{"id":14291,"url":"\/distributions\/14291\/click?bit=1&hash=257d5375fbb462be671b713a7a4184bd5d4f9c6ce46e0d204104db0e88eadadd","title":"\u0420\u0435\u043a\u043b\u0430\u043c\u0430 \u043d\u0430 Ozon \u0434\u043b\u044f \u0442\u0435\u0445, \u043a\u0442\u043e \u043d\u0438\u0447\u0435\u0433\u043e \u0442\u0430\u043c \u043d\u0435 \u043f\u0440\u043e\u0434\u0430\u0451\u0442","buttonText":"","imageUuid":""}

Как мы автоматизировали управление охраной труда и открыли новое направление бизнеса

Занимались разработкой медицинской информационной системы и нашли новую точку развития. Создали систему для специалистов охраны труда, перевели все рабочие процессы с бумаги в цифру, чтобы собрать все данные в одном месте и оптимизировать рабочий процесс.

Привет, я Иван Григорьев, управляющий партнер LARD. Мы автоматизируем процессы и создаем цифровые продукты для бизнеса, чтобы повысить его операционную эффективность, увеличить прибыль и создать конкурентное преимущество. Ярким тому подтверждением является разработка медицинской информационной системы, которая помогает проводить профосмотры, для сети медцентров. Об одной части системы я рассказывал в статье «Нашли новое УТП для сети медцентров: личный кабинет помогает компаниям избежать штрафов за профосмотры».

управляющий партнер LARD

В процессе работы над медицинской информационной системой мы изучали боли клиентов медцентра, в основном это специалисты по охране труда (ОТ). В ходе общения они озвучивали и другие проблемы, не связанные с профосмотрами. Тогда мы поняли, что автоматизация охраны труда — перспективное направление для развития, и вместе с компанией «Охрана труда» — партнером по этому проекту — задумались над созданием инструмента, который оптимизирует работу специалистов ОТ.

В создании нового инструмента компания выступила нашим заказчиком, а за время работы мы стали для них стратегическим партнером. В статье рассказываю о том, как совместно мы создали автоматизированную систему управления охраной труда с обширным функционалом, отвечающую современным требованиям законодательства Российской Федерации.

Почему специалисты охраны труда нуждались в автоматизации работы

Работа специалистов ОТ обычно связана с кипой различных бумаг и журналов, где сотрудники предприятия должны расписаться за прохождение инструктажа или обучения, за получение средства индивидуальной защиты (СИЗ) или направления на медосмотр. А в случае проверки контролирующего органа на предприятии начинается паника и суета: необходимо найти нужные документы и проверить, все ли сотрудники расписались, у всех ли есть СИЗ и не просрочены ли они, сколько осталось на складе и тому подобное.

Наш заказчик напрямую общается с большим количеством специалистов охраны труда. На основе полученной от них обратной связи мы выявили потребность в решении трех вопросов:

  • Комплексно цифровизировать ведение охраны труда. Перевод рабочих процессов с бумаги в цифру поможет упростить работу. Например, можно будет поднять нужные документы в несколько кликов и посмотреть, кому какие СИЗ выдавались, кто и когда проходил инструктаж или медосмотр.

  • Автоматизировать контроль сроков регламентных мероприятий. Ответственный за охрану труда в компании должен контролировать сроки прохождения профосмотра. Если сотрудник уже работает, но срок действия заключения по результатам медосмотра истек и новый осмотр не пройден, есть риск получить штраф. Автоматизация позволит этого избежать.

  • Структурировать и систематизировать работу специалистов по охране труда. Создать программный продукт, в котором будут собраны все нужные инструменты и информация по работе в режиме одного окна.

Для решения задачи мы привлекли фокус-группу специалистов из сферы охраны труда. Участники делились с нами знаниями и помогали погрузиться в предметную область. Вместе мы описывали бизнес-процессы, которые потом перекладывали в пользовательские сценарии программного обеспечения.

Как наша система оптимизирует работу специалистов ОТ

Ориентируясь на потребности фокус-группы, мы создали ОТОР — программное обеспечение с личным кабинетом и необходимой функциональностью для автоматизации охраны труда.

Так в ОТОР выглядит личный кабинет. Слева — разделы системы, по центру — рабочая область

Рассказываю, как система облегчает работу специалистов.

Напоминает о событиях. Система следит за периодичностью проведения мероприятий (медосмотров, обучений, инструктажей) и присылает напоминания. За это отвечает блок «Календарь», в котором есть все события в соответствующих датах.

Следит за наличием и выдачей СИЗ. Блок «СИЗ» представляет собой подобие склада с возможностью контролировать закупку, выдачу, списания и остатки СИЗ.

Содержит актуальную информацию по кадровому составу организации. В блоке «Сотрудники» содержится список всех сотрудников предприятия, благодаря которому можно быстро узнать данные о них. Блок «Рабочие места» содержит информацию о каждом рабочем месте: результаты спецоценки условий труда, вредные и опасные факторы труда, а также нормы выдачи СИЗ.

