Серийный учет в 2024

Мы обслуживаем оборудование на аутсорсе и продаем свое. Одна ошибка — и теперь мы платим клиенту, а не наоборот. Рассказываем, как мы настроили серийный учет, и как он спас склад от закрытия. А еще, внизу даем инструкцию, как работать с любыми товарами с серийными номерами в 1С

Склад небольшой — размером с гараж. Но и там возникает путаница — то слабый компьютер отправят заказчику, то диск клиента не могут найти.

Такие ошибки — это потеря денег и репутации для нас и клиента. Если банку установить слабое оборудование: платежи будут поступать с задержкой, в транзакциях возникнут ошибки, а данные пользователей легче украсть. Нам приходится выплачивать банку за простой из своего кармана.

Стало ясно: так работать нельзя. Иначе наш бизнес просто не выживет. Поэтому, я проанализировал наши бизнес-процессы на складе и понял, куда уходили наши деньги.

Раньше инвентаризация была нашим кошмаром. Мы закрывали склад на целый день, два сотрудника вручную пересчитывали все оборудование. Пока считали, путались в похожих моделях серверов и компьютеров. После подсчета уходил еще день на сверку с базой и поиск несоответствий.

Если инвентаризация выпадала на выходные, приходилось платить зарплату по двойному тарифу. Если в будни — не принимали заказы.

Теперь инвентаризация проходит ежедневно, но почти незаметно. Сотрудник просто обходит с ТСД несколько полок. Сканирует штрих-коды, проверяет, какое оборудование там лежит. Данные автоматически передаются в 1С, где сверяются с базой. К концу месяца весь склад посчитан. Если находятся расхождения, мы сразу их исправляем.

Мы внедряли учет по штрихкодам 3 года назад. Тогда потратили примерно 33 400 ₽:
— принтер для этикеток: 7 000 ₽
— терминал сбора данных (ТСД): 23 000 ₽
— софт для ТСД — у нас это Клеверенс: 3 400 ₽

Зато сейчас не страдаем.

Мы долго работали по старинке. Учет вели в 1С. Каждый компьютер или сервер записывали по модели и основным характеристикам. Например: "Dell PowerEdge R740, 32 ГБ".

Когда принимали товар просто отмечали количество и клали на свободные полки.

Выдача оборудования шла по такому же принципу. Кладовщик ходил с бумажной заявкой и искал нужную модель. Какой именно сервер из партии уехал — не фиксировали.

Пока объемы были небольшие — справлялись. Проблемы начались, когда склад вырос. Особенно сложно стало, когда модель одна, а характеристики разные.

Серийный номер — это уникальный код для каждой единицы оборудования. Получается, как паспорт для техники — у двух одинаковых ноутбуков разные серийники. Обычно производители пишут его на обратной. Если серийник стерся — пишем сами.

С серийниками мы точно знаем, какое именно устройство у какого клиента. Отслеживаем, какое оборудование возвращают. Если клиент ошибется или подменит ноутбук — мы это сразу узнаем.

Такой учет можно вести вручную или автоматически. Мы делаем автоматически с помощью ТСД и Клеверенс. Так быстрее и нет ошибок.

В 1С заносим информацию о каждом ноутбуке: серийный номер и штрих-код полки, на которой он хранится. Когда нужно выдать ноутбук — система показывает, где он лежит. Сотрудник сканирует ТСД серийник и штрих-код. 1С создает расходный ордер и фиксирует, что оборудование отправляется к клиенту.

Обычно внедрение занимает до двух недель. Компании тратят время на поиск софта, обучение сотрудников, учет оборудования. У нас заняло 3 дня. Мы по опыту клиентов знали, как решить такие проблемы. А сотрудники и так умели работать с программами. Хотя, для нас 3 дня тоже существенный простой. Но он окупился — сейчас экономим время, деньги и нервы всем: и нам, и клиентам.

Пересорт — это когда на складе одного товара меньше, а другого, похожего — больше. Звучит безобидно, но это бьет по всему бизнесу.

Если есть пересорт, значит кому-то отдали дорогое оборудование по цене дешевого и наоборот. Разница может быть в несколько сотен тысяч. Но деньги — пол беды. Хуже, что теряется контроль над бизнесом. Думаем, что можем взять крупный проект, а на деле — нет. Клиент просит 20 ноутбуков, а у нас только 15 — заказ сорван.

Причина пересорта — ручной учет. Внешне модели могут выглядеть одинаково, особенно если это продукция одного производителя. Это касается серверов, ноутбуков, дисков. Различия — в маркировках, которые не всегда легко разглядеть и понять. Поэтому ошибки неизбежны.

Когда мы взялись решать предыдущие проблемы — выдача неправильного оборудования и долгая инвентаризация, пересорт исчез сам собой.

Серийный номер не позволяет спутать оборудование, ТСД и Клеверенс фиксируют место хранения, дату отгрузки и передают в 1С. Если возникает какая-то ошибка — узнаем сразу.

Это поможет избежать ошибок с инвентаризацией и отгрузкой неверных товаров.

Автоматизируйте инвентаризацию. Используйте ТСД с Клеверенсом для ежедневной инвентаризации. Это экономит время, убирает ошибки и быстро выявляет расхождения.

Записывайте, где храните оборудование. Положили ноутбук на полку — запишите в 1С. Так быстрее проверять и собирать заказы.

Ведите учет по серийным номерам. Используйте уникальные серийные номера для каждой единицы оборудования. Вы будете знать, какой конкретно ноутбук у клиента, когда он был отправлен, кто его обслуживал.

Устраните пересорт. Так вы всегда будете знать реальные остатки на складе. Сможете точно планировать закупки и продажи.

ДИСКЛЕЙМЕР: Статья написана для блога Клеверенс на основе интервью с Маратом Садыковым, операционным директором IT Business Solutions. При помощи Потапенко Родиона Александровича, руководителя компании Авторизованного внедренческого центра "НордИС".