Что делать, если клиент не платит?

Немного о нас: мы — не самая раскрученная веб-студия в городе-миллионнике, но при этом стараемся держать имя и выполнять все работы качественно и в срок, хорошие специалисты, дисциплина и отлаженные внутренние процессы помогают нам держать марку. Нашим клиентам бояться нечего, но и в этой обстановке часто возникают проблемы с оплатами. Вызваны эти проблемы разными факторами: нашли дешевле, нет понимания в том, что мы делаем, передумали, решили сделать-по-другому, куча других расходов.

Периодическое возникновение неприятных ситуаций, связанных с просрочками по платежам иногда приводит к большим кассовым разрывам, особенно при работе с регионами. Это и натолкнуло меня на мысль написать эту статью, возможно, она кому-нибудь поможет.

В первую очередь — не ленитесь составлять подробные договора с чёткими условиями работы, взаимодействия и этапов оплат (учитывая пени и просрочки). Хорошо составленный договор рано или поздно поможет вам избежать множества неприятных ситуаций. Не ленитесь писать приложения к договорам, будь то подробное техническое задание на 200 листов и ли План график взаиморасчётов на одной страничке. Обязательно добивайтесь от клиентов подписания актов выполненных работ. Весь документооборот направлен на то, что бы развить деловую дисциплину в отношениях между заказчиком и исполнителем, все документы помогут вам придерживаться графиков работ, а клиенту даст гарантии, и обяжет выполнять свои обязательства.

Во-вторых — Напоминайте клиенту за день до оплаты не стесняйтесь ему об этом напоминать. Обязательно наберите ему в день оплаты, если, всё-таки, клиент просрочил оплату — не бойтесь быть навязчивыми, в конце концов — вы выбиваете свои деньги (для бизнеса в нашей стране — это нормально)), звоните, пишите в социальных сетях или мессенджерах, теперь ваша основная задача — узнать причину задержки (ситуации, действительно, бывают разными) и добиться конкретики у клиента по новым срокам оплаты. Если ситуация стала «из ряда вон», направляйте в адрес компании письменное уведомление о приостановке работ и начисления пени до погашения задолженности.

Вы могли бы подумать, что это испортит отношения с клиентами, но практика показывает, что эта напряжённая ситуация исчерпывает себя при выполнении своих обязательств обоими сторонами (клиент оплатил, а вы продолжили работу). Есть конечно ситуации и с печальным исходом, но в них вы, хотя бы, забираете своё)). В противном случае — рискуете остаться и без денег и без клиента.

В-третьих — никогда не устраивайте панибратства с клиентами, не пользуйтесь личными телефонами и, по возможности, старайтесь вести всю деловую переписку только в почте (здесь нельзя удалить отправленное письмо). Ведите все диалоги только в рабочее время.

История из жизни. У меня был клиент. Довольно надёжный старый клиент, с которым мы работали более пяти лет, но в один прекрасный момент он не заплатил. На мой вопрос о причине задержки он ответил чётким описанием причин и дал точный срок погашения всех задолженностей. Зная то что клиент проверенный и свои обязательства выполнял мы продолжали оказывать все услуги. Работ было выполнено на не очень большую сумму, порядка 150 000 рублей, и в момент наступления оговоренной даты оплаты, я звоню клиенту и мне отвечает арбитражный управляющий, который весёлым тоном сообщил, что предприятие — банкрот. Вот так моё пренебрежение договором стоило мне 150 000 рублей.

P.S. Возможно, кому-то это покажется позёрством с бюрократическими нотками, но только такой подход поможет сохранить долгие и продуктивные отношения с клиентами и принести финансовую стабильность в компанию.