Твой промокод на КиноПоиск
TOLDYOU
18+

Как перевести на удалёнку больше 10 тысяч человек: опыт «Яндекса»

«Яндекс» одним из первых в России перешёл на удалёнку: с 16 марта наши сотрудники работают из дома. С одной стороны, ИТ-компании не привязаны к конкретному месту — «делать интернет» можно откуда угодно. С другой стороны, культура «Яндекса» всегда строилась вокруг личного общения и работы в команде.

В закладки
Аудио

Офис для нас — не просто рабочее пространство: здесь встречаются с друзьями, устраивают репетиции, занимаются спортом. Как Яндекс учился жить в новых условиях и что из этого вышло, рассказывает Сергей Чернышев, руководитель внутреннего «коронакризисного» штаба.

Честным ответом на вопрос «Как заранее подготовиться к переходу на удалёнку» будет «Никак». У нас на глазах разворачивается настоящий «чёрный лебедь» — события, которые никто не мог предсказать. В истории Яндекса не было случаев, чтобы наши офисы закрывались. Даже летом 2010 года, когда горели торфяники и вся Москва была в дыму, мы продолжали ходить на работу: у нас отличная система кондиционирования, и офис был одним из немногих мест в Москве, где дышалось легко. Поэтому в нынешней ситуации единственное, что нам оставалось, — это следить за новостями, пытаться предугадать обстановку хотя бы на шаг вперёд и решать, как на это реагировать и что предпринять.

Для такой большой компании, как Яндекс, переход на удалёнку — дело не одного дня и даже не одной недели. Можно сказать, что процесс идёт до сих пор, хотя самыми напряжёнными для нас были первые две недели. Я расскажу о том, что мы делали, в хронологическом порядке — с конца февраля и до сегодняшнего дня.

Этап 1, конец февраля — начало марта. Первые меры

То, что ситуация с коронавирусом принимает серьёзный оборот, стало понятно во второй половине февраля, когда были зафиксированы первые вспышки за пределами Китая. Никаких официальных рекомендаций ещё не было, и главное, чем мы могли руководствоваться, — здравый смысл. Он подсказывал, что стоит, во-первых, принять базовые превентивные меры, а во-вторых, начать информировать сотрудников о том, что в мире происходит нечто необычное и опасное — и весьма вероятно, что оно нас коснётся.

Первым делом во всех офисах развесили плакаты с перечислением симптомов инфекции и рекомендациями по гигиене. Плакаты настигали всюду: в столовой, на кухнях и даже в кабинках туалетов. Возможно, такой способ коммуникации был чересчур агрессивным, но зато мы точно знали, что инструкцию прочитали все.

Один из плакатов​
Плакат на маленькой кухне​

Мы настоятельно рекомендовали сотрудникам не приходить на работу с симптомами ОРВИ, не приводить в офис друзей, по возможности отменить мероприятия с участием внешних гостей и отложить поездки в страны риска. Указаний, какие страны считать опасными, ещё не было. Поэтому мы взяли данные о количестве инфицированных и составили список сами, а потом постоянно его обновляли. Одновременно мы приостановили оформление командировок в страны риска, а тем, кто оттуда вернулся, советовали одну-две недели поработать из дома. Через пару недель командировки отменили совсем.

На столах в переговорках появились санитайзеры, а в аптечках — одноразовые маски и спиртовые салфетки. Хозяюшки — так в Яндекс называют офис-менеджеров — пересмотрели ассортимент кухонь. Они перестали нарезать (а затем и вовсе убрали) овощи и фрукты, а пряники и печенье заменили на сладости в индивидуальной упаковке. Уборки стали проводить чаще и с использованием дополнительных дезинфицирующих средств. Когда стало ясно, что по платной страховке новую инфекцию лечить не будут, отдел льгот вместе со страховой компанией организовал выдачу полисов ОМС тем, у кого их не было.

