Ушли с Confluence на аналог и остались довольны: как «Систэм Электрик» переехали в Minerva Knowledge

Провели миграцию всей базы знаний и получили премию «‎Импортозамещение года»

Привет! На связи команда Minervasoft. Уже пять лет мы развиваем идею о том, что знания должны работать на бизнес, а не наоборот, и подтверждаем её в своих проектах. Сегодня хотим рассказать, как наш клиент — российский производитель комплексных решений в области распределения электроэнергии и автоматизации «Систэм Электрик» — перешёл на новую систему управления знаниями (KMS).

После ухода Confluence из России компании пришлось срочно искать замену. В этой статье разберём, как «Систэм Электрик» выбирала новую KMS, с какими проблемами столкнулась при переносе материалов и как в итоге переехала в Minerva Knowledge.

Передаём слово Александру Бессарабенко, владельцу продукта R&D/ЭДО системы в «Систэм Электрик».

В нашей компании база знаний — это основа стабильной и слаженной работы. Благодаря ей инженеры, IT-специалисты и другие сотрудники всегда пользуются актуальной информацией: чертежами, схемами, видео, кодом, которые нужны для выполнения задач.

Здесь важно подчеркнуть: дело не в простом хранении данных, а в том, что каждый может быстро найти нужную информацию и применить её в работе. Это помогает минимизировать ошибки, работать с достоверной информацией, не отвлекать коллег по мелочам и поддерживать общее информационное поле.

Когда мы использовали Confluence, у нас был выстроен удобный процесс. Всё, что было нужно для работы, хранилось в одном месте. Мы могли обновлять данные в реальном времени, и это обеспечивало непрерывность бизнес-процессов. Например, если кто-то уходил в отпуск, болел или даже увольнялся, работа не останавливалась. Доступ ко всем знаниям был централизованным, а это исключало зависимость от отдельных сотрудников.

Но в 2022 году ситуация изменилась. Atlassian, разработчик Confluence, покинул российский рынок, и мы оказались в непростой ситуации. Вернуться к старым способам хранения информации — это как добровольно погрузиться в хаос и неопределённость. Было ясно: без базы знаний работать будет сложно, а перспектива возвращения Confluence оставалась туманной.

При этом мы понимали, что:

Из-за этих двух факторов мы решили найти российский аналог, который обеспечит нам ту же функциональность, что и Confluence, и даже больше.

Для начала мы определили критерии выбора платформы. Их сформировали с учётом запросов бизнеса и потребностей конечных пользователей — инженеров и IT-специалистов.

Вот ключевые параметры, которые мы выделили:

Определившись с критериями, мы начали тестировать разные системы от семи вендоров. В пилоте участвовали фокус-группы из конечных пользователей продукта. Они проверяли разные системы управления знаниями, оценивали их удобство и соответствие нашим требованиям.

После тестирования мы составили сводную таблицу и оценили каждый продукт. Например, интерфейс базы знаний одного из участников показался нам слишком сложным для повседневной работы с чертежами и схемами.

По итогам всех пилотных запусков выбор был очевиден: больше всего нам подошла Minerva Knowledge.

Нам показалось, что именно KMS от Minervasoft справится с нашими задачами. Платформа понравилась и инженерам, и IT-специалистам благодаря своим возможностям. Вот что мы особенно отметили:

Для нас важно, чтобы сотрудники тратили минимум времени на поиск нужной информации. В Minerva Knowledge поиск работает так же быстро и удобно, как в «Яндексе» или Google:

Сотрудники часто работают с чертежами, таблицами и схемами, поэтому для нас критично, чтобы создавать и редактировать контент было удобно. Minerva Knowledge справилась с этим на отлично:

Все изменения контента попадают в единую ленту по проектам в режиме real-time. В зависимости от роли в каждом проекте, сотрудник получает только нужные знания. Это помогает не только хранить информацию, но и вовремя доставлять её до команды.

Minerva Knowledge помогает улучшать базу знаний благодаря встроенной аналитике. Это отдельный раздел, который:

Одна из сильных сторон Minerva Knowledge — виджет Minerva Copilot. Он встраивается в любой веб-интерфейс систем компании за пять минут и подсказывает нужные ответы в зависимости от задачи.

В следующем разделе расскажу, как прошёл процесс миграции и что помогло нам запустить систему без потери данных и времени.

В процессе миграции мы решили идти по методологии Waterfall, где у каждого этапа есть чёткие контрольные точки. Такой подход помог нам постоянно двигаться вперёд, не тратя времени на бесконечные попытки пересмотреть старые решения.

