Расчет юридического лица с физическим лицом, как ничего не нарушить

Оплата труда является существенным аспектом ведения бизнеса, будь то выплаты штатным сотрудникам или сторонним подрядчикам. Как проводить наличную и безналичную оплату с физлицами, действуя при этом в рамках закона — об этом в сегодняшней статье.

Всем привет, мы сервис MadeTask.ru — который уже несколько лет помогает бизнесу выплачивать вознаграждение внештатным исполнителям по всему миру на карту иностранного банка (более 30 стран мира).

Работодатель имеет право самостоятельно выбирать методы и способы расчета заработной платы своих сотрудников в соответствии со статьей 135 Трудового кодекса. Это относится как к оплате почасовой или заработной платы, так и к оплате по выполненной работе или услуге.

В 2022 году контроль за безналичными расчетами юридических и физических лиц стал более строгим со стороны налоговых органов и банков. Неправильные расчеты и неправильно учтенные финансовые операции могут иметь негативные последствия для компании.

Сегодня мы сосредоточимся в основном на расчетах с внештатными исполнителями. Мы рассмотрим возможности оплаты работ физическим лицам, последствия проведения платежей на банковские карты, риски, с которыми сталкивается компания, и способы обезопасить свой бизнес от этих рисков.

У индивидуальных предпринимателей (ИП) и организаций имеется расчетный счет, через который осуществляются выплаты внештатным исполнителям. Вы не можете просто перевести деньги на банковскую карту физического лица или самозанятого без учета определенных правил и требований. Расчеты между физическим лицом и юридическим лицом можно осуществлять как безналичным, так и наличным способом оплаты.

Безналичная оплата.

Нужно узнать реквизиты исполнителя: имя получателя, номер расчетного счета, наименование банка, БИК, корреспондентский счет, код подтверждения банка и его адрес.

Наличная оплата.

Нужно передать денежные средства исполнителю и внести эту операцию в бухгалтерию. Главное — попросить у самозанятого чек, чтобы он не попросил платеж вновь. Расчет юридического лица с физическим лицом наличными не требует наличия договора — это указано в письме ФНС от 20.02.2019 #CL-4-3/2899@

Банки обязаны проводить проверку сомнительных операций по счетам и передавать соответствующую информацию в Росфинмониторинг в соответствии с требованиями закона ФЗ-115, когда платежи удовлетворяют критериям обязательного контроля. Проверка осуществляется не только для счетов физических лиц, но и для счетов организаций (ООО) и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Если вы осуществляете перевод физическому лицу и не уплачиваете налоги и взносы с этой суммы, банк может рассматривать это как подозрительную операцию и заблокировать соответствующие счета. Однако блокировку можно снять, предоставив договор на оказание услуг, особенно если перевод был произведен на счет самозанятого лица.

А вот если вы переводили физлицу деньги на карточку два раза в месяц, устанавливали требования по срокам и режиму работы, то это вообще могут признать трудовыми отношениями со всеми вытекающими.

Об этом мы писали пост в нашем телеграм-канале.

В настоящее время нет ограничений при расчетах между юридическими лицами и физическими лицами, однако массовые переводы денег физикам не рекомендуются. При постоянных переводах суммы свыше 150 000 рублей на каждый счет может возникнуть вопрос со стороны банка. В таком случае могут быть две претензии:

Из-за этих подозрений банк может заблокировать счета компании, которые будут оставаться заблокированными до предоставления необходимых пояснений. Чтобы пояснить ситуацию, требуется предоставить документы и чеки от физлица, подтверждающие реальность проведенных сделок. Такой вариант может быть успешным, особенно если вы устанавливали отношения с работником через договор ГПХ.

ФНС и банки имеют право проверять любую операцию, связанную с вашими счетами, особенно если это расчеты между юридическими лицами и физическими лицами. Они руководствуются определенными правилами банковских проверок, чтобы определить уровень риска для организаций. Поэтому обычный перевод на банковскую карту может не быть безопасным для вашей компании.

Расчеты с физическими лицами со счета ИП возможны, но есть нюансы, которые следует учитывать. Для законного сотрудничества предприниматель должен выполнить следующие шаги:

Однако при простом переводе на банковскую карту существуют определенные риски. Например, налоговая служба может решить, что подрядчик является сотрудником компании, а не внештатным исполнителем, с которым ИП заключил гражданско-правовой договор вместо трудового. Это может быть подозрительным особенно в случае массовых расчетов с физическими лицами. Множество выплат по гражданско-правовым договорам или самозанятости непременно привлечет внимание ФНС.

Перевод денежных средств под отчет сотрудникам является удобным вариантом по сравнению с наличным расчетом, особенно для юридических лиц, которые работают с внештатными исполнителями. Это позволяет избежать необходимости оформления кассовых документов и поездок в банк для снятия наличных средств. Разъяснения по данному вопросу содержатся в письме Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.

Однако, даже при переводе денег под отчет все равно требуется отчетность. Для осуществления перевода на банковскую карту, компании необходимо выпустить приказ. Такие расчеты между организацией и физическим лицом могут осуществляться только в случае оплаты хозяйственных расходов, что должно подтверждаться соответствующими документами в соответствии с пунктом 14 статьи 7 Закона от 07.08.2011 № 115-ФЗ.

Работайте с подрядчиками на основе договора — либо трудового, либо гражданско-правового (ГПХ) . Если вы сотрудничаете с внештатными исполнителями, обращайтесь к физическим лицам и самозанятым только для одноразовых, временных задач. Важно тщательно следить за всей документацией и проверять ее на предмет наличия трудовых отношений.

MadeTask — одна из немногих платформ, которая помогает решить вопросы, связанные с выплатами внештатным исполнителям и самозанятым. Этот сервис обеспечивает работу с подрядчиками по всему миру через единый договор. MadeTask позволяет осуществлять легальные переводы денежных средств физическим лицам и получать необходимую документацию прямо в личном кабинете. Деньги поступают на счет исполнителя всего за несколько секунд.

Как происходит работа в сервисе?

1. Регистрация компании в сервисе и создание ЛК.

2. Пополнение баланса - происходит по выставлению счета в системе на имя компании-заказчика.

3. Регистрация получателей в сервисе - занимает буквально 3-5 минут.

4. Постановка задачи, назначение суммы выплаты, проверка выполнения.

5. А если проверять ничего не нужно, то надо просто кликнуть две кнопки “Принять” и “Оплатить”

6. Исполнитель получает деньги на свой счет, а затем может выводить их удобным способом в любой валюте.

С помощью MadeTask вы можете удобно организовать работу с внештатными сотрудниками и безопасно оплачивать их труд, избегая нарушений закона. Весь процесс работы и связанные документы сохраняются в вашем личном кабинете, и вы можете просматривать их в любое удобное время.