Большие санитайзеры, которые установили у входов в помещения. Их сделали под заказ — отдельно ногу и отдельно «голову»​

Сейчас, с высоты накопленного опыта, эти меры могут показаться очевидными, но в любом случае они сработали. Во-первых, все сотрудники были в курсе происходящего. Во-вторых, нам удалось не допустить инфекцию внутрь офисов. В-третьих, мы закупили маски, санитайзеры и салфетки до того, как они стали дефицитом, и смогли обеспечить людей всем необходимым.

Для распространения информации мы задействовали все возможные каналы: от еженедельного собрания компании до рассылок и страницы с вопросами и ответами на внутренней вики. В конце февраля заработала «горячая линия» — рассылка, на которую можно присылать любые вопросы, связанные с коронавирусом. В то же время мы понимали, что в условиях, когда у людей и так голова кругом от новостей, нужно соблюдать баланс и не забивать эфир лишними подробностями. Рассказывать надо только о том, что действительно важно.

Этап 2, 13–20 марта. «А теперь попробуем удалённо»

Вариант с удалёнкой всерьёз стал обсуждаться сразу после мартовских праздников. События развивались стремительно, и все осознавали, что чем раньше мы начнём переход, тем больше времени у нас будет на то, чтобы всё отладить. Для руководства операцией сформировали штаб. В него вошли люди из разных отделов: от HR и юристов до безопасников и сетевых инженеров. Штаб принимал ключевые решения, согласовывал их с руководством Яндекса и следил за тем, чтобы все части компании действовали синхронно, без импровизаций на местах.

Мы решили попробовать работать удалённо с понедельника, 16 марта. Именно «попробовать» — в первую неделю было решено жить по таким правилам:

1. Всем сотрудникам, которые могут работать удалённо, рекомендуется работать удалённо.

2. Если очень нужно в офис, можно приехать, но не на общественном транспорте, а на Такси или Драйве — компания оплатит поездки.

3. Во вторник, 17 марта, приезжать нельзя. В этот день мы проводим учения — моделируем ситуацию, когда закрыты все московские офисы.

В московских офисах учения прошли 17 марта, а в регионах — 19-го. Одной из главных задач учений было проверить работу внутренней инфраструктуры в ситуации, когда большинство сотрудников находятся дома.

Стандартная техника сотрудников Яндекса — ноутбук, на котором предустановлен VPN-клиент. Это программа, позволяющая получить защищённый доступ в корпоративную сеть через интернет. Клиентом в мирное время пользуются не все: кто-то никогда его не запускал, а кто-то вообще удалил за ненадобностью. Мы раскатили клиент на все рабочие компьютеры, а затем связались с теми, кто давно не включал VPN, и попросили проверить, всё ли работает.

С другой стороны, требовалось обеспечить стабильную работу VPN-серверов при многократно возросшей нагрузке. Обычная «докарантинная» нагрузка на серверы — чуть больше пять тысяч подключений при общем лимите в семь тысяч. Очевидно, что для новых условий этого было недостаточно. К пятнице, 13 марта, наши сетевые инженеры нарастили лимит до 9 тысяч одновременных подключений, а к понедельнику, первому «удалённому» дню, — до 13 тысяч. Для этого потребовалось заменить несколько серверов на более мощные и ввести в строй новые. По факту в понедельник мы зафиксировали одиннадцать с половиной тысяч подключений — то есть запас был, но небольшой. К среде лимит увеличили до 21 тысячи подключений — сейчас мы живём с ним, и этого хватает с лихвой.

​Домашний «пульт управления Яндексом» у инженера дежурной смены. Про пульты мы отдельно рассказывали на «Хабре»

Ещё до появления в новостях слова «коронавирус» мы успели внедрить три вещи, оказавшиеся максимально полезными в условиях карантина: электронную подпись, возможность оплачивать бейджиком заказы в Яндекс.Еде и собственную систему видеоконференцсвязи. Электронная подпись избавляет сотрудников от необходимости лично приходить в отдел кадров, чтобы, например, уйти в отпуск или оформить документы о повышении зарплаты. Бейджиком, или электронным пропуском, сотрудники всегда расплачивались в офисных столовых и окрестных кафе. С начала года бейджик подключён к Яндекс.Еде — теперь не надо отвлекаться от работы, чтобы приготовить поесть.

