Как подготовить спикеров к онлайн-конференции: гайд для организаторов

С конца марта мы в бюро «Глагол» подготовили больше 60 спикеров к удаленным выступлениям. А еще поучаствовали в организации IDRF — онлайн-конференции на 7000 участников. Все это время мы записывали свои удачные находки и факапы. Получилась инструкция, которая будет полезна HR-менеджерам и организаторам онлайн-мероприятий.

У большинства онлайн-конференций есть одна и та же проблема. Что бы ни придумали организаторы, чаще всего трансляция больше похожа на встречу в Zoom c коллегами, чем на мероприятие.

У этого несколько причин. Самая важная, на наш взгляд: спикеры по умолчанию считают онлайн-формат простым, требующим меньше подготовки. В реальности все наоборот.

В онлайне аудитория видит спикера как просто изображение на экране. При этом чаще всего выступающий не двигается, а спокойно сидит на стуле. Однообразная картинка — это нестрашно, если у вас один спикер. А вот когда их 15 и мероприятие идет шесть часов, зритель быстро устает и уходит листать Instagram.

Не все ведут YouTube-канал или записывают курсы. Даже опытные спикеры не всегда знают, как адаптировать подачу и вовлечение под удаленный формат. Поэтому начинают выступление с «отправьте единичку в чат, если меня слышно».

В трансляции сложнее угадать с громкостью или энергией: часто на конференциях говорят так громко, что убавляешь громкость. Некоторые наоборот забывают, что за экраном сидят зрители. Тогда спикер просто отгружает контент без пауз и акцентов.

Много мелких технических огрехов убивают онлайн-конференции. Всплывающие уведомления, слишком мелкий шрифт на презентации, плохой звук, гладильная доска на фоне — всё это некритично само по себе, но в сумме влияет на впечатление. А еще отвлекает и эксперта, и аудиторию.

Предложите спикеру тему выступления. Это сократит время подготовки — спикер сразу будет знать, в какую сторону двигаться. Если конференция узкоотраслевая, то попробуйте уже на этом этапе разделить доклады: выделите тему или конкретный кейс:

❌ У вас будет 45 минут. Можете рассказать что-то из своего опыта.

✅ Читал ваш пост на ФБ про партнерство с первыми супераппами. Будет интересно послушать, нужно ли бизнесу туда идти и к чему быть готовыми.

Проговорите, что есть возможность готовиться с тренером. Если вы приглашаете внешнюю команду тренеров, важно объяснить спикерам их роль. Расскажите, что с тренером можно работать по-разному:

• отшлифовать готовое выступление;
• провести пару репетиций;
• зааутсорсить выступление и сделать его вместе с тренером с нуля.

Вышлите гайдлайн. В гайдлайне пропишите ответы на типовые вопросы:

• Как выглядит процесс подготовки?
• Кто аудитория конференции?
  
• Сколько будет людей?
  
• Какие у аудитории боли, интересы, ожидания?
  
• Какое выступление вы считаете эталонным? Вставьте конкретный референс с кратким объяснением, почему он вам нравится.
  

Свяжите спикера с тренером, чтобы назначить первую встречу. Сделайте это как можно скорее — у спикеров загруженный календарь. Если вы уже знаете время выступления и технического прогона, отправьте спикеру приглашения в календаре.

Проговорите, к кому обращаться с вопросами. Если вы приглашаете тренера, то он чаще всего сможет помочь только с самим выступлением. Расскажите, с кем держать связь по техническим вопросами. Лучше всего, если у спикера одно окно — один организатор и один тренер.

Расскажите о нестандартных решениях в конференции. Помните, что для спикера ваше событие может быть не единственным, где он выступает. А еще он привык к типичному формату мероприятий. Поэтому если вы решили сделать что-то не как у всех, объясните это сразу же и расскажите для чего нужны нестандартные инструменты. На IDRF таким непривычным решением была платформа Zeen.

Если формат конференции позволяет, то спикеров можно добавить в общий чат.

Готовьте спикеров так, как готовили бы к офлайну, без поблажек. Полезное действие, изучение аудитории, структура, вовлечение зала — все это нужно продумать даже тщательнее обычного. Что еще важно учесть в онлайне:

Решите, насколько у вас строгий тайминг. На IDRF трансляция была больше похожа на телевизионную сетку — спикер не мог задержать выступление даже на пять минут. Тренеры и организаторы сразу на это ориентировались.

Не затягивайте с подготовкой. Мы знаем, что это совет из серии «делайте зарядку каждое утро». Но поторапливать спикеров за день до мероприятия больнее, чем спокойно встретиться с ними за пару недель. Спланируйте встречи и отправьте приглашения на репетицию и само выступление как можно скорее. Для встреч со спикерами и репетиций закладывайте 15 минут до и 15 минут после про запас.

