МЧД в текущих реалиях: вопросы, в которых нужно разбираться

1 сентября 2024 года произошли существенные коррективы в ЭДО — перестали действовать сертификаты сотрудников. С этого дня их полностью заменили подписи физлиц с обязательным применением машиночитаемой доверенности. Чтобы работать с МЧД, сегодня необходимо ориентироваться в множестве нюансов: форматы, передоверие, управление большим потоком доверенностей и пр. Давайте разбираться.

Для начала давайте вспомним, с какой целью вводилась машиночитаемая доверенность. При создании МЧД была цель — использовать для работы со всеми ведомствами и при обмене между юридическими лицами одну доверенность, чтобы документооборот был сокращен. Однако, в процессе разработки электронной доверенности возникло множество программных и юридических тонкостей. Это привело к образованию нескольких форматов доверенностей, а также ряду дополнительных классификаторов полномочий, применяемых к единому формату. Сейчас действуют:

Формат 002 — первая версия доверенности для осуществления хозяйственных операций между организациями. Также его поддерживает один из госорганов — это Росаккредитация.

Единый формат 003 — это основной формат, который применяется для обмена между юридическими лицами. Кроме того, он используется и для B2G-сегмента. Его поддерживают на площадках ГАИС Алкоголь, Центрального банка, Минтрура, Росрееста. До конца года реализуется в Росстат. Федеральная таможенная служба также применяет единый формат, но полномочия заполняются по собственному классификатору.

Форматы 5.01 и 5.02 — предназначены для взаимодействия с Федеральной налоговой службой и используются для сдачи отчетности. ФНС также планируют поддержать 003 формат — об этом они заявили в ответе на официальный запрос. Налоговая сообщила, что планирует приступить к работам в 4-м квартале 2024 года и закончить переход до конца 2-го квартала 2025 года, при этом все ранее выданные доверенности будут работать.

Некоторые ведомства разрабатывают собственные форматы по определенным причинам, поэтому у таких МЧД есть ряд специфических особенностей. Например, ГИС Закупки разработали свой формат, но для работы по 223-ФЗ и 44-ФЗ надо выпускать отдельную доверенность. Полномочия указываются в соответствии с представленным в системе классификатором. Еще одна особенность: если МЧД выдается на основании нотариального передоверия, то корневую (первичную нотариальную) доверенность необходимо загрузить в систему. Доверенности для работы в системе регистрируются и хранятся также в самой ГИС Закупки.

В платформе «Честный ЗНАК» можно использовать два варианта доверенностей: в собственном и 003 форматах. Также собственные форматы МЧД разработаны в информационной системе для контроля за оборотом драгоценных металлов, камней и изделий (ГИИС ДМДК), Госуслугах и Социальном фонде России. Однако СФР пока не планирует переходить на единый формат доверенностей из-за отсутствия бюджета на развитие этого направления.

Почти все ведомства и министерства реализовали тот или иной формат доверенностей для взаимодействия с юридическими лицами. Только государственная информационная система ЖКХ оказалась не готова к окончанию переходного периода и обязательной работе с МЧД. Их техподдержка заявляет, что функциональность по внедрению электронных доверенностей уже внесли в реестр доработок, она будет реализована после утверждения планов на модернизацию системы государственным заказчиком.

Еще одной сложной и малоизученной темой в МЧД остается — оформление передоверия. В соответствии со ст. 187 ГК РФ передоверие возникает, когда лицо, которому выдана доверенность на совершение тех или иных действий, передает свои полномочия другому лицу. Так происходит, когда сотрудник не может самостоятельно выполнять обязательства по доверенности. Для защиты интересов доверителя он может передоверить свои полномочия другому лицу в двух случаях:

Существует ряд ситуаций, когда нам необходимо выдать МЧД от юрлица сотруднику (физлицу). Например, начальнику отдела, а он в свою очередь передаст обязанности по доверенности своему подчинённому. Или компания дает право на отправку своей бухгалтерской отчетности другой компании, а она дальше своим сотрудникам или ИП по цепочке. В каких случая потребуется нотариальное заверение доверенностей, а в каких можно этого избежать? Давайте разбираться.

Рассмотрим вариант, когда мы можем не привлекать нотариуса

ООО «Баттерфляй-Тревел» доверяет ООО «Юпитер» представлять их интересы для участия в торгах, а ООО «Юпитер» передает полномочия по представлению интересов доверителя своему тендерному специалисту Поповой А.А. В такой ситуации можно не заверять корневую доверенность у нотариуса.

Аналогично нет ограничений при оформлении передоверия между юридическими лицами, но при возникновении в цепочке передоверия физлица или ИП невозможно последующее передоверие без изменения первичной доверенности на нотариальную.

Доверенности, которые необходимо изначально оформлять через нотариуса

Для этого есть ряд факторов, а именно, когда доверие осуществляется:

1. В пользу индивидуального предпринимателя:

Если ООО «Баттерфляй-Тревел» передоверяет полномочия ИП Богатыревой А.Л. на оказание аутсорсинговых услуг по найму персонала, а она в свою очередь передает полномочия своему сотруднику. В такой ситуации корневую доверенность от ООО «Баттерфляй-Тревел» к ИП Богатыревой А.Л. необходимо заверить у нотариуса.

2. На руководителя обособленного подразделения с последующим передоверием:

В соответствии со ст. 187 ГК РФ нотариальное оформление не обязательно, но на текущий момент существует ряд программных ограничений:

3. По цепочке физических лиц:

Если передоверие осуществляется от ООО «Баттерфляй-Тревел» своему сотруднику — начальнику отдела логистики Иванову И.И. — и непосредственно он передает свои полномочия своему подчиненному — логисту Петрову П.П — то в такой ситуации корневую доверенность от ООО «Баттерфляй-Тревел» к Иванову И.И. необходимо выдавать через нотариуса.

У крупных холдингов, групп компаний или фирм, у которых большое число распределенных сотрудников, могут возникать сложности при работе с МЧД. Организациям, которым требуется массовый выпуск машиночитаемых доверенностей, например, более 100 экземпляров с периодическим отзывом или передоверием, было бы целесообразнее создавать, подписывать, отслеживать сроки действия доверенности в собственной информационной системе. Это особенно удобно, если в компании есть сложные цепочки передоверия МЧД.

Помочь с оптимизацией этих задач может система Directum RX. Благодаря интеграции к сервису Контур.Доверенность можно выпускать, регистрировать, подписывать и хранить МЧД в едином окне, не переключая интерфейс Directum RX. В системе удобно контролировать сроки действия доверенностей, просматривать связи между документами и отслеживать подписанные.

В едином реестре отображаются все доверенности независимо от типа их создания: бумажные или электронные. Легко отследить кому какая доверенность выдана, с какими полномочиями и в каком она статусе.

Также в системе можно создавать МЧД с возможностью передоверия, выбрав данное значение при оформлении.

Помимо этого при создании доверенности доступна возможность выбрать несколько представителей, если у сотрудников схожие обязанности.

Автоматизировать работу с МЧД можно благодаря решениям Directum RX. Они помогут компании сократить временные затраты на создание доверенностей и существенно упростят контроль за сроком их действия. С помощью настройки фоновых процессов будет легко отследить и отозвать доверенности по уволенным. Кроме того, система напомнит ответственным, когда необходимо перевыпустить МЧД на действующих сотрудников.