Испорченный бриф: как правильно ставить задачи и избежать эффекта Устюговой
В работе любой команды критически важным аспектом является правильная и точная постановка задач. Часто можно столкнуться с ситуацией, когда информация, передаваемая от одного участника к другому, теряет свою значимость или искажается. Это явление получило название «эффект Устюговой» — в честь исследовательницы, которая изучала проблемы коммуникации и потери информации в рабочих процессах.
(а ниже будет сценарий ролевой игры для вас и сотрудников)
В чем заключается «эффект Устюговой»?
«Эффект Устюговой» — это ситуация, когда при передаче задачи или информации от одного человека к другому происходит частичная потеря ключевых деталей, что приводит к недопониманию и неверному выполнению работы. По сути, это явление можно сравнить с «испорченным телефоном»: чем больше звеньев в цепочке передачи информации, тем больше шансов, что задача будет выполнена неправильно.
Пример: Предположим, руководитель даёт задание менеджеру, менеджер передаёт это задание дизайнеру, а тот — разработчику. На каждом этапе может произойти искажение или потеря данных, что в итоге приводит к тому, что конечный результат не соответствует исходной задаче.
Причины возникновения «эффекта Устюговой»
- Неясные формулировки задачи. Очень часто задачи передаются с недостаточной точностью. Например, руководитель может сказать: «Сделай это креативным», не уточнив, что конкретно он имеет в виду под словом «креативный». Каждое звено в цепочке может понимать это по-разному, что в итоге приведет к неверному результату.
- Ограниченность времени. В условиях дефицита времени задачи часто передаются на бегу, что увеличивает вероятность потери важных деталей. В результате у исполнителей нет четкого понимания того, что требуется.
- Многоуровневость коммуникации. Чем больше участников вовлечены в процесс передачи задачи, тем выше шанс на потерю информации. На каждом этапе могут быть добавлены дополнительные интерпретации или упрощения, что приводит к искажению оригинальной задачи.
- Неэффективные каналы связи. Использование разных каналов для постановки задач (например, устное общение, email, мессенджеры) также может влиять на точность передаваемой информации. Каждый канал обладает своими ограничениями, и важные детали могут быть пропущены.
Как избежать потери информации?
- Четкость и конкретность. Постановка задачи должна быть предельно четкой и конкретной. Чем больше деталей будет изначально передано, тем меньше вероятность потери ключевой информации. Например, вместо общего «Сделай это креативным», можно сказать: «Используй яркие цвета и динамичные анимации для привлечения внимания к продукту».
- Использование единого канала для передачи информации. Желательно использовать один канал коммуникации для постановки задачи — это поможет избежать расхождений в понимании. Например, если задание передано через мессенджер, не стоит дублировать его устно, так как в процессе могут быть пропущены детали.
- Подтверждение и проверка. Очень важно после постановки задачи получить подтверждение от исполнителя, что она была понята правильно. Это может быть в форме уточняющих вопросов или короткого резюме того, что требуется сделать.
- Документирование. Для сложных или многоэтапных задач лучше всего использовать документирование. Это может быть краткая инструкция, чек-лист или любая другая форма, которая поможет зафиксировать ключевые моменты задачи.
- Регулярные проверки. Важно не только правильно поставить задачу, но и регулярно проверять процесс её выполнения. Это поможет скорректировать действия команды на ранних стадиях и избежать ошибок.
Как итог:
«Эффект Устюговой» — это яркое проявление проблемы потери информации в рабочих процессах, с которой сталкивается каждая компания. Успешная реализация задач требует ясности, структуры и регулярной проверки.
Чтобы избежать ошибок и недоразумений, важно не только грамотно ставить задачи, но и следить за тем, как они выполняются, а также обеспечивать коммуникацию на каждом этапе работы.
Поиграем?
Проиграть ситуацию с «эффектом Устюговой» можно с помощью ролевого упражнения, которое покажет, как легко информация искажается при её передаче, и поможет команде понять важность правильной постановки задач.
Сценарий для ролевой игры
- Подготовка: Подготовьте несколько простых заданий, которые должны быть четко выполнены (например, «Нарисовать схему офиса с указанием местоположения всех сотрудников» или «Создать дизайн постера для корпоративного мероприятия»).Эти задания будут передаваться через несколько человек, каждый из которых добавит свою интерпретацию.
- Роли: Руководитель: Изначально ставит задачу. Менеджер: Получает задачу от руководителя и передаёт её дизайнеру. Исполнитель (например, дизайнер): Получает задачу от менеджера и выполняет её. Наблюдатели: Остальные коллеги, которые будут наблюдать за процессом и анализировать, как меняется задача.
- Процесс игры: Этап 1: Руководитель ставит задачу менеджеру. Важно, чтобы эта задача была передана устно и быстро, с упором на детали. Этап 2: Менеджер передаёт полученную информацию дизайнеру, снова устно и без записей. Этап 3: Дизайнер выполняет задачу, основываясь на том, что он понял. Результат может быть рисунком, текстом или любой другой интерпретацией задачи.
- Анализ результата: После того как дизайнер выполнит задачу, сравните итоговый результат с исходной задачей руководителя. Обсудите, что было потеряно или искажено в процессе передачи информации.
- Дискуссия: Какие ошибки возникли в процессе передачи задачи?На каких этапах произошли основные искажения?Как можно было предотвратить потерю информации?Какие решения помогут лучше поставить задачу в будущем?
- Практические выводы: Поделитесь идеями о том, как можно улучшить коммуникацию в команде, например, используя конкретные формулировки, повторное подтверждение задачи или использование письменных инструкций.
Примерный результат:
Задача, которая в начале была «Нарисовать схему офиса с указанием местоположения всех сотрудников», может превратиться в нечто совершенно другое, например, «Нарисовать офис и отметить сотрудников, кто где сидит». Это продемонстрирует, как легко ключевые детали могут быть упущены.
Цель:
Показать на практике, как потеря информации приводит к искажениям и неправильному выполнению задач. Это упражнение поможет команде осознать важность точной и понятной коммуникации, а также выработать более четкие и эффективные способы постановки задач.