Первым шагом стала установка пилотной версии Minerva Knowledge на наших серверах. Мы начали с переноса контента из Confluence, чтобы протестировать, как система справляется с реальными задачами.

Сразу после запуска пилотного проекта мы получили множество позитивных отзывов от сотрудников. Люди сами начали переходить на новую платформу, привлекали коллег, и со временем пилотный проект плавно трансформировался в промышленную эксплуатацию.

Чтобы сделать переход на новую базу знаний максимально комфортным, мы разработали обучающие материалы, адаптированные под разные группы пользователей. Например:

Мы собирали сотрудников в небольшие фокус-группы по 6–8 человек. Такой формат позволил учитывать специфику их задач и сразу отвечать на возникающие вопросы.

Minerva Knowledge оказалась гибкой платформой, которую можно было кастомизировать под наши потребности. Мы работали в тесной связке с разработчиками системы:

Такое взаимодействие упростило внедрение: сотрудники видели, что их предложения действительно учитываются, а система становится лучше.

Миграция базы знаний из Confluence в Minerva Knowledge прошла не без сложностей. Переезжать нужно было быстро, но при этом качественно и безопасно. У нас возникли две основные проблемы: одна была связана с Confluence, другая — со структурой переносимого контента.

Мы использовали облачную версию Confluence. Для переноса данных из такой базы нужен API-ключ — специальный код, который позволяет мигратору Minerva Knowledge подключиться к серверам Confluence и извлечь данные.

Однако когда мы запросили API-ключ, оказалось, что Confluence не может его предоставить. Решение нашлось: мы выгрузили отдельный space, собственными силами развернули отдельную среду Confluence и загрузили туда бэкап. Дальше сформировали API-ключ и приступили к миграции.

Когда мы начали использовать мигратор, выяснилось, что структура данных в бэкапе оказалась слишком сложной. База содержала огромное количество вложенных папок, что создавало трудности для стандартного алгоритма миграции.

На первом этапе мы смогли перенести только около 60% контента. Специалисты Minerva Knowledge быстро подключились к процессу и в течение месяца адаптировали мигратор под нашу сложную структуру. После доработки мы смогли полноценно провести миграцию архивных данных.

Теперь наша база знаний в Minerva Knowledge работает без потерь информации, с полностью сохранённой структурой данных и актуальным контентом.

Переход с Confluence на Minerva Knowledge занял у нас около пяти месяцев — от момента формирования критериев выбора до полного внедрения системы и её адаптации под задачи компании. Этот проект не только позволил нам успешно заменить иностранное ПО, но и получил признание: мы стали обладателями премии «Импортозамещение года» от CNews.

Но самое главное — мы сделали наши процессы устойчивее и эффективнее. Каждая ошибка, с которой сталкивается сотрудник, фиксируется в базе знаний. Решение документируется и становится доступным всем. Если в будущем подобная проблема повторится, её сможет быстро устранить любой сотрудник, даже если первоначальный автор решения больше не работает в компании. Знания больше не хранятся в голове у одного человека, а становятся частью информационной экосистемы компании.

При этом нам удалось найти технологически зрелую систему и сделать её максимально удобной и понятной для сотрудников. Сначала люди начали шаг за шагом присоединяться к проекту, а потом случился эффект лавины: количество пользователей выросло в 3,5 раза. Сейчас другие департаменты тоже рассматривают данное решение для внедрения.

В рамках проекта мы не придумывали специальные метрики измерения эффективности — вместо этого построили отношения, основанные на доверии. Такая свобода позволила сотрудникам легче преодолевать первый шаг в создании статей и быстрее приходить к результатам. С момента запуска проекта количество статей возросло в пять раз (с 50 до 250 статей), а число проектов увеличилось с 3 до 16.

В этом году Minervasoft и «Систэм Электрик» участвуют в премии «Проект года». Победитель определится с помощью голосования, которое завершится 8 января. Мы будем очень рады вашей поддержке! Чтобы проголосовать за заявку, нужно присоединиться к профессиональному IT-сообществу GlobalCIO|DigitalExperts и оценить проект «Миграция базы знаний из Confluence в Minerva Knowledge».

Миграция с Confluence только кажется сложной. Мы уже пять лет работаем с компаниями и постоянно улучшаем свой продукт. Наши специалисты общаются с клиентами и помогают с миграцией на всех этапах — от подключения демоверсии до переноса контента.

Minervasoft предоставляет понятные продукты для управления знаниями, которые будут особенно полезны:

Продукты Minervasoft внесены в реестр российского ПО и соответствуют стандартам безопасности и качества. Попробовать Minerva Knowledge и Minerva Learn можно в демоверсии.