Отдельного упоминания заслуживает VConf — разработанная в Яндексе система видеоконференцсвязи. Все решения в компании принимаются коллегиально, поэтому встречи и обсуждения составляют важную часть рабочего процесса. Раньше VConf использовалась, когда нужно было поговорить с коллегами из другого офиса. Сейчас это одно из главных средств связи: через VConf организуются встречи и транслируются мероприятия, включая общее собрание компании. Во встречах могут участвовать не только сотрудники Яндекса, но и внешние пользователи — чтобы присоединиться, достаточно открыть ссылку в браузере.

​Для тех, кто скучает по офису, дизайнеры составили подборку фотографий со знакомыми видами. Снимки можно поставить на обои или использовать как фон

С техническими неполадками коллегам продолжает помогать хелпдеск — внутренняя служба техподдержки. Сперва ребята из хелпдеска пытаются диагностировать и устранить проблему, подключившись к компьютеру удалённо. Если это невозможно или компьютер не включается, к сотруднику на дом приезжает курьер: он привозит новое оборудование и забирает старое в ремонт.

С первого дня удалённой работы у нас действовала форма обратной связи. Через неё мы попросили коллег сообщать о любых проблемах и неудобствах. Первая неделя показала, что технически Яндекс готов к удалённой работе — если какие-то неполадки и возникали, их удавалось оперативно устранить. Самыми сложными оказались бытовые вопросы. Кто-то жаловался, что в квартире нет удобного рабочего места, кого-то от работы отвлекала семья, кому-то мешали соседи, затеявшие ремонт. Бытовые проблемы мы продолжаем решать до сих пор.

Этап 3, с конца марта до сегодняшнего дня. Удалёнка по-настоящему

После первой пробной недели мы продлили режим удалённой работы. Правила пока оставили прежними: приезжать на работу можно, но лучше остаться дома. Данные пропускной системы за первую неделю показывали, что из дома работают не все — около трети сотрудников продолжали приходить в офис. В штабе, однако, осознавали, что свободные перемещения по городу, вероятно, скоро ограничат и хорошо бы начать привыкать к строгой удалёнке уже сейчас.

На второй недели мы постарались повысить комфорт тех, кто работает удалённо, и одновременно снизить привлекательность офисов в глазах сотрудников. Мы разрешили забрать домой удобные рабочие кресла и большие мониторы, а тем, у кого были проблемы с интернетом, привезли LTE-модемы. Параллельно начали убирать офисные «точки притяжения»: на второй неделе закрылись столовые, спортивные и танцевальные залы, комнаты для йоги, музыкальные комнаты, а хозяюшки перестали выкладывать на столы на кухне фрукты и сладости.

​Сотрудники забирают рабочие кресла из офиса

Такие меры дали результат: с каждым днём в офис приезжало всё меньше людей. К 30 марта, когда начал действовать режим самоизоляции, все сотрудники обустроились дома, и мы смогли безболезненно ограничить доступ в офисы.

Небольшие офисы Яндекса сейчас закрыты. В крупных продолжают находиться сотрудники из «списка А» — это те, кто обеспечивает непрерывную работу компании. В первую очередь это сетевые инженеры и сотрудники хелпдеска. Также в офисы приходят подрядчики: ремонтники и клининг. У каждого есть пропуск для перемещения по городу, а на входе в офис им измеряют температуру.

​Сотрудники Яндекса тестируют друг на друге бесконтактные термометры

Электронные пропуска остальных сотрудников не работают. Оперативно разграничить доступ нам удалось за счёт того, что во всех офисах Яндекса используется единая система контроля доступа в помещения (СКУД). С её помощью можно указать, какие категории сотрудников имеют «право прохода», а также вести статистику того, сколько людей находятся в офисах.

Головной офис Яндекс на улице Льва Толстого переведён в режим экономичной эксплуатации. В нём действует только один вход: через него можно попасть в крыло, где работают люди из «списка А». Остальные части закрыты: в них горит аварийное освещение, выключены лифты, а вентиляция запускается раз в сутки.

