Как начать вести воинский учет и сохранить кадры?
С 1 октября 2023 года штрафы за нарушения в воинском учете повысили, осенний призыв идет полным ходом. К нам обращается всё больше ит-компаний, с главным вопросом: как избежать проверок и штрафов и при этом сохранить кадры? Как и когда максимально безопасно поставить IT - компанию на воинский учёт? Как поддерживать его в актуальном состоянии? Ответы на эти и другие вопросы, вы найдете в нашей новой статье.
Статью подготовила:
Оглавление:
Мы ведем наш телеграмм-канал, в котором мы делимся новостями ИТ-права и нашими статьями.
1. Контекст
С 1 октября 2023 года штрафы за нарушения в сфере воинского учета существенно повысили - до 400 000 - 500 000 рублей, что спровоцировало небывалый интерес руководства и работников IT-компаний к вопросам воинского учета. Основной вопрос, которым задаются работодатели, как избежать проверок и огромных штрафов, и при этом сохранить свой самый ценный ресурс - кадровый.
Ведение воинского учета (ВУ) обязательно для всех юридических лиц. Большинство небольших IT- компаний не вели ВУ вообще, так как штатная численность небольшая, а все работники работают дистанционно. Однако, небольшой штат компании, наличие IT- аккредитации или полная “удаленка” - никаких льгот в вопросах воинского учета не дают.
Военный комиссариат (ВК) может провести проверку соблюдения компанией законодательства о ВУ в любой момент. Проверка проходит за последние три года деятельности. В случае выявления длящегося правонарушения, масштабы штрафа могут по несколько миллионов, так как начисляются они за каждый выявленный эпизод нарушения закона.
В таком случае, у IT-компаний не остается другого выбора, кроме как начать вести воинский учет с “нуля”.
2. Как вести воинский учет и сохранить кадры ?
Чтобы процесс оценки корпоративных рисков в области воинского учета в компании стал управляемым, существует ряд действий, которые можно предпринять работодателю прямо сейчас:
Шаг 1. Провести внутренний аудит персонала компании
Необходимо тщательно проанализировать отношение имеющихся сотрудников к воинской службе:
- по возрасту и образованию;
- наличию документа воинского учета - приписное, военный билет, мобилизационное предписание, справка;
- учету по актуальному месту жительства в ВК;
- другие данные, такие как наличие отсрочек - по здоровью, учебе, семейным причинам и/или перспективы их получения;
- женщины тоже бывают военнообязанными, если имеют военно-учетную специальность (ВУС) в области связи, вычислительной техники, оптических и звукометрических средства измерения и метеорологии, медицины, полиграфии и картографии.
Работодатели обязаны вести воинский учет:
- всех призывников, то есть мужчин призывного возраста, то есть с 18 до 27 лет (30 лет с 01.01.2024) ,
- всех мужчин, пребывающих в запасе, то есть с 27 (30) лет до наступления предельного возраста нахождения в запасе;
- женщин с ВУС;
- других категорий военнообязанных граждан.
Важно! Предельный призывной возраст указан в законе как “по достижении 27 (30) лет”, то есть работник, которому исполнилось 27 (30) лет зачисляют в запас. Для получения военного билета или справки взамен военного билета ему необходимо самостоятельно посетить ВК со своими личными документами.
Предельный возраст пребывания в запасе и мобилизационном резерве зависит от разряда и звания гражданина, составляет от 35 до 60 лет. В июле 2023 года законодатели внесли изменения, в соответствии с которыми он был повышен на 5 лет, но перевод будут осуществлять поэтапно вплоть до 01 января 2028 года.
Шаг 2. Получить IT- аккредитацию и IT-отсрочку
Работники аккредитованной IT-компании имеют право на отсрочку от призыва, если выполняются следующие условия:
- ИТ-специалист призывного возраста имеет гражданство РФ;
- ИТ-специалист получил образование по специальности из списка специальностей, утвержденных Минцифрами;
- сотрудник работает по трудовому договору на основной работе в аккредитованной компании не менее 11 месяцев перед датой начала призыва;
- без предъявления требований к стажу, в течение года после окончания вуза.
Чтобы получить такую отсрочку от призыва, аккредитованная IT-компания должна не позднее чем за 50 календарных дней до начала очередного призыва на военную службу подать списки призывников с правом на IT-отсрочку в Минцифры. Если работодатель лишается аккредитации, то и отсрочка работников аннулируется.
Важно! Отсутствует какая-либо устойчивая практика по применению отсрочки для IT- специалистов, которые в течение последних 11 месяцев уволились из одной аккредитованной IT-компании и перешли в другую аккредитованную компанию. В таком случае работник мог не успеть попасть в списки, поданные работодателем в ВК В таком случае повестка призывнику может прийти уже на адрес нового работодателя. Очевидно, что до получения четких разъяснений от Минобороны увольняться и поступать на новую работу призывнику в айти-сфере в августе и феврале , не стоит.
