Эффективный онбординг: создание Welcome Book для новых сотрудников
Каждый новый сотрудник сталкивается с вызовом адаптации в незнакомой среде. Чтобы облегчить этот процесс, мы решили создать Welcome Book — унифицированный ресурс, который поможет новичкам быстро освоиться в компании. В этой статье мы расскажем о ключевых этапах, которые мы прошли на пути к созданию этого важного инструмента.
Этап 1: Отрицание, гнев, торг, депрессия… нам нужен Welcome Book
Раньше процесс онбординга в нашей компании не имел чёткой структуры и был основан преимущественно на личном взаимодействии. Это выглядело следующим образом: руководитель знакомил нового сотрудника с основами работы, эйчар обсуждал формальные вопросы, а коллеги дополняли недостающие детали. Посвящение новобранца в ряды диджитал-сенсеев было стихийным, естественным и скорее удобным компании, чем самому новичку.
В этом году мы решили кардинально пересмотреть нашу систему онбординга и сделать его более целенаправленным. Одним из главных вопросов, требующих решения, стала передача большого объёма информации. Весь опыт древних предков и накопленные в течение 20 лет сакральные знания следовало организовать и представить в увлекательной, структурированной форме, чтобы новички могли легко усвоить их.
Мы осознали, что весь этот фольклор и множество регламентов необходимо превратить в доступный и информативный ресурс, который будет не только полезен, но и интересен для новых сотрудников.
Этап 2: Хроника диджитал-улья или талмуд на 30 листов
Для начала следовало определить, какую информацию мы хотим включить в наш онбординговый документ, и утвердить его структуру.
Для этого мы:
- Собрали уже имеющиеся данные: пересмотрели все регламенты и инструкции, выделив ключевые тезисы и основные моменты.
- Опросили старейшин о местных традициях и обычаях. Как бы иначе мы узнали, что у наших рыб в аквариуме есть имена? (Карп по имени Зоя?!)
- Провели опросы среди текущих сотрудников, чтобы выяснить, с какими вопросами и проблемами они сталкивались на начальном этапе работы. Их отзывы помогли нам сформировать представление о необходимых темах и разделах Welcome Book, а также определить, какой формат будет наиболее удобным и полезным.
- Прошерстили чаты, закреплённые сообщения, ленту в Битрикс24 на наличие важной, но ускользнувшей в хаосе жизни информации.
Мы объединили всю информацию в единую структуру, переписали её в более неформальном стиле, и… и в результате получился документ с монолитным текстом на 30 страниц. Новый сотрудник, получивший это "сокровище" для ознакомления в свой первый рабочий день, сбежал бы раньше, чем закончил его чтение.
Этап 3: В поисках идеальной формы
Мы понимали, что необходимо разработать нечто такое, что заинтересует новых сотрудников и позволит им легко и быстро освоиться в нашей компании. Поскольку всё больше организаций внедряют программы адаптации сотрудников в свою практику, нам не пришлось изобретать велосипед — мы просто изучили опыт других компаний и проанализировали, какой вариант подойдёт именно нам.
❌ PDF-файлы и презентации. Хотя это и самый доступный вариант, нам хотелось чего-то более увлекательного. Мы не могли избавиться от мысли, что в очередной раз останемся с документом с пугающим числом страниц.
❌ Печатные варианты — книги, буклеты, блокноты и пр. Долгий процесс создания, высокая стоимость и негибкость формата не соответствовали нашему видению эффективного и доступного онбординга, где важны быстрота и возможность легко адаптировать информацию.
❌ Чат-боты. Обсуждая возможность создания чат-бота, мы поняли, что такая форма изоляционирует информацию. Нам хотелось, чтобы при первом открытии велкам-бука у нового сотрудника возникало общее впечатление и единая картина, отражающая наши ценности и культуру.
✔ Сайт. В итоге мы решили, что формат сайта станет оптимальным решением. Это выглядело как идеальное сочетание: гибкость, вовлечённость и возможность получать информацию в любое время и с любого устройства. Такой вариант позволил создать динамичное и увлекательное пространство, где новые сотрудники могут легко погрузиться в культуру нашей компании.