Само собой, продолжают действовать дата-центры Яндекса. Сейчас сотрудники ДЦ работают в обычном графике с соблюдением всех мер предосторожности, но при необходимости готовы перейти на вахтовый метод. В этом случае персонал разделят на две команды: одна находится дома, а вторая — в ДЦ. Дежурная команда будет регулярно проходить медосмотр. Если у кого-то выявят инфекцию, дата-центр продезинфицируют, а команды поменяются местами.

Чтобы у коллег, которые работают дома, была возможность размяться, наш штатный фитнес-тренер проводит онлайн-тренировки и записывает видео с комплексами упражнений на разные группы мышц. В каком-то смысле удалёнка стала его звёздным часом — сейчас занятия собирают столько людей, сколько ни за что бы не поместилось в офисный спортзал. Есть добровольцы, которые проводят тренировки по другим дисциплинам, например по йоге или карате, и лепят или рисуют с детьми. В это время родители могут передохнуть и доделать дела. Также мы организовали для сотрудников бесплатные консультации с психотерапевтами — можно назначить врачу встречу в скайпе и поговорить о том, что тебя беспокоит.

​Разработчики Яндекс.Станции учат коллег паять по видеосвязи. Паяльный стрим — часть проекта «Вместе веселее»: любой сотрудник Яндекса может организовать лекцию, видеозанятие или вебинар на тему, в которой хорошо разбирается

Рассуждать о том, как переход на удалёнку повлиял на общую эффективность Яндекса, на мой взгляд, пока рано. У нас есть внутренний дашборд «Пульс карантина» — он показывает количество встреч, коммитов и сессий в трекере до и во время карантина. Это довольно примитивные метрики, но они демонстрируют, что никаких серьёзных проседаний у нас нет.

Компания активно перестраивается: где-то у сотрудников наконец-то появилось время заняться делами, которые раньше откладывали, а где-то, например в Еде и Лавке, — ворох новых задач. Сейчас Яндекс не просто идёт, а бежит в ногу со временем — пожалуй, мы никогда не запускали столько новых проектов в такой короткий отрезок времени. Яндекс.Школа, индекс самоизоляции, курьерская доставка в Такси, «Помощь рядом» и десятки других продуктов и сервисов — всё это было придумано и реализовано, когда компания уже работала из дома.

{ "author_name": "Mariam Arutyunyan", "author_type": "self", "tags": ["\u0443\u0434\u0430\u043b\u0451\u043d\u043d\u0430\u044f\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430"], "comments": 6, "likes": 31, "favorites": 23, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 124008, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 30 Apr 2020 11:50:48 +0300", "is_special": false }
18+
Ходите в кино дома
Проведите 45 дней с КиноПоиск
по промокоду TOLDYOU
Промокод будет скопирован
Промокод действует до 10.07.20 для новых подписчиков онлайн-кинотеатра КиноПоиск HD на 45 дней бесплатной подписки. Условия просмотра: ya.cc/4y4UX
2leads
4 мифа о рекламе в TikTok. Почему бизнесу стоит обратить внимание на эту площадку?
Команда 2leads собрала список самых популярных мифов о продвижении в TikTok и собирается их развеять.
Объявление на vc.ru
0
6 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
7

После зашквара с цензурой новостей и Навальным, количество "хороших" статей про Яндекс увеличилось... 

Ответить
1

Астрологи объявили месяц позитивных статей про Яндекс. 

Ответить
4

Очень круто!

Ответить
3

И как удаленка на продуктивность повлияла?
У меня заказчики сообщают, что отзыв оставленный на компанию (через Яндекс) уже более 3-х недель назад модерацию все никак пройти не может. 

Ответить
0

Модераторы давно на удаленке (чуть ли всегда), для них ничего не изменилось. Разве что подсократили их, но это гипотеза. 

Ответить
0

Или можно использовать бейджик для снижения зарплаты

Ответить

Прямой эфир