, то обработка документа будет занимать порядка 5 минут.
Производительность ввода документов на практике повышается в ~2 раза.
Скрипты, ускоряющие обработку, создание, удаление и изменение операций
Например, у нас был кейс с несколькими клиентами – долгая и рутинная обработка банковской выписки.
У клиента за месяц проходит 100 000 финансовых операций по банковской выписке. Чтобы их обработать руками потребуется 3 сотрудника, которые весь месяц будут обрабатывать только выписку. Плюс обработка выписки была нестандартная – необходимо значительно изменять параметры финансовой операции в 1С.
Но эти операции легко алгоритмизуются, а значит можно написать скрипт, который будет выполнять эти операции автоматически. Мы написали обработку для 1С (подпрограмма в 1С, которая выполняет заданный алгоритм) за 5 часов и сэкономили 3 FTE (3 человеческих единицы загруженных на полный рабочий день).
Если бы мы были динозаврами, то пришлось бы значительно поднимать стоимость ведения бухгалтерии для клиента (примерно на 200 тыс. рублей/месяц).
Еще один случай автоматизации. У одного из наших клиентов есть Мой Склад (программа для товарного учета) из которого не переносятся счет-фактуры в 1С и для их создания нужен скрипт, который по шаблону будет делать счет-фактуры. За месяц у клиента проходит около 1000 счет-фактур. На создание всех счет-фактур руками бухгалтера уходило около 30 часов. Мы сделали обработку и теперь делаем 1000 счет-фактур за 5 минут.
RPA
Позволяет ускорить выполнение рутинных, однообразных операций, которые приходится выполнять в разных программах.
Например, сотрудник каждый день заходит в клиент-банк, выгружает банковскую выписку, загружает ее в 1С и затем обрабатывает.
С помощью RPA можно автоматизировать этот процесс без написания интеграций между клиент-банком и 1С. Программа RPA будет повторять действия пользователя в интерфейсе программ и выполнять точно такие же действия, как это делает пользователь. Это будет выглядеть так, как-будто кто-то подключился к компьютеру через TeamViewer.
RPA могут использовать крупные компании или ОЦО (общие центры обслуживания) – аутсорсинговые компании для внутренней группы компаний (например, ОЦО Северстали). Т.к. такие программы требуют поддержки, средства на внедрение и разумные сроки окупаемости.
Возможность применения RPA на наших проектах мы рассматривали, но до реализации не дошли, т.к. по теоретическим расчетам не достигли бы положительной экономики в разумные сроки.
2 – ускорение проверки расчетов
Бухгалтер проверяет:
- Автоматические расчеты программы: расчет амортизаций, процентов, себестоимости, прибыли.
- Правильное отражение документов – бухгалтер выборочно проверяет расходные и доходные документы и проверяет, как именно они введены в 1С. Например, чтобы налоговые ставки были корректны (0, 10%, 20% НДС) или доходы и расходы правильно принимались в доходы и расходы по налоговому учету (увеличили арендную плату и депозит по договору – надо отделить сумму депозита и учесть в налоговом учете только повышенную арендную плату).
- Контрольные налоговые соотношения – рассчитывает налоговую нагрузку и сверяет ее с средними отраслевыми показателями, чтобы оценить риски для компании и исключить лишнее внимание госорганов.
Частично автоматизировать эти процессы можно:
- Написать скрипты 1С, которые будут сверять расчеты программы из разных формул – делать перекрестное сравнение показателей. Но в 99,99% случаях 1С корректно произведет расчеты, если данные введены правильно и бухгалтер уверен в их достоверности.
- Написать обработку 1С, которая отслеживает дубли документов – чтобы бухгалтер 2 раза не ввел один и тот же документ или чтобы менеджер не сделал 2 одинаковых реализации. Если в 1С настроена интеграция с ЭДО, то в этих сервисах по умолчанию есть такая функция.
- Обработка 1С для вывода всех документов и операций, которые не учитываются для целей налогообложения – бухгалтер сможет быстро просмотреть список документов, которые могут повлиять на конечную сумму налога.
- Обработка 1С для вывода минимального количества документов, которые дают 80% доходов и расходов по налоговому учету. Пригодится для выборочной проверки документов, которые влияют на сумму налога значительнее всего.
- Next level buhgalteria: алгоритм на основе машинного обучения и скриптов, который определяет корректность налоговой ставки операции (например, что мясо (похожий продукт на мясо) должно быть с 10% НДС, экспорт с 0% ставкой, а покупка одежды с 20% ставкой), корректность включения расходов в налоговую базу (принимать ли к налоговому учету тортики в офис, лизинг по Mercedes AMG или относить зарплату технолога в прямые производственные расходы или общепроизводственные по налоговому учету (влияет на сумму налога в текущем периоде)), либо находить нестандартные операции.
Например, компания хочет расширяться и арендовать склад в 2 раза больше. В следующий месяц вместо 250 тыс. рублей арендной платы компания перечислила 1 млн рублей. Скрипт обнаружил это и сообщает бухгалтеру, что нужно обратить внимание и правильно отразить нестандартную операцию (500 тыс. рублей за аренду принять в расходы по налоговому учету, а 500 тыс. рублей не принимать в расходы по налоговому учету, т.к. это увеличенный депозит).
Как правильно делать автоматизацию
Автоматизацию делают для уменьшения расходов и тогда, когда есть точный алгоритм действий (описанные и регламентированные процессы) для регулярных однообразных операций.
Уменьшить расходы с помощью автоматизации можно прямым и косвенным способом:
- Уменьшение расходов через повышение точности учета (косвенный способ): меньше потенциальных ошибок > меньше потенциальные риски > меньше потенциальные расходы.
