Как сотрудничать с подрядчиками любого налогового статуса: руководство от EasyStaff

Сегодня бизнес регулярно отдает задачи на аутсорс исполнителям вне штата, поэтому вопросы о правильном заключении договора появляются все чаще.

Кто такой подрядчик и чем он отличается от контрагента? Как и какой договор нужно заключать фрилансеру? В новом материале от экспертов EasyStaff поговорим о том, как удаленным исполнителям правильно работать с подрядчиками.

Подрядчик — исполнитель задачи. Понятие изначально пришло из строительства, но сейчас применимо и к фрилансерам, которых нанимает бизнес для краткосрочного сотрудничества. А вот понятие «контрагент» применяется к любой стороне договора. Если договор заключаете вы и вы — заказчик, то ваш исполнитель — это контрагент. Для него вы также являетесь контрагентом.

Основа взаимодействия с подрядчиком — договор ГПХ. В зависимости от типа результата заключается договор подряда (материальный результат) и договор оказания услуг (нематериальный результат). Вне зависимости от типа договора, подрядчиком может быть другой бизнес, ИП или физлицо.

Основные обязанности подрядчика:

Преимущества работы с подрядчиком:

Риски работы с подрядчиком:

В самом общем смысле подрядчик – это не зависящее от заказчика лицо, которое обязуется выполнить заказанные работы и не претендует на защиту со стороны заказчика. Подрядчик не контролируется клиентом так, как наемный сотрудник контролируется работодателем. Следовательно, ответственность, которую несет работодатель, не применима в отношении исполнителя – он сам решает, где и как ему работать, сам платит налоги, сам обеспечивает свою безопасность в рабочее время.

Если работник получает зарплату, то сторонний исполнитель получает оплату за услуги в соответствии со своими расценками. Под зарплатой понимается не только вознаграждение, но и налоговое бремя, которое несет работодатель. Так, его обязанностью будет удержать и выплатить НДФЛ, а также – уже из «своих» денег, не из зарплаты – сделать страховые взносы. А подрядчик в большинстве случаев выплачивает необходимые налоги самостоятельно.

Указанные выше отличия отражены и в договоре подряда. Хотя ключевые пункты сохраняются, наполнение отличается. Ключевое отличие – это независимость сторон. Так, исполнитель не получает зарплату и не имеет гарантий. А вот наемный сотрудник защищен законом – например, ему гарантируется минимальная оплата труда: он получает зарплату минимум два раза в месяц, а в случае задержки выплат у работодателя могут быть проблемы. Работнику также чаще всего предоставляют оплачиваемый отпуск и больничные дни. Подрядчик же обеспечивает себя сам.

Договор подряда для материальных результатов, договор на оказание услуг для нематериальных результатов.

Если подрядчик находится на спецрежиме как плательщик НПД, т.е. самозанятый, то необходимо запросить документы, подтверждающие статус на начало сотрудничества. Это поможет избежать штрафов в случае утери статуса самозанятого исполнителем. Если налоговая узнает, что компания работает с физлицом по договору ГПХ и не выплачивает налоги, придется уплатить не только налоги, но и штраф.

Если подрядчик — физлицо без специального налогового статуса, то компании будет необходимо платить налоги.

Самозанятый исполнитель может предоставить счет как основание для расходов. После получения оплаты от заказчика он также может предоставить чек. Налоги такой исполнитель уплачивает самостоятельно.

Исполнитель-физлицо предоставляет только банковские реквизиты физлица. Налоги платить за него обязан заказчик. В 2024 году ставка НДФЛ составляет 13% (свыше 5 миллионов — 15%), а страховые взносы составляют 30% от суммы вознаграждения.

Между компанией-заказчиком и ИП-исполнителем заключается договор подряда для материальных результатов либо договор на оказание услуг для нематериальных результатов.

Для заключения договора потребуются реквизиты контрагента. Как правило, запрашивается так называемая карточка предприятия – в ней находится вся необходимая информация об ИП.

ИП открывает в банке счёт для бизнеса. Это позволяет ему не только выставлять счета, но и выдавать платежные поручения, чеки и акты о проделанных работах. С ИП наиболее просто заключить договор. Как и самозанятый, индивидуальный предприниматель самостоятельно платит налоги.

Недобросовестные работодатели иногда подменяют трудовой договор договором ГПХ. Это делается с целью экономии денег на налогах. Однако даже если оснований для подмены одного договора другим нет, и вы действительно работаете с подрядчиком, налоговая все равно может признать неправильно составленный договор ГПХ трудовым. Вот какие особенности договора ГПХ следует иметь в виду при составлении документа:

Важно знать пути отхода в случае, если сотрудничество с подрядчиком не приносит желаемых результатов. Расторжение договора ГПХ возможно в одностороннем порядке или по соглашению обеих сторон.

Договор оказания услуг может аннулировать любая из сторон при условии, что тот, кто отказывается от сотрудничества, возмещает второй стороне понесенные расходы – траты на проезд или закупку материалов.

Договор подряда может аннулировать только клиент, и он должен возместить все убытки подрядчику. Подрядчик же не может расторгнуть его по своей инициативе. Чтобы это было возможно, необходимо прописать соответствующие условия в договоре ещё до заключения.

При расторжении договора ГПХ по закону вторая сторона, т.е. та, с которой прекращают сотрудничество, вправе не исполнять свои обязательства. Если же действие договора прекращается обоюдно, следует составить соглашение. Сами условия расторжения необходимо прописать заранее в самом договоре.

Например, если вы владеете школой английского, то вам удобно заключить договор ГПХ с иностранными преподавателями, которые работают с вами онлайн. Но что делать, если такой статус, как самозанятость, существует только в России? В таких случаях поможет EasyStaff.

EasyStaff – это сервис-посредник для управления фрилансерами по всему миру. С его помощью можно оплатить услуги любых подрядчиков. EasyStaff выдает соответствующие документы – два типа инвойсов и договор. Таким образом, заказчик передает деньги сервису и получает закрывающие документы, а сервис потом отправляет оплату фактическим исполнителям.