Мастер эффективного планирования личных и рабочих задач: как ничего не забыть и все держать под системным контролем?

Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.

Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное управление.

Приглашаю присоединиться:

Запускаю в блоге цикл публикаций Система успеха и личная здоровая продуктивность. В материалах этого цикла буду делиться своими правилами и секретами успешного управления жизнедеятельностью, начиная от учета задач и заканчивая стратегическим планированием личного будущего.

Каждая публикация будет иметь такую структуру: Проблема (описываю проблемную ситуации и последствия влияния проблемы на жизнедеятельность) → Потребность (формулирую потребность в решении проблемы) → Решение (предлагаю оптимальный на мой взгляд вариант закрытия потребности).

Первая статья — про то, для чего нужен и как организовать первоначальный максимально простой и удобный учет личных и рабочих задач.

Повседневную деятельность менеджера по продажам Станислава можно разделить на 2 части: личная активность и рабочая активность. В рамках каждой части Станислав ежедневно решает какие-то задачи регулярного и нерегулярного характера.

Регулярные задачи — это те задачи, которые нужно выполнять с определенной периодичностью (допустим, оплата интернета 1 раз в месяц).

Нерегулярные задачи — это те задачи, которые надо выполнять по мере их возникновения и с учетом приоритета (к примеру, покупка новой зубной щетки).

Примеры задач личной активности Станислава: полить домашний цветок, посетить клуб любителей настольных игр, купить новый чайник, встретиться в кафе с другом.

Примеры задач рабочей активности Станислава: связаться с потенциальным клиентом и договориться о презентации продукта, сформировать отчет по действующим клиентам за период, поучаствовать в общем собрании компании, сообщить коллеге из отдела маркетинга крайний срок подготовки шаблона нового коммерческого предложения.

Когда Станислав только начинал карьеру и самостоятельную взрослую жизнь после окончания университета, практически все личные и рабочие задачи он запоминал. Иногда фиксировал их в заметках на телефоне или отправлял сам себе сообщение в мессенджере.

Однако со временем, когда количество задач стало увеличиваться и начала появляться необходимость в декомпозиции задач (разделение задачи на подзадачи), Станислав понял, что про некоторые из них (даже весьма важные) он забывает и вспоминает только тогда, когда последствия невыполнения задачи начинают негативно влиять на его жизнь.

Примеры:

Многочисленные случаи возникновения отрицательных последствий невыполненных задач сформировали у Станислава убежденность в необходимости построения системы учета всех свои задач. Он хотел начать с учета, а уже потом перейти к грамотному планированию и контролю.

У Станислава изначально было 3 ключевых требования к системе учета задач:

Станислав начал активно исследовать сервисы, способные удовлетворить 3 его потребности.

В первую очередь он, опираясь на статьи в Интернете, составил список сервисов для тестирования. В этот список были включены самые популярные приложения в категории управления задач: Google Календарь, Todoist, Trello, TickTick и некоторые другие.

Далее Станислав начал постепенно тестировать каждое приложение, регистрируясь в нем и оформляя пробный период.

В конечном счете Станислав выделил 2 оптимальных для него решения — Google Календарь (для учета личных задач) и Todoist (для учета рабочих задач).

Поработав в обоих сервисах достаточно продолжительное время, Станислав сделал вывод, что они, безусловно, многофункциональны и могут быть масштабированы за пределы учета задач, но, к сожалению, не закрывают потребности в простоте и удобстве.

Главные минусы такие:

Единственный плюс, который Станислав обозначил для себя на будущее, — это идея разделить учет личных и рабочих задач, не создавая единый список.

Почему так? Потому что в понимании Станислава work-life balance — это, прежде всего, рациональное обособление личной и рабочей деятельности.

Это разделение имеет и психологическую основу: оно позволяет в рабочее время фокусироваться на рабочих делах, а в личное время — на личных делах. При этом не создается какая-то странная и некомфортная для Станислава комбинация обоих видов дел, иногда предполагающая, что работать можно на протяжении всего дня, а личной жизнью заниматься в перерывах.

Итак, осознав, что сервисы сложны и неудобны, и сформулировав их недостатки, Станислав нашел любопытное решение своей проблемы.

Он купил 2 небольших блокнота: один — для личных задач, второй — для рабочих, и установил себе такое правило: каждая страница блокнота — это 1 день, а содержание страницы — это список задач, которые необходимо выполнить за день, для некоторых задач указывается время (это особенно актуально для встреч).

Такая модель учета Станиславу очень понравилась, и он применял ее несколько месяцев, однако затем понял, что у нее есть 2 огромных минуса из-за полностью ручного ввода информации:

Тогда Станислав в очередной раз решил найти новый способ учета (обязательный цифровой), но уже четко знал, так сказать, теоретическую базу этого способа: он понимал, какая модель должна быть реализована.

Кстати, позднее Станислав убедился в том, что такой подход очень эффективен в любой цифровой трансформации ручного труда: сначала нужно на бумаге / в Excel в ручном режиме смоделировать целевой сценарий автоматизации и лишь затем приступать к самой автоматизации.

Спустя небольшое время Станислав, обладая четким и релевантным набором пользовательских требований, нашел тот сервис, функциональность которого позволяет эти требования закрыть.

Это сервис заметок Obsidian, который предоставляет широкие возможности для структурирования текстовой информации в виде заметок и создания личной базы знаний с произвольными связями между разными статьями.

Станислав разработал такую методику учета задач:

Примеры:

Перейдем к обзору преимуществ и недостатков данной методики.

Преимущества:

Недостатки:

В следующей статье расскажу о том, как Станислав дополнил свою методику правилами грамотного планирования регулярных (ежедневных, еженедельных, ежемесячных) задач и задач, которые изначально сложно закрепить за определенным днем.