реклама
разместить

Как проводить удаленные совещания

Как проводить удаленные совещания

В апреле увеличилось количество жалоб от руководителей и сотрудников на то, что совсем нет времени на работу, все время тратится на совещания. Только и получается, что переключаться от одного звонка на другой. Как сократить время совещаний и сделать виртуальные встречи более эффективными, рассказываю в этой статье.

Явление, в принципе, закономерное. Переход на удаленную работу дается нелегко многим компаниям, еще больше компаний страдают от того, что удаленные совещания занимают больше времени и быстрее выматывают участников. Статистика безжалостно говорит, что если вы обсуждаете один и тот же вопрос в оффлайн формате и в онлайн, то последний формат займет на 30% времени больше, первый. При этом за 30 минут онлайн совещания люди устанут больше, чем за те же 30 минут офлайн совещания.

Понятно, что в сложивших условиях крайне важно изменить сам подход к проведению совещаний. Нужно делать что-то такое, что сократит время совещаний и сделает их более эффективными. Как бы банально это не звучало.

В этой статьи расскажу о том, что поможет изменить ситуацию и свершить чудо – получить свободное от совещаний время, в которое вы сможете и отдохнуть, и поработать.

Подсказка 1

Подготовка к совещанию становится критично важной. О подготовке к стандартным совещаниям расскажу чуть позже. Помимо общих шагов для виртуальных совещаний нужно будет:

- за 15-20 минут подготовить виртуальную комнату

- проверить все оборудование (камеру, микрофон, наушники и пр)

- проверить, что участники могут зайти в виртуальную комнату

Подсказка 2

Обеспечьте себя запасными средствами связи.

В условиях массовой удаленной работы техника начала сыпать быстрее, поэтому позаботьтесь о том, чтобы у вас были дополнительный ноутбук, телефон и расходные материалы в виде наушников.

Количество поломок достигает 3-5 в день – то компьютер в синий экран выпадает, то микрофоны начинают хрепеть. Чтобы не пропасть на самом интересном месте, обеспечьте себе дополнительные средства связи.

Подсказка 3

Когда совещание началось, применяйте следующие приемы, которые сделают вашу встречу более структурированной и управляемой:

- нарисуйте подкову и в начале встречи определитесь, кто где сидит. Таким образом у всех будет план рассадки, вы сможете передавать слово по очереди (по часовой стрелке или против), и никто не будет никого перебивать

- пока слушаете, выключайте свой микрофон, чтобы пожалеть уши других участников и оберечь их от посторонних шумов

- чтобы ваши коллеги лучше вас понимали, включите камеру, если позволяет качество связи. Невербальный канал коммуникаций очень важен для восприятия информации, не лишайте своих собеседников возможности лучше вас понять

- чтобы никто не отвлекался, не бегал за чаем, пропуская важную информацию, заранее оговорите перерывы

- поднимайте руку или ставьте в чатике знак вопроса, если хотите высказаться. Это позволит не перебивать говорящего, при этом обозначить свое желание высказаться

Подсказка 4

Разморозка в начале встречи

В самом начале встречи потратьте 3-5 минут на то, чтобы участники отвлеклись от предыдущих дел и настроились на вашу встречу. Поверьте, это время окупится. Задавайте участникам вступительные вопросы «слышно ли/видно ли», «как себя чувствуете?», «как удалось настроить рабочее пространство?» и т.д. Отвечая на них, собеседники выдохнут, сконцентрируются на «здесь и сейчас» и более продуктивно включатся в работу.

Подсказка 5

Заранее подготовьте презентацию

Если вы хотите, чтобы участники встречи вас понимали и не теряли нить происходящего, подготовьте для них презентацию, которая наглядно будет подтверждать ваши слова. Это могут быть тексты, картинки, графики – все, что поможет подключить визуальный канал коммуникаций. За последние 10-20 лет аудиальный канал стал гораздо слабее визуального. Помогите другим вас лучше понять с помощью визуального контента, облегчив при этом жизнь собеседникам. Понаблюдайте за собой – наверняка, вы меньше напрягаетесь, если есть и аудио, и визуальное сопровождение информации.

Эти простые подсказки помогут сократить время совещаний, сделать их более эффективными. Попробуйте сами и уже через неделю увидите, как изменилось отношение к вашим совещаниям со стороны участников. Поверьте, они будут гораздо больше включены в работу и с большим удовольствием участвовать в именно ваших встречах.

