«Agile-бухгалтерия? Вы там совсем ку-ку?»

Как устроена жизнь бухгалтерии в Agile-команде и чем это отличается от «нормальных организаций».

За последнее время много раз рассказывал разным людям про эджайл-подход в проектах, скрам-команды, самоуправление, и как это всё устроено у нас в «Банде умников». Мы делаем продукты, связанные с развитием детей: обучающие настолки, тетради с заданиями, контент для электронных площадок, приложения и даже маркетинговые контент-стратегии.

Мы шутим, что наша работа — делать то, чего мы раньше никогда не делали. Поэтому горизонтальная структура «без начальников» и Agile-подход для нас это не какая-то модная фича, а органичный способ работы.

Недавно мой друг, тоже предприниматель, задал классный вопрос (смерив меня победоносным взглядом).

На самом деле я очень хорошо понимаю, почему он так подумал. На момент старта «Банды умников» у меня уже был опыт работы больше 12 лет в известных крупных компаниях. И это дало очень хорошее понимание, чего точно не хочется видеть у нас.

Позвал друга в офис, чтобы просто показать, как это у нас. Очень интересно было через впечатления «третьей стороны» поймать моменты, которые тут удивляют сторонних людей.

Сразу бросается в глаза, что наша бухгалтерия занимает часть нашего просторного опенспейса. Но не «как на вокзале», а, скорее, как в библиотеке — всё шумное происходит в переговорках и на кухне.

В других компаниях бухгалтерию часто отсаживают в отдельный кабинет «со своим чайником», и даже психологически для остальных сотрудников это какие-то особые люди со своими правилами, государство в государстве.

В нашем случае бухгалтерия очень плотно вплетена в большую команду. Она работает в том же Slack, ведёт проекты теми же спринтами, участвует в больших координационных собраниях, пьёт кофе на общей кухне и играет в кикер со всеми.

В целом нам важно, чтобы каждый сотрудник понимал, ради чего мы в целом работаем. К примеру, поэтому все сотрудники бухгалтерии не раз участвовали в выставках или игротеках и возвращались с кучей позитивных эмоций. Ведь получаешь опыт общения с благодарными клиентами, видишь лица детей, которые играют в наши продукты — после этого намного лучше понимаешь, для чего мы работаем!

И дело не только в эмоциях — бухгалтерия понимает и сопровождает все наши проекты с самого начала, а не только получает «закрывающие документы» в конце.

Кстати, это работает и в обратную сторону. Если бухгалтерия зашивается в сложном проекте или закрытии года, то в нашем случае абсолютно нормально попросить помощь всей команды в каких-то простых операциях. В этом одна из фишек Agile-подхода — гибко переключать ресурс команды туда, куда нужно.

В традиционной компании «родная» функция бухгалтерии — подготовка отчётности для государственных органов. А проверяют они отчётность, прежде всего, чтобы правильно платились налоги.

Именно поэтому бухгалтерия любой ценой хочет получить все счета, договоры и накладные, а «закрытие налогового периода» — сакральный период, когда к ним сунется только безумец. В нашем случае роль бухгалтерии намного интереснее.

Не все документы и отчёты, которые создаются для бухгалтерской отчётности, подходят для принятия управленческих решений. И речь не о каких-то подтасовках, речь о цели и правилах учёта.

К примеру, государству важно знать ваши продажи, но ему неважно, сколько кофе вы продаёте навынос, а сколько прямо в заведении. Но без этих данных вы не сможете хорошо организовать бизнес. У вас может не хватать крышечек для стаканов, стульев или мощности кофе-машины, вы не знаете, что лучше написать на рекламном плакате. А может, вам пора снять помещение побольше? Или, наоборот, торговать из фургончика?

Таких данных, которые важны для бизнеса, но не важны для бухучёта, очень много. Это управленческий учёт, и им часто занимается экономический отдел. То есть те же самые данные вносят в другую учётную систему, но уже по другим правилам.

Может, вас интересует продажа пончиков по времени суток, чтобы обеспечить их свежесть. Или соотношение зарплаты к выручке в разные дни недели, чтобы на смене было нужное количество людей.

К чему это всё. В нашем случае нет двойного внесения данных. Бухгалтерский и управленческий учёт реализуются одними теми же людьми, как параллельные потоки.