Наш Welcome Book в формате сайта стал не просто источником информации, но и интерактивной платформой, которая ведет новичков по всем важным аспектам нашей деятельности. Это решение настроило нас на проактивный подход в обучении и адаптации, что в конечном итоге сделало процесс более гладким и приятным для всех сторон.
Этап 4: Создание Welcome Book
В качестве платформы для создания нашего Welcome Book мы выбрали Тильду. Этот интуитивно понятный конструктор сайтов позволил нам создать привлекательный и красочный ресурс, отражающий наш корпоративный стиль.
Особенности нашего подхода:
- Мы создавали Welcome Book с любовью и вниманием к каждой детали. Старались добавлять наши местные шутки, забавные фотографии и истории, которые отражают нашу уникальную корпоративную культуру, чтобы каждый новый сотрудник мог почувствовать себя как дома с первого дня.
- Неформальный язык повествования. Мы общаемся на «ты», поэтому все тексты написаны в лёгком, дружеском стиле.
- Наш Welcome Book носит общий характер для всех сотрудников компании, а для каждого отдела у нас созданы Базы знаний в Битрикс24 с более развёрнутой и подробной информацией.
- Для обеспечения безопасности и конфиденциальности мы закрыли сайт паролем, предоставив доступ только нашим сотрудникам.
- Разместили кликабельные ссылки на регламенты и Базы знаний для быстрого доступа к дополнительной информации и скачиванию файлов.
- Использовали много фотографий наших сотрудников с корпоративных фотосессий, совместных мероприятий и праздников, так Welcome Book стал более живым – новичок сразу видит, с какими людьми и в какой атмосфере ему предстоит работать.
- Добавили викторину с прикольными фактами о нашей компании, чтобы добавить интерактивности и ещё больше передать вайб :)
- Собираем обратную связь и регулярно обновляем контент для поддержания его актуальности.
Заключение
Создав Welcome Book, мы здорово облегчили жизнь и себе, потому что пересказывать всю эту информацию устно каждый раз было, конечно, здорово, но не то, чтобы очень :) И новичкам - первые рабочие дни для нового сотрудника и так большой стресс, а у нас получилось создать «единый центр информации», благодаря которому не нужно тратить время на поиск документов, задавать вопросы пока ещё не знакомым коллегам, собирать данные «по крупицам» в разных источниках.
Но важно отметить, что Welcome Book — это не панацея и не заменяет живую коммуникацию и вовлечённость в адаптацию новичка. Мы также всегда на связи, всегда направляем, заботимся и поддерживаем.
У одной из компаний, речь про которую пойдет в статье, текучесть сотрудников на испытательном сроке достигала 16%, а если брать новичков в целом, то 20%. Руководители зачастую были вынуждены увольнять их и искать замену, так как новый сотрудник медленно осваивался, не понимал процессы, не был погружен в культуру компании, что усложняло управление к…
Принимать в компанию нового сотрудника одновременно радостно и волнительно. А когда этот сотрудник работает удалённо — ещё и трудно. Как сделать вхождение в рабочие процессы максимально комфортным и эффективным — читайте в нашей статье.
Рассказываем про наш главный гайд по визуальному стилю. Пригодится тем, кто создает и разрабатывает дизайны.
Для любой компании, предоставляющей цифровые сервисы, онбординг — это ключевой этап взаимодействия с клиентами. Именно в этот момент пользователь знакомится с платформой и формирует своё первое впечатление. У нас в компании важнейшей частью онбординга является демо-встреча.
Каждый сотрудник нарабатывает опыт ценой собственных ошибок и провалов, зато лет через пять становится суперпрофессионалом. Мы готовы поспорить с этой точкой зрения. Если выстроить систему обмена знаниями, скилы команды вырастут быстрее, задачи решатся проще, а бизнес сэкономит деньги.
Всем уже надоели эти примеры «использования ИИ для бизнеса», которые в сотый раз показывают генерацию картинок для рекламы или создание унылого SEO-текста для сайта. Так что сегодня я расскажу, как большие языковые модели помогают торговой компании в настоящей ежедневной хардкорной работе.