реклама
разместить

Как генеральному директору построить эффективную бухгалтерскую службу

От собственников и генеральных директоров часто можно услышать: «Моя бухгалтерская служба работает неэффективно» или «Моя бухгалтерия работает как-то не так». Важно в таких случаях сначала определить, что именно вы понимаете под хорошей работой бухгалтерской службы. Какие задачи вы, как собственник или генеральный директор, ставите перед ней?

Любая бухгалтерская служба — это не просто механическая обработка данных, а сложный бизнес-процесс, который играет ключевую роль в жизни компании. Результатом ее качественной работы является создание документального фонда, представляющего собой готовые наборы налоговой, бухгалтерской и управленческой отчётности.

Отчеты становятся полноценными инструментами для различных пользователей — от руководителей до контролирующих органов. Неважно, в каком формате они представлены: на бумаге или в электронном виде, — главное, что они формируют единый документальный фонд, который служит основой для принятия обоснованных решений и стратегического планирования.

Чтобы построить эффективную бухгалтерскую службу, в первую очередь, нужно оценить уровень сложности задач, которые требуется выполнять.

Необходимо учитывать, что задачи могут иметь различный уровень сложности, и четкое понимание ожиданий поможет в оценке эффективности работы бухгалтерии.

· На простом уровне бухгалтерская служба выполняет базовую функцию, заключающуюся в составлении бухгалтерской отчетности на основе поступивших документов. Это стандартная практика, обеспечивающая выполнение основных требований.

· Ситуация меняется, когда бухгалтерия сталкивается с повышенными требованиями. В случае, если ваш бизнес попадает под аудит, необходимо строгое соблюдение законодательства. Это особенно актуально для компаний с объемом выручки более полумиллиарда, которые привлекают внимание налоговых органов и проверяющих инстанций. В таких условиях требования к соблюдению первичных документов становятся значительно более жесткими.

· На самом высоком уровне бухгалтерская служба выполняет не только регистрацию фактов хозяйственной жизни, но и контроль финансовых потоков. Она анализирует составляемую отчетность и формирует выводы на ее основе. В ее функции добавляются элементы финансового управления, что приводит к трансформации главного бухгалтера в финансового директора или к необходимости его найма. Очевидно, что такая бухгалтерская служба требует значительных инвестиций, и к организации ее работы необходимо подходить всесторонне.

Цели, которые вы ставите как собственник или генеральный директор, определяют бюджеты, в рамках которых должна функционировать бухгалтерская служба, а также задачи, процессы, уровень сложности и подход к работе. И оценивать эффективность ее работы нужно тоже с учётом целей и пула задач.

Критерии эффективности работы бухгалтерской службы должны быть как количественными, так и качественными.

1) Доля затрат на бухгалтерскую службу в выручке.

Существует важное правило, которому обучают всех бухгалтеров, но со временем оно почему-то забывается: «Эффект от ведения бухгалтерского учета должен превышать затраты на его ведение».

Поэтому бюджеты, выделяемые на бухгалтерию, должны сопоставляться с финансовыми результатами компании. Наиболее общим критерием является доля затрат на бухгалтерскую службу в выручке. В крупных компаниях, где бухгалтерская функция имеет значительный объем, этот показатель составляет 2% от выручки. Конечно, бизнес многогранен, и в отдельных отраслях эта нагрузка может быть чуть выше. Это зависит от различных факторов, таких как состав отчетности, уровень задач, налоговые риски и т. д.

Для самопроверки вы можете умножить выручку вашей компании на 2% и определить, укладываетесь ли вы в этот параметр. Если ваши затраты значительно превышают этот уровень, это повод задуматься об эффективности работы вашего бухгалтерского подразделения.

2) Удовлетворённость клиентов и партнёров.

