Выйдите из этих чатов: какие рабочие каналы и чаты вам точно не нужны

Общение в рабочем мессенджере — это постоянное переключение между чатами и каналами: ответить коллеге, подтвердить статус задачи, проверить работу над проектом. За день может набраться сотня таких «перебежек». И далеко не все они полезны и вообще нужны. Сделали лонг о том, как распознать ненужные чаты и уменьшить коммуникационную нагрузку.

Привет! Это команда МТС Линк. В нашей компании работает более 500 человек: мы общаемся друг с другом в своем мессенджере МТС Линк Чаты. Как и во многих компаниях, мы координируем общую работу в групповых чатах и каналах, которые создали для отделов, проектов и задач. Судя по внутренней статистике, мы пишем около 30 тысяч сообщений в день. Все эти сообщения ежедневно оказываются в центре внимания всей команды или ее определенной части.

С самого начала мы строили работу так, что переписка в мессенджере — это основа наших коммуникаций. Команды маркетинга, разработки, дизайна, тестирования общаются внутри своих чатов и каналов, но, кроме этого, переписка ведется и в общих: General, Design Tasks, IT Help и других. Плюс ничто не мешает создавать групповые чаты по самым разным поводам — от организации поздравления на день рождения до обсуждения правок в дизайн посадочной страницы.

Входящей информации много: в среднем у сотрудника 26 каналов, из которых 6 — для постоянной переписки. Если посмотреть на общие исследования, то окажется, что почти половина сотрудников в российских компаниях испытывает перегрузку от количества информации по работе. Это приводит к падению производительности, стрессу и хаосу в работе. Мы у себя опрос не проводили, но уверены: усталость от рабочих чатов бывала хоть раз у всех 🙂

Конечно, взять и выйти изо всех чатов и оставить коллегам адрес электронный почты — решение классное, но точно не для всех. А вот очистить список каналов и чатов вполне хороший метод.

Мы пообщались с командой и выделили основные категории рабочих чатов, которые оказываются первыми в очереди на выход. Если обобщить, то триггеров всего два: этот рабочий чат в какой-то момент перестает быть нужным или информация в нем изначально была не особо релевантной человеку. Вот подробности.

Чаты без конкретной цели или тематики.

Красный флаг:

Дублирующие чаты и каналы, которые охватывают одни те же темы или проекты. Двойники часто возникают по историческим причинам («у нас так сложилось») или для того, чтобы разделять работу. Такая система может привести к путанице: часть информации будет пропадать, теряться и не доходить до нужных людей.

Выход: объединить похожие каналы в один и использовать треды, чтобы дробить сообщения на темы, а не создавать для них отдельные чаты.

Каналы и чаты с нерелевантной информацией. Например, человек никогда не заказывает канцелярские товары, но сидит в общем тематическом канале. Проще выйти из него, а потом, если потребуется, найти и вступить снова.

Или бывает так, что вас добавили в чат для того, чтобы решить один вопрос. В итоге вы сидите и читаете сообщения, которые давно не относятся к вашей зоне ответственности.

Редко используемые каналы и чаты. Сообщения на таких каналах появляются крайне редко. Например, групповой чат по проекту, который давно завершен, или канал про хобби, где никто не делится своими увлечениями 🥲

Но! Не выходите из каналов для неформального общения. Нерабочие чаты важны для продуктивности — это хороший способ переключиться и сменить фокус.

Проверяйте свои каналы и чаты раз в месяц или квартал. Это поможет найти дубли и понять, где ваше внимание больше не нужно. Вот еще принципы, которые помогут поддерживать порядок дальше.

Создавайте только тематические каналы. Это каналы, цели которых четко определены. Вообще на этапе выбора имени канала часто становится понятно, насколько он нужен: если сформулировать цель не получается, то, возможно, потребности в нем и нет?

Придерживайтесь иерархии каналов. Если у вас сложившийся нейминг, то используйте его в создании каналов. Четкая иерархия помогает в навигации, отправке и получении информации — это как разложить книги по полкам. Еще такую систему удобно масштабировать по мере роста компании: она не нарушает уже сложившуюся коммуникацию.

Не плодите групповых чатов, если вопрос можно решить прямо сейчас. Если вопрос можно обсудить асинхронно за один раз, то тред на общем канале хорошо подойдет. Если же это проект на пару недель, то лучше сделать групповой чат.

Используйте инструменты командной работы. Так будет меньше уточнений в стиле «а когда будет готово?», ведь вся информация находится в отдельном пространстве: на канбан-доске, в таск-трекере или CRM.

Придерживайтесь принципов эффективных коммуникаций. Пишите кратко и конкретно. Хорошо, когда сообщения не дробятся, а результат, который вы хотите получить, ясно читается в тексте сообщения.

И еще — поговорите с руководителем. Если у вас завал, то никакая организация чатов и каналов не сможет помочь справиться с перегрузкой. Пообщайтесь с руководителем или лидером: возможно, некоторые задачи получится перераспределить, а у другие — сдвинуть по дедлайну.

Важен не только подход к работе, но и инструменты. Отдельное рабочее пространство сгруппирует рабочие чаты на одной площадке и поможет выстроить работу с помощью специальных функций. Вот набор таких фишек, которые мы используем в МТС Линк Чатах.

Назначение модераторов. Хорошо, когда есть правила и ответственные люли, которые берегут сотрудников от перегруза. Один или несколько человек из компании установят эти правила, а затем назначенные модераторы будут следить за порядком в чатах и каналах.

В МТС Линк за это отвечает группа администраторов, которые:

Закрепление каналов и чатов. Закрепление отдельных чатов и каналов — это классная возможность расставить приоритеты и отслеживать только выбранные переписки.

Получение саммари из треда. Заходите в тред, нажимаете на кнопку ИИ-помощника и получаете краткую сводку обсуждения. Функция поможет:

Помощник скоро станет доступен всем пользователям мессенджера МТС Линк Чаты. Подпишитесь на блог здесь на виси, чтобы не пропустить анонс.

Отключение уведомлений: везде или на выбранных чатах. Пуш-уведомления приходить перестанут, но счетчики на названиях продолжат появляться, так что можно периодически заходить и проверять новые сообщения.

Установка статусов. Статус «занят» или другой подобный может дать коллегам понять, что вы недоступны или ответите позже. Такой статус можно поставить на пару дней или недель, когда вы отправляетесь в командировку или отпуск.

Скоро — раздел «Команды». Он поможет объединить людей в группы по проектам, отделам и задачам. У такой группы будет свой уникальный тег для упоминаний и раздел со связанными каналами — это упростит навигацию по мессенджеру. Показываем эксклюзивный макет того, как это будет выглядеть:

Попробуйте поработать с корпоративным мессенджером от МТС Линк, где можно создавать каналы и чаты, назначать администраторов и отключать уведомления (а еще — просто закрывать мессенджер вечером 🙂).

Рабочий мессенджер помогает поддерживать связь, но с другой стороны, это еще и источник информационной перегрузки. Поэтому выходите из ненужных обсуждений, используйте треды и придерживайтесь принципов эффективного общения, что беречь свое внимание и не чувствовать в конце дня усталость.

Ну а в комментариях поделитесь, в каких рабочих чатах у вас всегда отключены уведомления 👇