Мы разработали модуль интеграции системы ОТОР с «1С: Зарплата и управление персоналом», с помощью которого можно автоматически обмениваться данными о кадровом составе. А для интеграции ОТОР с различными конфигурациями 1С для ведения складского учета разработали API. Это позволяет быстро загружать в систему данные о наличии СИЗ на предприятии.

Помогает вести учет прохождения сотрудниками обучений, инструктажей и медосмотров. В блоках «Обучение», «Инструктажи» и «Медосмотры» можно отслеживать периодичность прохождения соответствующих мероприятий, составлять списки сотрудников и выдавать направления для прохождения. Затем результаты сохраняются в системе.

Помогает вести учет происшествий на предприятии. В блоке «Происшествия» ведется работа с несчастными случаями и микротравмами на предприятии. В разделах «Микротравмы» и «Несчастные случаи» можно быстро заполнить данные о произошедшем инциденте и сформировать документы для учета.

Карточки микротравмы и несчастного случая содержат множество вкладок для правильного оформления

Хранит нормативную базу документов по ОТ в одном месте. Все законодательные документы, регламентирующие деятельность работников по охране труда, собраны в блоке «Нормативная база». Специалистам не нужно тратить время на поиск необходимой информации в бумагах и книгах, а затем анализировать, например, какие СИЗ выдать после спецоценки ОТ на рабочем месте, — всё быстро можно найти в нормативной базе.

Помогает получать вычеты в ФСС. Эта уникальная возможность реализована в блоке «Бюджет», где рассчитывается бюджет на мероприятия по ОТ в организации. На основании планов финансового обеспечения мероприятий в несколько кликов можно сформировать заявления на возмещение средств и отправить их в ФСС.

Система сокращает объем бумажной работы, экономит время специалистов и снижает риск получения штрафов за не проведенные вовремя мероприятия. В ней есть функции помощи пользователю в виде подсказок, напоминаний и рекомендаций.

Как тестировали, внедряли и дорабатывали систему ОТОР

Разработанную систему мы предложили протестировать той же фокус-группе из приглашенных специалистов охраны труда. Фокус-группа отреагировала позитивно. Но когда мы стали выходить на рынок и предлагать продукт реальным компаниям, случилось то, чего никак не ожидали после тщательной проверки и положительных отзывов. Несмотря на консервативность и дисциплинированность сферы охраны труда, оказалось, что на самом деле в ней царит хаос! Законодательное регулирование в большинстве случаев носит рекомендательный характер, поэтому на предприятиях ведение ОТ каждый видит по-своему и документацию все ведут по-разному: используются разные форматы отчетов и других документов.

Мы столкнулись с проблемой, связанной с кастомизацией продукта: систему пришлось дорабатывать. Одно из нововведений — блок «Отчетность», в котором специалист может гибко настроить и выгрузить отчет для себя или руководителя в той форме, к которой привыкли в организации.

При тестировании гипотез и сборе обратной связи мы были в составе команды заказчика. Со стороны заказчика командой руководил Дмитрий Шорин — без него не проходило ни одно совещание и исследование пользователей, рынка и конкурентов. Обратную связь мы собирали только при личном общении, чтобы разобрать нюансы, провести индивидуальную демонстрацию и онбординг.

Собранную информацию анализировали и формировали гипотезы о том, что нужно доработать для всех, а что — в индивидуальном порядке. Например, если из 20 пользователей только один попросил добавить определенный функционал — это индивидуальная разработка. А если на нескольких встречах люди говорили об одном из раза в раз, задача ставилась в работу с высоким приоритетом.

Дмитрий Шорин
руководит продуктовой командой «Охраны труда»

Коллеги из LARD очень трепетно и с пониманием подходили ко всем нашим «закидонам» по исследованиям и проверкам гипотез. Когда мы в сотый раз пришли с запросом «а давайте сделаем еще один A/B-тест или запилим метрики и новый интерфейс», их разработчики с пониманием продуктовой деятельности вносили необходимые изменения и выступали с инициативами и предложениями. Благодарю их за такой подход!

Мы под ключ зарегистрировали ОТОР в реестре российского ПО. Прошли весь путь — от подготовки документации до самой регистрации. Для этого собрали всю необходимую проектную документацию и заполнили заявку в Минцифры, а также отправили образ системы на проверку. К данному вопросу мы отнеслись очень педантично, ведь если в заявке указать неверные сведения, то ее отправят на доработку, а это снова потраченное время. Весь процесс регистрации ОТОР в реестре российского ПО занял у нас полгода.

ОТОР полностью отвечает требованиям Федерального закона о персональных данных №152-ФЗ

Второе место во всероссийском конкурсе и другие итоги за два года работы системы

На данный момент систему для автоматизации охраны труда приобрели 70 клиентов B2B-сегмента. По результатам работы фокус-группы было установлено, что система ОТОР оптимизирует работу специалистов ОТ на 20–40% в зависимости от налаженности процессов ОТ на предприятии.

Система ОТОР заняла второе место во Всероссийском конкурсе «Лучшие цифровые решения по охране труда».

В партнерстве с компанией «Охрана труда» мы развиваем экспертизу и открываем новые направления бизнеса.