Предложите индивидуальную помощь каждому. Как правило, опытным спикерам не нужен тренер. Но есть и те, кто захочет подготовит выступление с нуля. Даже если спикер решил готовиться сам, убедитесь за неделю, что у него все под контролем. И обязательно приглашайте таких спикеров на техническую репетицию.

Следите, чтобы контент не пересекался. Если вы делаете узкоспециальную конференцию и не оцениваете контент спикеров, то есть шанс, что разные выступления будут про одно и то же. Развести доклады поможет координатор мероприятия или тренер — у него в голове есть общий контекст.

Определите, какие материалы нужны от спикера заранее. Выпишите, без каких элементов, кроме самих выступлений, конференции не состояться. На IDRF нужно было заранее залить презентации на платформу. Еще нужен был план доклада для внутренней навигации. В вашем случае это могут быть фотографии, описание выступления, краткая информация о самом спикере.

После многих выступлений репетиция может казаться спикерам необязательным этапом. На деле у каждого мероприятии есть особенности: как работает чат, как демонстрировать слайды. Поэтому важно чтобы на техническом прогоне спикер попробовал выступить так, как это будет на самом деле. Хорошо это сделать полноценным прогоном с таймингами самого мероприятия.

Отправьте спикерам чек-лист для технической подготовки. Чек-лист поможет ни о чем не забыть в день мероприятия:

На репетиции убедитесь, что спикера слышно и видно:

• Проверьте подключение, свет, звук.
• Сделайте скринкаст, как спикера видят участники без презентации и с презентацией.
• Подскажите удачный ракурс.
• Проверьте связь спикера с техниками через наушник.

Если веб-камера дает мыльное изображение, предложите подключить айфон как вебку через приложение Kinoni.

Объясните, как работает трансляция и экран. Представьте, что спикер включает презентацию. На его экране — только слайды. А зрители видят и картинку, и самого эксперта. Выступающий думает, что его не видно, начинает раскачиваться на стуле и грызть ручку. Чтобы такого не произошло, расскажите спикерам, как работает презентация и когда их видит аудитория (обычно всегда).

Создайте чат для сообщений о технических сбоях. Или расскажите, кому писать. В трансляции не должно быть фраз: «Кажется, меня не слышно. Трансляция сломалась». Часто сбои на стороне выступающего — а у зрителей все нормально, Должен быть канал, где спикер может быстро уточнить, в чем проблема.

Если в наушнике у спикера всегда на связи помощник или оператор, то в пультовой должно быть тихо. Сложно формулировать мысли, когда у тебя в ухе кто-то еще разговаривает.

В течение всей подготовки спикер должен точно знать, к кому обращаться с вопросами и во сколько и куда ему подключаться. Вот еще несколько моментов, которые важно учесть:

Уточните и обновите тему выступления на сайте. Часто в начале спикеры заявляют одну тему, а в процессе подготовки ее меняют. Программа на сайте должна соответствовать контенту — для этого за несколько недель до конференции уточните тему. Это избавит вас от ситуаций, когда выступление начинается со слов: «Несмотря на заявленную тему, поговорим мы с вами немного о другом».

Сделайте персональную памятку с таймингом и важными ссылками. Если подключиться к самому выступлению нужно за 20 минут, то спикер об это должен знать заранее. То же самое с активностью после. У выступающего всегда должен быть актуальный тайминг от организаторов.

Подготовьте план Б для спикера. Продумайте, что делать спикеру, если он не успел рассказать всё в тайминг. На IDRF была комната в Zoom, где с экспертом можно было договорить.

Поблагодарите спикера — он молодец! Пишите лично и конкретно, это не должно быть спам-рассылкой.

❌ Твое выступление было просто отличным, всем очень понравилось!

✅ Во время твоего выступления чат моей команды не замолкал — обсуждали, как переехать в CRM. Видимо, твои аргументы сработали. Еще хочу отметить, как аудитория отреагировала на честную историю в конце выступления — прочитай в комментариях к видео благодарности за искренность.

Отправьте фотографии или скриншоты для публикации в соцсетях. Чем быстрее вы это сделаете, тем выше вероятность, что спикеры их опубликуют на своих страницах.

Помните, что ресурсов на онлайн-конференцию нужно не меньше, чем на офлайн — а часто даже больше. Поэтому будем рады поделиться опытом.

Еще больше об организации онлайн-конференции читайте в постах Юрия Шишкина, создателя IDRF. Там не только про подготовку — но и про техническое оснащение, маркетинг, работу с командой.

Если вам интересно, как организация масштабного онлайн-мероприятия выглядит со стороны event-агентства, обращайтесь к нашим друзьям из Eventum Premo.

А если у вас есть вопрос по подготовке спикеров — пишите в комментариях, на сайте бюро или Артему на Фэйсбуке. Поможем решить вашу задачу или дадим совет.

#конференция