Еще одним показателем эффективной работы бухгалтерской службы является удовлетворенность клиентов и партнеров. Ваша бухгалтерия должна в первую очередь выполнять функцию поддержки, некоего бэк-офиса. Они должны быть помощниками в бизнес-процессах, а не стоп-фактором. И в этом контексте любая внешняя бухгалтерия, работающая на аутсорсинге, имеет преимущество, потому что она заботится о росте клиентов. У нас в Бридж Групп один из слоганов звучит так: «Ваш успех — наш ключевой приоритет».

В погоне за повышением эффективности многие организации стремятся к тотальной автоматизации всех процессов. Однако автоматизация бухгалтерской службы не всегда целесообразна.

Говоря об эффективности работы бухгалтерской службы, следует отметить еще один важный аспект — это автоматизация. Если у вас есть крупный, однообразный и типовой бизнес-процесс, его целесообразно автоматизировать и доверить его выполнение роботам. Если же у вас динамичный, меняющийся бизнес-процесс с различными требованиями, то затраты на поддержание актуальности автоматизации могут превысить расходы на содержание отдельного бухгалтера.

Пример.

У нас есть блок работы с первичной документацией для крупного клиента, который мы максимально автоматизировали. Мы внедрили электронный документооборот, автоматические сверки и подключили роботов, выполняющих часть работы бухгалтера, например, прикрепляющих первичную документацию к реестрам бухгалтерского и налогового учета.

Однако для автоматизации этого бизнес-процесса нам сначала потребовалось привлечь бизнес-аналитика, который разработал техническое задание. Затем мы подключили квалифицированных бухгалтеров, которые совместно с аналитиком отработали процессы, после чего были привлечены программисты для реализации автоматизации. Это решение оказалось эффективным и окупилось, так как упростило работу большого числа бухгалтеров. Однако если у вас всего один или два бухгалтера, привлечение пяти программистов для автоматизации их работы будет экономически нецелесообразным.

Учитывая ваши цели и критерии оценки эффективности, нужно выбрать: штатный бухгалтер или аутсорсинг бухгалтерского учета.

Выбирая качественный аутсорсинг бухгалтерского учета и доверив финансовые вопросы профессионалам, вы получите отличное решение, позволяющее сосредоточиться на ключевых аспектах бизнеса.

Бухгалтерия на аутсорсинге — прежде всего про заботу о клиенте.

В Бридж Групп мы подходим к организации бухгалтерского учета с особым вниманием, понимая, что качественное ведение финансовых дел — это залог успешного функционирования бизнеса. Мы выделяем несколько важных аспектов, которые помогают достигать результатов.

1. Системный подход.

Мы начинаем работу с четкого оформления договорных обязательств, в которых прописаны зоны ответственности. Наша схема взаимодействия включает все ключевые моменты, что позволяет зафиксировать ожидания собственника или генерального директора от бухгалтерской службы.

2. Соблюдение сроков.

Создание отчетности — это непрерывный бизнес-процесс, который мы разбиваем на блоки и контрольные точки. Мы понимаем, что каждая компания уникальна, и адаптируем процесс отчетности под специфику вашего бизнеса. Наша команда обеспечивает своевременное предоставление отчетов, а в случае сбоя мы быстро выявляем и устраняем проблему.

Работу бухгалтерской службы можно сравнить с танцем. Во-первых, это всегда командная работа, основанная на партнерстве. Во-вторых, все процессы должны двигаться с определенной ритмичностью, чтобы никто не наступал друг другу на ноги. Такой подход обеспечивает гармонию и эффективность в работе, позволяя всем участникам действовать слаженно и продуктивно

Хорошая бухгалтерская служба не должна выступать в роли «бутылочного горлышка», сдерживающего бизнес-процессы других подразделений. Наоборот, она должна быть надежным помощником. Бухгалтерские процессы не должны замедлять операционную деятельность предприятия; напротив, они должны поддерживать и ускорять ее.

Пример.