Получается, что бухгалтер работает не только на «налоговую», как в классической схеме, но и помогает использовать информацию внутри команды.То есть он должен понимать одновременно и правильность документального оформления, и бизнес-смысл происходящего.

Например, мы хотим использовать 500 игр, чтобы подарить их HR-ам, которые могут заказать у нас подарки детям сотрудников. Для обычного бухгалтера это «списать 500 игр», для нашего это автоматически дополнительная задача «оценить рентабельность рассылки игр, чтобы решить, делать так дальше или нет».

Наверняка слышали когда-нибудь «наша бухгалтерия это не пропустит…» Это когда бухгалтерия видит своей миссией, прежде всего, запрещать и контролировать. К примеру, под угрозой срыва оказывается многомиллионная сделка, потому что бухгалтер опасается штрафа в 1500 рублей за какую-то неточность в оформлении.

Бухгалтеру в «классической» схеме всё равно, что там пытается сделать маркетолог или коммерсант, и зачем это нужно компании. Экстренно купить микрофон-петличку, чтобы снять интервью на выставке прямо сегодня? Продать старую мебель на авито, а на вырученные деньги купить в офис кикер?

В нашем случае бухгалтер — это консультант в процессе. Он выясняет, что и зачем хотят сделать ребята, а потом вместе с ними ищет, как это сделать лучше всего. Чтобы и денег больше заработать, и оформление проще, и формальные требования соблюсти.

Именно для этого бухгалтерия участвует в SCRUM-процессе вместе с остальными командами, и знает, что и кто планирует делать, в какие вопросы нужно включиться.

Вопросы могут быть самые разные, и о них не всегда могут подумать не-бухгалтеры. Нам выгоднее провести покупку этого оборудования в этот налоговый период или следующий? Должны ли быть сертификаты соответствия на книги для детей, которые вручаются в подарок? Если нужны — как их получить дешевле? А какие санкции, если их нет?

Иногда возникают вопросы комплексные, где наша бухгалтерия привлекает других наших специалистов и внешних консультантов. Например, как выгоднее выстроить схему, чтобы наши тетради появились на прилавках в другой стране? Экспорт? Производство под заказ на месте? Продажа лицензии локальным партнёрам?

И тут уже команда коммерции, производства, бухгалтерии, плюс внешние консультанты по экспорту рассматривают вопрос со всех сторон.

«Классические» бухгалтеры часто жалуются, что остальные подразделения не умеют работать с деньгами и документами, и потом приходится долго всё распутывать, исправлять и сводить. В свою очередь, эти самые подразделения не спешат задавать свои вопросы, потому что в ответ получают усталый вздох, объяснения «что-то на бухгалтерском» и обвинения в некомпетентности.

Возникает вопрос — как заставить эти две стороны не собачиться, а работать в команде?

Во-первых, много внимания мы уделяем прозрачности процессов между отделами. Невозможно «отладить процессы раз и навсегда» — их нужно периодически перетряхивать. И лучше всего это могут сделать люди, которые в этих процессах работают.

Бухгалтерия, логисты, коммерция собираются вместе и оценивают, насколько на практике оказалось удобным новое ПО, какие данные приходится вносить по два раза и это может делаться автоматически, какие частые проблемы в документах у поставщиков.

Из забавных примеров — выяснили, что у нас куча времени уходит на истребование подписанных экземпляров документов. В итоге придумали вот такую смешную бумажку, и наши экземпляры документов стали теряться в три раза реже.

Во-вторых, «встроенное» внутреннее обучение. На общем собрании раз в две недели мы смотрим наши ключевые финансовые показатели, чтобы наглядно, «на цифрах» было понятно, что делать дальше, и обсуждаем, откуда эти цифры берутся и что означают.

В повседневной работе мы постоянно проводим маленькие и большие обучения. Маленькие — вроде «мы изменили процесс занесения контрагента», такая тема будет важна для нескольких человек. Большие — вроде «что нужно знать об НДС, заключая любой договор поставки».

А каждый новый сотрудник проходит мини-обучение про расчёт зарплаты и отпускных, чтобы ему было абсолютно понятно, откуда там берутся цифры. Естественно, это выводит финансовую дисциплину и осознанность всей команды на другой уровень.

Вот так у нас получилась абсолютно уникальная дружественная бухгалтерия!