33
реклама
разместить
6 комментариев

Александр, полностью с вами согласна. Подсказка №6 полезная, я ее озвучиваю в теме "Как проводить эффективные совещания". Подход к уменьшению неважных обсуждений важен и на простых совещаниях. В следующих статьях обязательно поделюсь секретами эффективных совещаний, чтобы они длились по 15 минут, не больше :-)

1

Хотелось бы еще озвучить, какие сервисы для видеоконференций попадают в ваш мануал по подсказке 3 - рассадить подковой сотрудников.

Иван, я чаще всего использую Zoom.
Скайп подходит для небольшого количества людей.
Помимо этого появилось много стартап проектов типа bkuejeans, youstreamer. Их я потестировала на небольшом количестве участников - вполне удобно и не тормозят в разгар рабочего дня.

1

Согласен с вами, онлайн изматывает сильнее. И времени занимает больше. Так-как нет единого видеоряда, а есть собранный из кусочков. Человеческий  мозг его дольше обрабатывает и сильнее устаёт. И я бы добавил подсказку №6. Уменьшите стандартное для обычных совещаний количество вопросов примерно на треть. За счёт наименее важных. Тогда эффективность онлайн совещания возрастёт.

Теория не практика. Но для начала и для начинающих вполне логично звучит.

Светлана, добрый день!

Представляю языковую школу SkyEng, Занимаюсь контентным наполнением платформы. 

Мы готовим новый курс по Business English и делаем его полезным не только с точки зрения изучения языка, но и бизнес знаний, включая кейсы от ведущих экспертов и кейсы российских и зарубежных компаний.

В ходе подготовки нас очень заинтересовала Ваша замечательная статья. Можем ли мы в образовательных целях ссылаться на Ваши материалы? 

Процесс выстроен следующим образом: мы берем статью, наши переводчики сокращают и адаптируют ее под уровень ученика.

Далее, мы выкладываем ее на нашу платформу со ссылкой на источник, автора и сам оригинал статьи (чтобы студент мог подробно погрузиться в тему и разобраться, если что-то осталось непонятным).

Что скажете?

Кристина

Я производил 2 млн пачек, зарабатывал 55 млн ₽ в год, попал в топ маркетплейсов, но всему приходит конец

В 2023 я больше всех продавал на маркетплейсах в своей товарной категории, работал со всеми крупными ритейл-сетями, а всего бизнес приносил 1,1 млрд ₽ выручки и 55 млн ₽ прибыли в год.

Теперь можно и руки вытереть, и бюджет посчитать 
3838
44
11
11
11
реклама
разместить
Фонд «Восход» вложил 305 млн рублей в российского разработчика нейроинтерфейсов Elvis

Оценка компании составила около 870 млн рублей.

Фото «Ведомости» 
66
Топ инструментов для захвата лидов на сайте
Топ инструментов для захвата лидов на сайте

Есть целый комплекс инструментов, чтобы получать лиды на сайте. Расскажу подробнее о шести самых популярных способах.

11
⭐️Сколько должен стоить доллар?💸

Применяем научный подход в определении справедливого курса

⭐️Сколько должен стоить доллар?💸
1515
Всё, что вы не хотели знать о редкоземельных металлах, а также культ веганских анархо-трансгуманистов-ситхов

Самые интересные новости финансов и технологий в России и мире за неделю: самозапрет кредитования через Госуслуги, Илон Маск рассылает DOGE-письма счастья бюрократам, новые передовые AI-модели Claude 3.7 и GPT-4.5 Orion, стартап для AI-управления потогонными фабриками в Индии, а также падение крипторынка.

Зизианцы
66
11
27,5% годовых на золоте: новые облигации Селигдар 1Р-02 на размещении
27,5% годовых на золоте: новые облигации Селигдар 1Р-02 на размещении

Селигдар - полиметаллический холдинг, в который входят 2 дивизиона: добыча золота и производство олова. Компания, которая работает с 1975 года, Владеет 7 золодобывающими и 2 оловодобывающими предприятиями в Якутии, Бурятии, Алтайском и Хабаровском краях, Оренбургской области.

66
Переводим команду на новый софт без боли и саботажа

Собрали 10 рабочих приёмов — они пригодятся и малому, и крупному бизнесу

Переводим команду на новый софт без боли и саботажа
1010
SEO мертво? Как ИИ-поисковики перевернули продвижение клиник, гид по выживанию

С появлением ИИ-поисковиков и голосовых помощников пациенты перестали листать страницы выдачи Google. Вместо этого они доверяют алгоритмам, которые мгновенно анализируют запросы и выдают готовые ответы. Если раньше клиники боролись за первые строчки SEO-рейтинга, сегодня пользователи даже не смотрят результаты поисковой выдачи.

22
11
11
[]