В этом контексте существует множество эффективных методов, которые могут помочь в оптимизации процессов. Например, если ответственный бизнес не может предоставить данные вовремя из-за особенностей своего бизнес-процесса, бухгалтерия может использовать метод, известный как «округлить». Этот подход позволяет признавать затраты даже без первичной документации, что необходимо для своевременного формирования управленческой отчетности. Признавая расходы не по первичным документам, а по факту понесенных затрат, бухгалтерский процесс можно синхронизировать с управленческим, что обеспечивает своевременное составление отчетности. Это всего лишь один из лайфхаков, который часто забывается в бухгалтерии.

3. Разделение ответственности.

На этапе организации учета мы назначаем бухгалтеров для каждого блока отчетности. Это позволяет избежать ошибок и повысить качество обслуживания.

4. Постоянное обучение.

Мы обеспечиваем постоянное корпоративное обучение наших бухгалтеров, что значительно повышает их квалификацию и эффективность работы. Кроме того, поддерживаем профессиональные чаты, где специалисты могут обсуждать отраслевые вопросы и делиться опытом. Это создает атмосферу сотрудничества и позволяет находить решения для сложных задач.

5. Контроль и анализ данных.

Мы внедряем контрольные процедуры и регулярный анализ данных, которые помогают поддерживать высокий уровень качества бухучета и минимизировать риски.

реклама
разместить
реклама
разместить
Начать дискуссию
Что важнее для предпринимателя: налоговый или управленческий учет? Глубокий разбор темы, поскольку она не столь очевидна на первый взгляд

Предприниматели ежедневно сталкиваются с множеством задач, связанных с управлением бизнесом. Одной из важнейших областей является учет. Но какой именно учет важнее: налоговый или управленческий? Этот вопрос не всегда очевиден, особенно для начинающих предпринимателей. В данной статье мы разберем, чем отличаются эти два вида учета, какую роль они иг…

Что важнее для предпринимателя: налоговый или управленческий учет? Глубокий разбор темы, поскольку она не столь очевидна на первый взгляд
1010
22
11
реклама
разместить
Как найти хорошего бухгалтера

Найти хорошего бухгалтера – это как жениться. Вся разница лишь в том, что можно и не жениться, а вот найти бухгалтера обязан каждый генеральный директор согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», или в крайнем случае возложить эти непростые обязанности на себя. Еще один довод в пользу такого тезиса...

Как найти хорошего бухгалтера
22
Как строительная компания перевела бухгалтерию на аутсорс
Как строительная компания перевела бухгалтерию на аутсорс
44
Система контролей для успешного развития бизнеса

Введение

Аутсорсинговые бухгалтерские платформы: как выбрать, на что обратить внимание, преимущества и недостатки

Эффективное управление финансами и налогами — ключевой фактор успеха в бизнесе. Предприниматели и компании используют аутсорсинговые бухгалтерские платформы для оптимизации финансовых процессов. Как выбрать надежного партнера, на что обратить внимание, какие преимущества и недостатки этого решения? Рассмотрим эти вопросы, опираясь на многолетний оп…

Робот-бухгалтер — это необходимость?

К 2030 году роботизация в бухгалтерии может стать такой же привычной, как компьютерные программы сегодня. Роботы будут выполнять монотонную рутину по заданным алгоритмам, а специалисты сосредоточатся на том, что действительно важно для бизнеса.

Вопросы, которые не возникают сразу, но ввергают в шок, когда случаются.

Какую сумму ошибки готов простить предприниматель бухгалтеру?

11
Восстановление бухгалтерского учёта: зачем это нужно, и когда проводить

Штрафы, пени и требования, вызовы в налоговую и блокировка расчётного счёта — всё это может сигнализировать о проблемах в бухгалтерии. С расследованием поможет бухгалтер — подобно детективу он восстановит жизнь вашего бизнеса в цифрах буквально по кусочкам. А что на самом деле происходит при восстановлении учёта, и кому он действительно необходим?

Восстановление бухгалтерского учёта: зачем это нужно, и когда проводить
[]