Пересчитал смету - послан на х**

Управлять проектами - увлекательное занятие... вот ты получаешь новый проект от отдела продаж, вот ты витаешь в облаках относительно качества документации и оценки объёма и стоимости работ, вот ты фонтанируешь идеями и гипотезами... а через неделю погружения катишься кубарем в яму под названием "свалка идеальных проектов".

Маленькие истории о больном...

Чего ждут от менеджера проектов в обычной студии по разработке веб-проектов? Нормальной коммуникации с заказчиками, понимания всех этих скрум, эджайл, бэклог, рисков и проактивности... всем нахер не сдался проектный, который сам генерирует проблемы и задачи для руководства.

Серьезно, нахер ты нужен, если перекидываешь проблемы обратно на руководство? Не нужон, как говорят в провинции.

Наш проектный менеджер, допустим его зовут Василий, получает удовольствие, когда работа ладится и огорчается, когда работа не клеится. Но Вася ещё молод и не понимает, что в работе эмоции не нужны... Вася ещё привык к "энтузиазму", "командному духу" и "дружному коллективу". Вася в мечтах об идеальных процессах, но мир устроен иначе.

Вася, получив интересный проект от менеджера по продажам, погружается в тех задание, направление бизнеса клиента, строит воздушные замки о крутизне реализуемого проекта и то, как он мастерски будет всем этим управлять и как доведёт проект до релиза, сдаст работы и услышит искренние слова благодарности и восторга от команды заказчика.

Вася молод, полон сил и желания сделать мир чуточку лучше, но скоро Вася пойдёт в пешее путешествие, дорога в которое будет вымощена желтыми кирпичами его же коллегами.

Изо дня в день Вася вкладывается всем сердцем и душой в уточнение технического задания. Вася понимает, насколько важно подходить к разработке тех задания внимательно и точно выверять формулировки. Понимает, что от этого зависит результат работы всей команды, удовлетворенность заказчика, премии и бонусы команде, KPI и всё, что с этим связано.

Вася наивен. Вася не участвовал в предпродажной подготовке проекта. Вася не общался с заказчиком до получения и подписания проекта. Васе не передали все договоренности с заказчиком. Васе... Васе передали только смету и презентацию в Power Point от заказчика, где тот максимально детально-абстрактно описал пожелания, требования, идеи, мечты.

И вот Вася, раз за разом, натыкается на нестыковки тех задания со сметой... раз за разом Вася выписывает то, что в смете и то, что в тех задании. Методично уточняя каждый из пунктов, чтобы потом уточнить у коллег (где деньги, Зин?), куда ему это заложить и кто будет оплачивать банкет... Вася прав, где-то в глубине своих бесконечных лабиринтов разума, что поступает правильно и честно. Честно по отношению к команде и компании... честно по отношению к заказчику.

Вася, Вася, ты ещё не знаешь, что всем глубоко по...

Вася собрал нестыковки. Вася оценил нестыковки. Вася аргументировал нестыковки. Вася доволен.

Держа в руках Google-документ с нестыковками Вася идёт к тем, кто проект продавал. Вася уверен, что коллеги смогут ему внятно объяснить, что происходит и почему смету сделали вот так, а не иначе. Вася уверен, что рядом с ним профессионалы и он может доверять им. Вася всё ещё наивен.

Разговор коллег с Васей краток - кто д'Артаньян и кто второй герой все догадаются без подробностей. Мы - продали, ты - делаешь. Но... Как... Же... Да, никак.

Вася ещё прозреет, что в компаниях перекидывать проблемы на уровень ниже - стандартная практика. Вася ещё прозреет, что у каждого свои интересы и что не всегда "команда" в вакансии будет командой в работе. Васе предстоит совершить ещё много дивных открытий.

Наш герой всё ещё верит, что произошла какая-то ошибка и заказчик услышит его - его аргументы, его доводы и согласится скорректировать смету (ещё не подписанную) с учетом обнаруженных неучтенных разделов, блоков, требований.

Желтые плиточки новой дороги с указателем "Туда" медленно складываются одна за другой перед ногами Василия. Вася назначает встречу с представителями заказчика полный уверенности, что всё будет хорошо и он будет услышан.

Встреча. Google Meet. Без камер.

- В смысле, б**, вы не учли эти моменты в смете?

- Ну... эээ... мы же именно для этого сейчас и прорабатываем уточненное техническое задание... чтобы...

- То есть ваши коллеги, когда продавали нам проект не включили ряд работ, выиграли и теперь вы нам довыставляете?

- Ну... эээ... смета представляет собой только грубую оценку объёма работ и... может... эээ... дополняться, уточняться...

- Идите на*** с таким подходом. Если будете довыставлять, тогда мы повторно проведём отбор исполнителей.

Вася огорчён. Васе поставили, если не мат, то шах...

