Как провести диагностику команды: инструмент оценки качества коммуникации и вовлеченности
Этот кейс о том, почему так важно уделять внимание внутренним коммуникациям и работать над их эффективностью.
С компанией AGIMA я познакомился еще в 2020 году. И именно с этой компанией мы провели успешную сессию по внутренним коммуникациями и смогли добиться хороших результатов.
В то время из-за ситуация с пандемией многим компаниям пришлось столкнуться с большим количеством изменений, в том числе переход из офиса на удаленный формат работы. В связи с этим, перед руководством компании AGIMA встала задача отслеживания изменения состояния коллектива на удаленной работе и поиска инструментов влияния на эти изменения.
Раньше я мог пройтись по офису и понять состояние коллектива. Сейчас невозможно отследить проблемы, чувства и реакции сотрудников. Хотелось лучше понимать людей, работающих в удаленном формате: чего им не хватает, как им теперь ставить задачи, на что стоит обратить внимание руководителям.
Главный фактор, повлиявший на ситуацию в AGIMA — это изменение формата взаимодействия между сотрудниками. Поэтому было предложено провести в компании исследование качества коммуникаций в несколько этапов.
Для определения качества коммуникации было предложено провести диагностику по четырем типам собраний (совещаний). Каждому типу собрания соответствует определенная работа человеческой психики. Таким образом можно добиться максимальнои концентрации и результативности. Такие собрания присутствуют в деятельности каждой компании:
- Оперативное собрание;
- Стратегическое собрание;
- Инновационное собрание;
- Неформальное собрание.
Для руководителя важно, чтобы в команде проводились все типы собраний. Чтобы понять, насколько тот или иной тип собрания представлен в компании, я провожу специальные исследования. Теперь рассмотрим подробно этапы, из которых они состоят.
Этап 1. Пилотный.
В пилотном исследовании участвовали 3 департамента компании AGIMA, его цель заключалась в том, чтобы понять, насколько полученные результаты помогут в решении поставленных задачи и как будут применимы в дальнейшем.
Сотрудники администрации AGIMA прошли диагностический опрос по видам коммуникации, чтобы определить, какои вид собрании наиболее актуален для них:
Оперативное собрание — 69%
Стратегическое собрание — 69%
Инновационное собрание — 46%
- Неформальное собрание — 86%
Результаты администрации AGIMA показали, что уровень неформального общения в компании достаточно высокий. В то же время можно увидеть дефицит в области инновационной работы, которая является ключевой в период кризиса. Поэтому руководству были предложены рекомендации по применению инновационных технологий и развитию данного формата общения.
Получив результаты диагностики, мы решили проработать проблемы внутри команды. Были проведены мозговые штурмы, на которых мы определили ключевые проблемы команды и их решения. После этого были поставлены цели и задачи, определены KPI, а за каждой задачей закреплено ответственное лицо.
Этап 2. Повторный опрос.
Через 2 месяца после пилотного исследования, я согласовал повторный опрос с участием 8 департаментов AGIMA:
Результаты AGIMA: виды коммуникации
В результате диагностики было выявлено, что в целом по компании проседает инновационный тип собраний. Примерно половина сотрудников поделились мнением, что руководство не поддерживает смелые и нестандартные идеи, а четверть не работает над повышением эффективности бизнеса. Действительно, до пандемии и перевода на удаленную работу сотрудники AGIMA не участвовали в инновационной деятельности компании. Этим занимались топ-менеджеры. Когда начался период самоизоляции и кризиса, менеджмент осознал необходимость проведения инновационных собраний сотрудниками на местах. Своевременное и мудрое управленческое решение.
На втором этапе исследования было интересно отследить прогресс администрации, чей руководитель решил после пилотного опроса поработать над развитием команды.
А теперь обратим внимание на динамику администрации, которая участвовала в пилотном опросе:
Из графика видно, что динамика администрации положительная. Уровень инновационных собраний улучшился на 26%, стратегических — на 11%, оперативных — на 3%. Уровень неформальной коммуникации, наоборот, уменьшился на 6%.
В течение 2-х месяцев нам удалось реализовать большую часть мероприятий, намеченных в плане. Результаты говорят сами за себя — общий уровень коммуникаций вырос. Однако следует понимать, что подобная работа требует временных ресурсов и необходимо уметь совмещать такие внутренние проекты с основной работой.
Этап 3. Финальный опрос.
После презентации результатов второго этапа руководству и сотрудникам компании я принял решение внедрить подход «Data Driven» и провести через 2 месяца финальное исследование, которое измерило бы общую динамику по компании.
Финальное исследование показало следующую динамику по компании:
Диагностика качества коммуникаций показала очень приятные результаты! Я с удовольствием отметил, что уровень по каждому виду коммуникации увеличился, что дало рост уровня коммуникации в целом на 6%.
Как и на предыдущем этапе, сотрудники поделились своими предложениями об улучшении взаимодействия внутри компании. Эти предложения очень важны, потому что они помогают сориентировать и скорректировать план развития коммуникации внутри компании.
Исследование помогло понять состояние команды и направление развития внутренней коммуникации. Мы получили конкретные пожелания сотрудников. Результаты, динамику и пожелания мы обсудили на общем собрании, все было прозрачно.
Если у компании есть силы и желание потратить ресурсы и время топ-менеджмента на диагностику внутренней коммуникации, то это нужно сделать. Это полезно.
Завершая свою сессию с AGIMA я отметил, что мы хорошо справились с поставленными задачами, а также с помощью исследования качества коммуникации позволили компании отследить следующее:
Какой тип коммуникации нужен в команде;
- Чего не хватает сотрудникам для эффективного взаимодействия внутри команды.
Эти знания помогут руководителю выяснить актуальное состояние сотрудников, вовлечь их в процесс развития коммуникации и принимать решение по ее улучшению.
В заключении хочу отметить, что исследования следует проводить с определенной периодичностью. Это эффективный инструмент для отслеживания динамики и коррекции необходимых действий, которые направляются на развитие команды.
Если сегодня ваш бизнес также переживает непростые времена и сложно настроить внутренние коммуникации, то надеюсь, что вы нашли в моей статье новые и эффективные методы. Подписывайтесь на мой Telegram-канал, там я собрал отдельный пост с полезными материалами, которые помогут вам развивать навыки управления командой и улучшать управленческую эффективность.
Желаю достичь желаемого результата совместно с командой и прийти к своей цели!