О других интересных проектах, связанных с автоматизацией процессов в различных сферах бизнеса, я рассказываю у себя в телеграм-канале. Делитесь в комментариях, как организована охрана труда на вашем предприятии, используются ли автоматизированные сервисы?

0
23 комментария
Написать комментарий...
Daria Teliatnikova

все хорошо, но как объяснить руководству, что ваша автоматизация упростит работу, зачем им тратить деньги на все это? если большая компания, еще можно понять экономию, а средняя уже не будет заморачиваться, дорого

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Сфера охраны труда на столько консервативная, что чаще всего эта задача спускается сверху вниз. Приглашу сюда представителя нашего Заказчика, чтобы он дал комментарии

Ответить
Развернуть ветку
Наталья Михайлюк

хороший кейс, копнули еще глубже, нашли новую сферу

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Спасибо!)

Ответить
Развернуть ветку
Наталия А

охрана труда странный предмет вроде и есть а вроде ее нет🗿

только при проверке на предприятии всегда стресс, все начинают бегать, искать доки, где там Василий Иванович не расписался и почему он получил травму

Ответить
Развернуть ветку
Дарья Волкова

В малых организациях охрана труда - дело последнее, закрывают только базовые моменты вроде спецоценки :/

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Сервис, который мы разрабатывали, нацелен на то, чтобы сократить порог входа в область охраны труда. Чтобы на каждом предприятии любой ответственный сотрудник без глубоких компетенций справился с этой задачей)

Ответить
Развернуть ветку
Дарья Волкова

читаю вас тут, у вас всегда интересные разработки, хорошо, если в будущем они глобально повлияют на сферы, в которых работают заказчики. выглядят обнадеживающе во всяком случае))

Ответить
Развернуть ветку
Евтушенко

Так, а вот такое не рассказали: есть ли какие-то ограничения по количеству сотрудников и рабочих мест в системе? или прям анлим (слабо верится)

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Мы занимаемся непосредственно разработкой, поэтому в стоимостную модель дистрибуции не погружаемся. Но тарифы, конечно есть) Вот тарифы с сайта Заказчика

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Хабаров

Думаю что все сферы деятельности компании необходимо комплексно цифровизировать, автоматизировать контроль всех сроков исполнения документов на предприятии, да и вообще структурировать и систематизировать работу всех сотрудников. Это очень положительно скажется на сроках исполнения работы и бардака будет меньше. Да и самому контролировать процесс будет проще.

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Согласен полностью

Ответить
Развернуть ветку
Ekaterina Maslova

Простите за дилетантский вопрос. А инструктаж на рабочем мест должен проводить непосредственно руководитель работ или специалист по охране труда?

Ответить
Развернуть ветку
Евгений Ситников

В зависимости от того, какая численность работников в организации

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Назначение ответственного за проведение инструктажа и обучение сотрудников в области охраны труда регламентируется законодательством. Так согласно требованиям российского законодательства, инструктаж на рабочем месте должен проводить непосредственно работодатель или лица, его замещающие, руководители структурных подразделений, отделов и т.д., а также лица, непосредственно организующие труд работников.

Таким образом, эти лица могут быть как руководителями подразделений или производственных участков, так и специалистами по охране труда.

Ответить
Развернуть ветку
Валерия Цабинова

какая все-таки самая большая потребность у специалистов по охране труда? боль при проверках?

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Любой специалист по охране труда боится ответственности, особенно уголовной. Это включает в себя боязнь получения штрафов, административных наказаний за нарушение норм и правил в области безопасности труда. Основной страх специалиста по охране труда заключается в том, чтобы предотвратить любые возможные несчастные случаи, травмы или профессиональные заболевания среди работников, проконтролировать сроки всех регламентных мероприятий.

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия

Были проблемы с внедрением, кроме доработок, и как вы приучали сотрудников клиентов пользоваться системой? Трудно переучить матерого специалиста с 50летним опытом, привыкшего требовать подписи в журналах же в цифру

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Напишу от лица нашего Заказчика: Приучали консерваторов иногда с болью, но пониманием, и здесь важна четкая позиция руководства Заказчика. Если к ген. директору приходит такой консерватор рук. ОТ и говорит, что не будет пользоваться программой, т.к. ничего не понимает и проще на бумаге, то тут только директору решать, как поступать. С нашей стороны на помощь шли вебинары, инструкции в текстовом и видео форматах. Для крупных компаний проводили обучения.

Ответить
Развернуть ветку
Mary good morning

Вроде все правильно сделали, но был и риск не взлететь… :/

Ответить
Развернуть ветку
Серега Якимов

Новое направление бизнеса? Вы о чем?

Я впервые такую систему видел в году 2008..

Ответить
Развернуть ветку
Иван Григорьев
Автор

Не путайте новую сферу с новым направлением бизнеса Заказчика

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Пичугин

Возникли пару вопросов: 1. Имеется ли ТБ составляющая в данной системе? 2. Как обстоят дела с конкурентами, есть ли какое-то разделение по отраслям, готовые решения или это индивидуальная история ?

Ответить
Развернуть ветку
20 комментариев
Раскрывать всегда