Как работать в режиме многозадачности и меньше страдать. Личный опыт.

Сразу скажу, что телеграм канала про личную эффективность нет. Курса тоже нет.

Есть три вводных, которые определяют актуальность этого поста.

Многозадачность существует. И как бы ни хотелось, уходить от нее получается далеко не всем. Да и не нужно.
От многозадачности устаешь. У меня даже ноут, довольно мощный, тупить начинает, когда куча приложений и вкладок открыта, с мозгом примерно также.
Для некоторых людей наличие нескольких задач в работе в отрезке времени является допингом, активирующим энергию и вообще жить хочется только тогда, когда ты можешь менять точки приложения усилий. Я такой.

Есть точка зрения, что многозадачность — это зло, выматывающее мозг, нервную систему, уничтожающее социальную сущность человека и вообще — это фикция. Да, но нет.

Я работаю руками и головой (не путать с руководством нанятыми для работы рук и головой человеками) одновременно в 6 проектах, связанных с маркетингом сложных услуг в мире Wellness и Mice прям вот на этой неделе. Всего проектов в работе 14. Это разные бизнесы, в которых у меня разные роли и задачи. Ну, вот, например:

Продюсирую большую конференцию для операторов фитнес-индустрии Bright Conf в Екатеринбурге, в которой и организатор и программный директор и спикер до кучи. Она стартует через неделю.
Пишу концепцию для курортного отеля в Светлогорске, который надо отстроить от 100 500 собратьев, учесть стратегию развития региона.

Аутсорсно руковожу постановкой маркетинга в довольно большом реновируемом курортном комплексе в Крыму, где с одной стороны идет постановка маркетинга в принципе, по всем подсистемам, а с другой физическая реконструкция объекта. И объект еще работает.
Пишу тз для портала Bright Business — это b2b сайт для декларации услуг для бизнеса федеральной сети фитнес-клубов Bright Fit
Пишу роадмап для запуска Wellness-позиционирования для одного загородного отеля.
И еще на этой неделе считал бизнес-план и модельку для направления Bright Camp — это тревел проект, в который мы вывозим прекрасных людей и делаем велнесс-лагерь для взрослых.

Иногда хочется послать все к херам и уйти в закат. Когда такое желание возникает осознанно, я именно так и делаю и это одно из правил жизни в многозадачности.

Всего проектов 14. Они заходят в каждую неделю с учетом приоритетности и в каждый день с учетом принципа важности и срочности. Каждый проект разделен на задачи, подзадачи, действия. Все хранится в Трелло или в гугл-таблицах или в Битриксе или Гуглотасках. Кто в чем работает, в том и храним. Многозадачность приводит к тому, что пофигу в чем работать. Я вполне себе реализую все принципы того как работать в режиме многозадачности — приоритезация, нормирование нагрузки, декомпозиция — это база.

Но понимать и применять принципы работы в мультитаскинге мало. Важно делать это так, чтобы выгорать с меньшей скоростью и контролировать комфорт.

Когда-то я думал, что из многозадачности надо выбираться. Работать по принципу — 1 проект в моменте, ну то есть в день заниматься только вот этим и ни на что не переключаться. Это не работает. Ну, то есть, по сути, конечно, в моменте в минуту — в полчаса, конечно, занимаешься одним чем-то, но я переключаюсь, и это вытаскивает энергию, но в один момент я понял, что переключаться интересней, а если кой-чего применять, то можно потерю энергии компенсировать и вот какие у меня есть правила, которые облегчают работу в режиме многозадачности, который для меня норма

Моментальная фиксация. Данные нужны, чтобы с ними работать. Но когда они текут в голову из разных рек, удерживание в памяти и фокусировка на разных треках взрывает мозг. А это плохо. Поэтому я пишу или от руки или в google keep структурированные схемы или списки по ходу любой коммуникации. Мне пофигу, какого ранга совещание и как положено себя там вести, если всем надо кивать головой, я пишу в заметки смартфона, если это что-то визуальное типа видео, я пишу схемографические заметки.

Вот так выглядит схемографика видеоролика о том, как привлекать туристов в Крым в низкий сезон. Это рабочий процесс.