Шаг 3. Отправить работников из зоны риска на “удаленку”
Если работник работает удаленно, то работодателю неизвестно его фактическое место нахождения, повестку под подпись вручить в таком случае невозможно. Поэтому можете особо ценные кадры, находящиеся в зоне риска перевести на удаленку.
У всех работников IT- компании на “удаленке” необходимо наличие условия о дистанционной работе в трудовом договоре и/или Положение о дистанционной работе компании - так работодатель сможет подтвердить надлежащее исполнение обязанности обеспечить явку военнообязанного в ВК.
Для полноценного ведения электронного кадрового документооборота у работника должна быть электронная подпись, тогда он сможет подписать карточку гражданина, подлежащего воинскому учету в организации. В противном случае придется обмениваться бумажными документами по почте.
Если работник живет за границей более 6 месяцев и не планирует возвращаться в Россию, он может сняться с воинского учета удаленно. Более того, он обязан это сделать: направить в военкомат заявление о снятии с учета можно по почте или через представителя по доверенности. Работодатель не ведет учет таких сотрудников.
Шаг 4. Организовать работу с ИП и самозанятыми
Отсутствие ВУ в организации законно только в том случае, если компания функционирует в форме ИП, в штате нет военнообязанных работников или если сотрудники оказывают компании разовые услуги по гражданско-правовым договорам от имени ИП (или самозанятого). А вот на совместителей необходимо подавать сведения в ВК, так как действующая нормативная база по ВУ не проводит разделения между ними и основными работниками.
Важно! В результате проверки трудовой инспекцией или по иску работника Договор ГПХ может быть признан трудовым, а с самозанятым нельзя заключить договор, если ранее он был штатным работником компании и с момента его увольнения не прошло двух лет.
Следует помнить, что с введением электронного реестра воинского учета (а это может произойти в любой момент) право на регистрацию нового ИП или самозанятого, для не явившегося по повестке гражданина будет ограничено.
Шаг 5. Правильно работать с полученными повестками работников
ВК имеет полное право требовать от работодателя обеспечения явки призывника по повестке или содействия при мобилизации.
Следует знать, что до введения в действие электронного реестра воинского учета (ЭРВУ) надлежащим образом врученная повестка - только та, которую вручили под подпись представителю Компании или призывнику.
Повестка может прийти по почте с уведомлением о вручении, либо представитель военкомата или местной администрации может явиться по юридическому адресу компании лично.
ВК практикуют вызов на личный прием специалиста по ведению воинского учета компании и вручают ему список призывников вместе с оригиналами повесток. На такой прием можно не являться, но риск получения административного штрафа возрастает. Во время мобилизации подобный отказ выполнить требование ВК могут расценить как неоказание содействия ВК.
- Если работнику установлен обычный или гибридный (комбинированный) график при получении работодателем повестки из ВК, вручить ее придется лично.
- Дистанционным работникам достаточно будет отправить повестку по электронной почте или телефонограммой, зафиксировав момент передачи повестки актом в свободной форме.
- В случае получения повестки на работника с оформленной айти-отсрочкой, ему придется явиться в военкомат с документами и подтвердить свое право на отсрочку, предоставив справку с работы, диплом, паспорт, документ ВУ. В таких случаях в ВК, как правило, направляют представителя по доверенности.
Шаг 6. Забронировать сотрудников от мобилизации
Бронировать работников, находящихся в запасе, от мобилизации могут только компании:
- работающие по госконтрактам в оборонно-промышленном комплексе
- участвующие в выполнении заданий на поставку продукции (работ, услуг) для госнужд РФ или субъектов РФ в рамках кооперации;
- обеспечивающие безопасность государства (силовые ведомства) или жизнедеятельность населения (энергетика, транспорт);
- выполняющие задачи, установленные государственными органами власти и органами местного самоуправления.
Для начала процесса бронирования необходимо поставить компанию на ВУ и заполнить все необходимые формы по бронированию (специальный ВУ). Работодатель может обратиться с заявлением об отсрочке на 12 месяцев для конкретного сотрудника в местную призывную комиссию по мобилизации. Обращаться с таким заявлением рекомендуем своевременно, не дожидаясь объявления мобилизации, так как процесс занимает много времени.
Результат
Определив состав работников из зоны “риска” по отношению к воинской обязанности, а также приняв необходимые кадровые и управленческие решения, можно переходить к следующему этапу - постановке компании на первичный воинский учет в ВК по месту ее регистрации.
3. Как поставить IT-компанию на воинский учет с “нуля”?
Для того, чтобы начать вести ВУ “с нуля” необходимо подготовиться, создать и подписать несколько локальных документов. За основу берутся формы, которые являются приложениями к Методическим рекомендациям. Этот документ имеет максимально прикладное значение, так как в нем сосредоточены необходимые образцы документов (приказов, журналов учета и пр.)