- Уменьшение расходов через увеличение производительности (прямой способ) – раньше бухгалтер обрабатывал 1000 документов за месяц, а после автоматизации обрабатывает 3000 документов. Для ведения учета нужно меньше бухгалтеров, значит расходы будут меньше.
Просчитать точный экономический эффект от повышения точности учета –сложно. Потребуется оперировать вероятностями совершения ошибок, которые рассчитываются с большой погрешностью из-за недостатка данных для получения твердых цифр.
Просчитать экономический эффект от увеличения производительности –легче.
Например, в штате есть 2 бухгалтера-первичника, которые за месяц обрабатывают 2000 документов (1000 реализаций и 1000 поступлений). Расходы на них составляют 137 000 рублей в месяц с учетом налогов и страховых взносов (2 сотрудника оформлены по ТК с зарплатой на руки в 50 тыс. рублей).
Компания решает внедрить ЭДО, чтобы 90% документов проходили в электронном формате, а также доработать 1С, чтобы автоматизировать обработку банковской выписки, и автоматизировать загрузку документов из ЭДО.
Методолог продумал схему действий для первичников и рассчитал время на внесение документов с автоматизацией. В итоге после внедрения изменений 2 бухгалтера-первичника смогут обрабатывать за месяц 4000 документов (2000 исходящих и 2000 входящих).
В компании каждый месяц проходит только 2000 документов и значительного роста в ближайшее время не будет. Поэтому держать 2 первичника в штате будет нелогично. С нужным объемом работы справится 1 первичник. Значит можно уменьшить штат и сэкономить 68,5 тыс. рублей в месяц на зарплате, страховых взносах и НДФЛ одного первичника.
Однако нужно учесть расходы на автоматизацию, чтобы оценить окупаемость.
Например, за отправку 900 исходящих документов по ЭДО (7 рублей за документ) ежемесячные расходы возрастут на ~7000 рублей в месяц. Плюс доработки 1С стоят 50 тыс. рублей. Также программист 1С будет подключаться каждый квартал, чтобы поправить косяки или сделать так, чтобы обновления нормально встали. Это еще 10 тыс. рублей в квартал (40 тыс. в год или 3,3 тыс. рублей в месяц).
Итоговая выгода составит около 55 тыс. рублей в месяц. Доработки 1С окупятся за 1 месяц и в целом автоматизация будет выгодной.
Если увеличение производительности составит 20, 30, 40%, то компания не сможет уволить 2-о сотрудника и уменьшить расходы. В итоге у компании возрастут расходы (на ЭДО и поддержку автоматизации), плюс возникнут дополнительные разовые расходы на доработку 1С. Уменьшение расходов через производительность не случится.
Но возможно компания уменьшит потенциальные риски за счет повышения точности учета и инвестиции в будущем окупятся.
В целом получается, что автоматизация штатной бухгалтерии на масштабе 2-3 штатных бухгалтеров – экономически неэффективна, если рассматривать случай увеличения производительности.
Автоматизация выгодна:
- На вырост, если будет рост количества финансовых операций, документов, сотрудников и увеличение штата бухгалтерии.
- Если штат бухгалтерии больше 4 человек – возможно сокращение персонала после повышения производительности.
- Если у вас есть штатный методолог и программист 1С зарплата которых уже в постоянных расходах – не придется дополнительно тратиться на разработку решений и их поддержку.
- Аутсорсинговым компаниям, т.к. бухгалтерская компания сможет вести больше проектов (больше выручка и прибыль) при тех же ресурсах (не нужно нанимать дополнительных бухгалтеров).
Некоторые бухгалтерские компании могут за собственный счет делать доработки 1С (как мы например), предлагая меньшую стоимость услуг, чем расходы на штатную бухгалтерию.
Т.к. сотрудники бухгалтерской компании нагружаются часами (выручка с сотрудника зависит от его полезной нагрузки), то сэкономленные 50 часов на одном проекте можно продать на другой проект (подробнее про внутреннюю кухню ценообразования бухгалтерских компаний можно прочитать в нашей статье). Увеличение производительности будет окупаться всегда.
Также у бухгалтерской компании могут быть штатные методологи и программисты 1С, которые уже получают зарплату и для бухкомпании эти расходы являются постоянными. Если сотрудники не будут заняты на других проектах, то доработки 1С будут «бесплатными».
Статья за 60 секунд
Больше всего времени бухгалтерия тратит на обработку документов, массовые создания/удаления/изменения операций и проверку введенных операций – их и следует автоматизировать.
- Автоматизацию можно делать тогда, когда процессы регламентированы, описаны, протекают регулярно и однообразно.
- Автоматизация имеет экономический смысл тогда, когда будет уменьшение расходов из-за увеличения точности учета (уменьшаются риски) или увеличится производительность бухгалтерии (потребуется меньше людей для ведения учета – экономия на зарплате).
- Автоматизация штатного отдела бухгалтерии без дальнейшего активного роста или уменьшения штата бухгалтерии – не принесет снижения расходов за счет увеличения производительности. Единственный плюс – повышение точности учета.
- При передаче бухгалтерии на аутсорсинг бухгалтерская компания может за свой счет автоматизировать 1С и ведение учета – для бухкомпании это просто выгодно, т.к. бухкмопания сможет вести больше клиентов за счет увеличения производительности бухгалтеров.
Наш Telegram канал про бухгалтерию и налоги для предпринимателей на языке предпринимателей.
Бухгалтерия для тех, кто хочет сфокусироваться на развитии бизнеса и быть в безопасности от штрафов и внимания налоговой.