2. Удобные гаджеты и инфраструктура гаджетов. Хороший ноут, телефон, в котором приятно работать и который переключается между приложениями без тормозов. Синхронизация любых данных между всеми гаджетами — сделал фотку, она автоматом попадает в папку ноута и в облако. Сделал заметку, тоже самое. Все аккаунты синхронизированы между устройствами. С собой всегда есть два повербанка. Две зарядки для розеток. В каждой зарядке есть дырки для тайп-с и юсб, 4 шнурка. Я просто каждые 5 дней меняю город, в котором работаю, поэтому для меня работоспособность гаджетов — это критично. Да, у меня 4 симкарты для интернета. Нет, стукнутый на интернет-зависимость. Две симкарты для работы на материке и две для работы в Крыму. Зато почти всегда есть хороший интернет.

3. Системное структурирование данных. Если присмотреться на фото выше, там записи 4-х цветов. Это структурирование контента. После того, как закончен просмотр ролика, лист сканируется телефоном и складывается в папку или доску трелло, где лежит контент этого проекта. В некоторых случаях записи разбираются руками в заметки. Заметки тегируются или пишутся в файлы, которые складываются в папки или доски проектов. Или в карточки задач. Все места хранения данных имеют одинаковую структуру. Структура и процесс наполнения структуры данными по проектам сильно облегчают поиск, работу с информацией, башка тратит меньше времени на поиск информации и легче ей пользуется. Когда информации много — это ой как помогает в многозадачности.

Структура хранилища заметок для "подумать" в One Note

4. Никакого складирования данных в одном месте. Часто вижу, как люди не могут что-то найти быстро. В почте, в фотоальбомах телефона, на рабочем столе компа, листая блокнотики. У меня в фотоальбомах ничего не хранится. В телефоне просто нет фото, каждое утро, уже много лет я их разбираю по папках, тоже самое с инфой в телеграме. Нужный контент улетает в Избранное, там тегируется метками и живет. Есть три личных канала, куда репостятся нужные единицы контента, а все каналы поделены в папки, есть отдельный канал для важных переписок, все проекты сложены в одну папку, на которую включены уведомления, рабочий стол каждое утро чисты, заметки классифицированы и разделены по цветам. Чем больше усилия надо тратить на поиск информации, тем меньше сил остается на ее обработку.

Во время поездок, кстати, все данные копятся в накопителях — в телеграме, в заметках, на рабочем столе, в фото телефона, но как только я выпрыгиваю из поездки, я все разбираю.

5. Регламентные переключения и отключения. Если я запланировал работать до 15 сегодня, значит в 15 я перестану. Исключения, конечно, бывают. Но следование плану — это упорядочивание многозадачности. Вот сейчас, к примеру, мы на финальной стадии подготовки конфы. 3 площадки, 10 подрядчиков, под 300 клиентов, 35 спикеров — все это требует координации. Я по-максимуму закидываю дела этого проекта на утро, чтобы по минимуму заниматься им вечером.

6. Право выключиться. Это критичное. Если я понимаю, что вот прям накатывает дискомфорт, то вот это вот прям так и происходит: Написал всем, кто сегодня на созвонах в плане, что созвоны надо перенести, выключил все и пошел пиво пить. Или взял билет и на следующий день улетел. Или уехал. Просто выключил все. На день, на 2, на три. Но именно так мозг переключается от многозадачности. И это надо себе разрешить и допустить.

От многозадачности можно уходить. Делегировать что-то помощникам, структурировать деятельность так, чтобы одно дело — один результат, то есть заниматься чем-то одним, пока не закончится пул задач. А можно технологизировать деятельность в рамках многозадачности.

Мне нравится заниматься одновременно нескольким набором дел, мне так интересней, я не хочу менеджерить людей в делегировании, мне этого хватает в проектах, поэтому я менеджерю дела.

Принять свою многозадачность и начать с ней разбираться — это тоже задача, кстати) на управление данными у меня в день уходит примерно час. Это утренний час и когда ты понимаешь, что так комфортно, то и многозадачность перестает быть обузой, а становится нормой.

Хорошего дня.