Давай проведём краткий анализ этой ситуации и подумаем вместе, где и как можно было бы избежать этих проблем и недопустить коллизии на раннем этапе взаимодействия с заказчиком по новому проекту.

Во-первых, Вася не участвовал в предпродажной подготовке проекта.

Во-вторых, Вася получил клиента с подписанным договором, приложением на услуги "Уточнение технического задания + прототипирование" без каких-либо других подписанных и утвержденных (юридически) материалов. Смета осталась где-то в тени. Её сделали, на неё посмотрели, но не подписали. Несмотря на это заказчик привязался к ней.

В-третьих, менеджеры по продажам самоустранились после продажи и пожимали плечами на вопросы Василия. Они свою работу выполнили, а остальное, Вася, твои проблемы.

Мог ли Василий отказаться от проекта в таком виде? Нет.

Мог ли Василий упереться и выставить счета заказчику на разницу по объёму неучтенных работ из сметы и уточненного технического задания? Теоретически - мог, практически - нет. В случае перерасчета и отправки счета - повторное проведение процедуры выбора подрядчика. Потеря клиента.

Василий в безвыходной ситуации? Не совсем.

Ситуация неприятная, но выход есть - учёт объёма работ в последующих итерациях (спринтах, оценках). Тонким слоем размазанных часов по всем работам, но и такое решение без грамотного подхода снова вызовет вопросы у заказчика, который всё ещё ориентируется на исходную смету, которую ему показали, но которую он не хочет подписывать.

Приведённое выше решение - решение на уровне Васи. Проблема в компании системная и требует вовлечения руководства... заинтересованного в решении руководства, а не менеджеров по продажам или аккаунтов, работающих на KPI и кладущих болт на последующие этапы.

Как снизить % ошибки при оценке проекта и составлении сметы? Чек-лист? Выделенный человек? Подключение проектного менеджера, которому достанется проект? Закладывать неделю+ на подготовку КП?

Вопрос: как снизить % ошибки при расчете объёмов и стоимости работ по проекту, учитывая при этом интересы менеджеров по продажам и production-команды?

Интересы менеджеров по продажам:

• Быстро подготовить коммерческое предложение;
• Быстро подготовить смету;
• Относительно точная оценка по объёму работ и срокам;

Интересы production-команды:

• Точная оценка объёмов и стоимости работ по проекту;
• Передача клиента без потери контекста коммуникации (договоренностей, согласований, условностей, нюансов);
• Проработанное техническое задание (опционально);

Варианты:

№1. Чек-лист / калькулятор

Хороший вариант, но не решит проблем, когда речь заходит о сложных проектах. Можно, с трудом, натянуть сову на глобус, но мы хотим универсального решения для Василия и компании.

№2. Выделенный человек

Звучит интересно, но... сроки. У одного проектного детализация по техническому заданию может занимать неделю+ и это при full-time загрузке и вовлеченности. Два проекта на "выделенного человека" удвоят сроки и ухудшат результат по оценке. Будет ли худший результат по оценке лучше оценки от продажников? Будет. Стоит ли это того? Вопрос.

№3. Проектный менеджер

Звучит интересно, но... сроки. Всё так же упираемся в сроки по подготовке оценки. Закроем глаза на сроки. Будет ли качество оценки выше? Будет. Однозначно. Увеличит ли это сроки закрытия сделок? Увеличит. На сколько? It depends.

№4. Функциональные шаблоны

Звучит интересно, но... Авторизация через социальные сети? 1 час прототип, 2 часа дизайн, 1 час вёрстки, 1 час разработки, 1 час QA. Модуль иерархических комментариев под статьей? 1 час прототип, 3 часа дизайн, 2 часа вёрстки, 4 часа разработки. Но... минусы есть. Библиотека функциональных шаблонов должна быть большой... огромной. Гигантской.

№5. Проектные шаблоны

Звучит интересно, но... Декомпозиция на модули - оценка модулей. Нет в модуле чего-то? Отправляем к тим-лиду или проектному менеджеру за ответом. Минусы? Библиотека проектных шаблонов должна быть обширной... и кто-то её должен составить.

№6. ИИ-оценщик

Звучит интригующе интересно... быстро, удобно и Бог знает на сколько точно. Сценарий работы: вкидываешь имеющуюся документацию и пожелания, а на выходе декомпозиция на модули, разделы, страницы, блоки, сценарии и функциональные требования. Расчет сроков и объёмов по составу команды и грейдам (Junior, Middle, Senior) её участников.

Какие ещё варианты можно предложить Василию и его руководству?

Не будь плохим менеджером проекта - будь хорошим менеджером проекта. Не делай неправильно - делай правильно. Не делай заказчика несчастным - делай заказчика счастливым.

Больше очевидных истин в... в блоге на vc.ru, а не в телеграм канале. Подписывайся, жми, комментируй.