Наш опыт по автоматизации составления КП

Конец года - самое "горячее" время для бизнеса, поэтому пока в блог пишу не так часто, как хотелось бы, но сегодня особенный повод Несколько ранее я писал о том, что мы автоматизировали составление КП. И вот, наконец, мы оформили это в кейс! В статье раскрыто не все, поэтому ниже - инсайды, которые в статью не вошли:

1) Автоматизация сложного шаблона с большой вариативностью оказалась более трудоемкой задачей, чем мы рассчитывали. На основной шаблон КП ушло около 5 дней рабочего времени специалиста, распределенного в течение 1 месяца, а с моей стороны ушло около 8 часов на обсуждения, согласования и проверку.

Но это того стоило, так как эти инвестиции времени отбиваются очень быстро.Обычно согласование КП без конструктора у меня занимало не меньше 40 минут, так как надо было проделать кучу технической работы:

- вычитывать весь текст, чтобы проверить на орфографические, пунктационные и логические ошибок;

- поправить форматирование (не всегда это даже заметно, тут имеет место мой "пунктик", но и не поправить не могу);

- пересчитать цифры / свериться с расчетами в таблице, учитывая систему скидок, варианты поставки и пр.

Сейчас для типовых КП это занимает не больше 10 минут! И остались только те вещи, которые автоматизировать нельзя, которые требуют общения и анализа, т.е. это уже не простая техническая работа:

- когда я вижу значимые суммы в КП по лицензиям, мы обсуждаем с BDR детали сделки, можно ли решить задачи Заказчика тарифом дешевле (обычно это "облачные" тарифы). Для нас очень важно не "в моменте" продать на большую сумму, а чтобы заказчик остался с нами надолго, хотя бы на 5 лет, тут очень важно "не впаривать"

- обсуждаем условия поставки (рассрочка, сдвиг даты активации лицензий и пр) и скидки, если они выходят за рамки стандартной скидочной модели (она автоматизирована в КП тоже)

- смотрим, что из требований заказчика может быть реализовано в рамках общего бэклога развития системы (и как именно), а что - однозначно доработка под заказ, и если тут доработка - это остается единственной нетиповой частью в КП.

2) Важным "побочным" эффектом стал комплексный пересмотр всех составляющих КП и вообще всех процессов. Так как автоматизировать хаос невозможно, все это дало мощный толчок для проработки и унификации всех деталей предложения - SLA, тарифная сетка, скидочная программа, различные варианты поставки, ставки на разные виды работ и пр.

А так как после согласования КП следует закупка, нам пришлось автоматизировать и договор, чтобы не нужно было руками переносить значимые параметры из коммерческого предложения, а договоры готовились быстро и без ошибок.Автоматизировать договор проще, когда уже автоматизировано КП, так как "переменные" можно копировать из документа в документ. Это одно из важных преимуществ Doczilla, которое мы в полной мере испытали на себе.

3) Шаблоны + автоматизация = структурированные данные. А такие данные можно использовать дальше, например:

- сумма сделки в CRM не заносится руками, а формируется через интеграцию с конструктором документов как сумма всех лицензий и работ;

- таким образом, CRM содержит очень детальную информацию о том, что мы продаем в каждой сделке, эта информация на 100% соответствует реальным отправленным КП (есть версионность);

- все это дает больше возможностей для анализа в разрезе видом лицензий, продуктов, бизнес-решений, услуг, тех.поддержки и пр - больше детализация, больше инсайтов;

- а данные из договоров, например, сроки реализации проекта, условия наступления штрафных санкций, сроки уведомления при смене реквизитов и пр.

- все это попадает в Doczilla CLM для контроля жизненного цикла контракта (просто задачи по договору - что и когда надо сделать).

Буду рад ответить на вопросы - пишите в комментариях, ответы следующим постом. Спойлер - напишу как минимум ответы на вопросы, которые я задавал сам себе перед стартом проекта )