Шаг 0. Звонок в военкомат по месту регистрации и выяснение расписания приема работодателей по вопросам первичной постановки на ВУ. Обычно в ВК выделены специальные дни или часы для приема работодателей, порядок приема может отличаться. Документы можно направить почтой, а после введения ЭРВУ - через личный кабинет Госуслуг.
Шаг 1. Назначение приказом лица, ответственного за ВУ по компании. Обычно это работник отдела кадров или директор (обязанность должна быть указана в должностной инструкции или трудовом договоре).
Важно! Документооборот может вести внешний совместитель (аутсорс), закон этого не запрещает. Можно найти исполнителя для разовой работы по созданию исходного документооборота и даже общения с военкоматом, а далее поддерживать документооборот в актуальном состоянии будет штатный работник. Ответственность все равно несет только должностное лицо компании и/или руководитель.
Шаг 2. Утвердить и подписать должностную инструкцию специалиста по ведению воинского учета, в которой закрепляем конкретный перечень функций, которыми наделяется работник.
Шаг 3. Собрать документы ВУ работников и на основании них заполнить Личные карточки гражданина, подлежащего ВУ (форма 10), в которых отражается вся необходимая для ВК информация.
Шаг 4. Заполнить специальную форму на организацию (форма 18).
Шаг 5. Заполнить План работы по ВУ Компании на следующий год. Например, до 31 декабря 2023 года, подаем план работы на 2024 год.
Документы, созданные и подписанные руководителем по шагам 1-5, а также комплект учредительных документов компании направляем в военкомат по месту регистрации компании.
Требования к оформлению документов могут отличаться, поэтому нужно быть готовым к тому, что на приеме сотрудник ВК укажет на имеющиеся в комплекте документов недочеты и попросит их исправить.
Результат
При успешной первичной регистрации в ВК, компании присваивается индивидуальный регистрационный номер (его проставляют в правом верхнем углу формы 18).
4. Как поддерживать ВУ в актуальном состоянии?
После постановки на учет, необходимо будет поддерживать в актуальном состоянии документооборот организации по ВУ. Наиболее полный перечень документов выглядит так:
- Журналы регистрации входящих и исходящих документов по ВУ
- Сведения о принятых и уволенных работниках
- Сведения о произошедших изменениях в военно-учётных данных
- Списки сверок с военными комиссариатами
- Форма №18
- Форма №6
- Форма №11 МУ
- Списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на ВУ
- Списки граждан женского пола, подлежащих постановке на ВУ
- Списки граждан, обязанных состоять, но не состоящих на ВУ
- Документы по бронированию граждан, пребывающих в запасе
Документооборот с работниками
- листки сообщений об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете (при изменении семейного положения, сведения об образовании, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья, листок выдают на руки работнику, а работник обязан подать листок со сведениями в ВК. При подаче выдается корешок с отметкой ВК, который работник возвращает по месту работы).
- журнал учета-выдачи листков сообщений.
Сроки направления сведений в ВК
- План работы по воинскому учёту и бронированию – до 31 декабря предыдущего года.
- Карточка учета организации сдаётся вместе с Планом работы по воинскому учёту каждый год.
- Сверка документов – раз в год (дата устанавливается ВК).
- Сведения о фальсификации документа для ВУ сотрудником – в течение 5 дней в момента обнаружения.
- Сведения в военкомат о сотрудниках, состоящих на воинском учете или не состоящих, но обязанных состоять – в течение 5 дней с момента обнаружения.
- Данные о выявленных гражданах, не состоящих на ВУ – в течение 3-х рабочих дней.
Воинский учет ведут общий и специальный, в зависимости от результатов внутреннего аудита и постановки компании на ВУ, необходимо будет уточнить и порядок взаимодействия с Территориальной комиссией по бронированию граждан. В случае бронирования у компании могут появиться дополнительные обязанности по документообороту, такие как отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма № 6); сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами (руководителями, специалистами, квалифицированными рабочими и служащими) на период мобилизации (форма № 19).
Результат
При своевременном заполнении необходимых форм ВУ и передачи сведений в ВК, компания снижает риски проведения проверки на предмет соблюдения законодательства в сфере воинского учета. При небольшом штате сотрудников объем работы по воинскому учету незначителен.
С учетом геополитической ситуации в мире, по понятным причинам, всё, что касается ВУ для государства выходит сейчас на первый план. Обязанность по поддержанию в актуальном состоянии сведений ВУ трудоспособного населения частично возложены именно на работодателей, а с введением электронного реестра воинского учета, всем компаниям придется выйти из “тени”.
Исходя из имеющихся рисков в виде проверок и очень “чувствительных” для бюджета компании штрафов, вести воинский учет необходимо.
У IT-компаний при этом есть гарантированные государством возможности сохранить свой персонал на периоды призыва и мобилизации.
Если ваша IT-компания еще не получила государственную аккредитацию или у вас есть другие вопросы по IT праву - обращайтесь по телефону: +7 (969) 704-24-56 Герман.
Подписывайтесь на наш канал. Мы отслеживаем новости права для ИТ-компаний, а также пишем большие разборы.