45 дней сериалов
и фильмов по промокоду:
VC45 Активировать 18+

Как доделывать запланированные дела на день до конца

Всё началось с того, что я понял: «Так жить дальше нельзя! Нельзя сидеть с 8 утра до 2 ночи, практически не вылезая из-за компьютера, пока глаза не выпадут на клавиатуру!».

Сначала я стал искусственно ограничивать время работы: внедрил помодоро-доску, начал планировать вечера и выходные так, чтобы уходить куда-то из дома (в пандемию выходил на крышу, там у меня небольшое патио).

Утром и днём тут работают, а вечером принято чилить

Помодоро-доска — основана на технике Помодоро и логика в том, чтобы в день работать не больше определенного числа помидорок, скажем хотите работать 6 часов, значит в день не более 12 стандартных 25-минутных отрезков. Как только сделали 12 помидорок — отдыхаем.

Помодоро-доской пользуюсь уже год — физически это выглядит как тетрадка, в которой я рисую символы ⌀ — обознающие помидорку, и без черты обозначающие помидорку, которая «сорвалась» и я отвлёкся. 

Помодоро-доска помогла вернуть мне выходные, из-за этого я повысил свою эффективность — стал лучше делать свои задачи, но у меня стали накапливаться завалы задач.

Когда список задач, которые переносились из дня в день перевалил за пару десятков — я вспомнил о «закрытых списках» от Марка Фостера, в книге «Сделай это завтра», книгу можно купить в издательстве «Поле».

Что такое закрытые списки задач

Закрытый список задач — это обычный список задач, который может быть сделан где угодно, от обычного он отличается тем, что в него нельзя добавить новые задачи.

Представьте, вы заходите в кафе и видите в меню кучу разных блюд и напитков. Даже если вы очень голодны и хотите попробовать всё — вы знаете, что попробовать всё не получится, придется сделать выбор «это я буду есть, а вот это я есть не буду». Возможности нашего кошелька и живота не безграничны, нужно об этом помнить, если мы не хотим, чтобы нам потом было плохо. С задачами все также. Наше время и возможности — ограничены, а открытые списки это шведский стол в мире управления задач.

Физически это выглядит так:

  • Составляете план задач на день
  • Пересматриваете список дел и оставляете в нем только то, что вы точно сделаете и не оставите на завтра.
  • Обещаете себе, что больше ни одной задачи в список не занесёте.
  • Работаете.
  • Концентрируйтесь только на задачах в списке.
  • Все что выполнили — зачеркивайте.

Я пробовал закрытые списки в Тудуисте, с помощью невыполнимой задачи, с помощью специального тега и теперь экспериментирую с блокнотом. Пока бумага выигрывает. Я использую формат А7 — четвертинка обычного тетрадного листа. Это наиболее удобный для меня формат — маленький, помещает в себя 5-6 пунктов и я при всем желании не смогу дописать что-то новое.

При использовании закрытых списков, есть несколько важных правил:

  • обязательство сделать — всё что в списке, должно быть сделано, как правило «всё что на тарелке, должно быть съедено, иначе не встанешь», с той лишь разницей, что список наполняем мы сами, сами выбираем над чем будем работать и сколько.
  • не отвлекаться и делать только то, что запланировано — делать только то, что есть в списке, если что-то «прилетело» или забыли, нужно записать в отдельный список и приступить к этим вещам потом, если останется время (за исключением форс-мажоров: дети в больницу попали; сайт упал; форма оплаты вдруг не работает, но по-настоящему таких незапланированных ситуаций, в нашей жизни мало).
  • геймифицировать процесс — это необязательное правило, но оно мне помогло, за каждую выполненную задачу, нужно присваивать себе 1 балл, если запланировали 7 дел, то к концу дня у вас 7 баллов, будет здорово, если вы закроете 7 задач, получите 7 баллов и потом получите награду (пива вечером выпить). Но есть один подвох, баллы вы получите только если сделаете все 7 запланированных дел. Это приучает делать только то, что запланировали и не отвлекаться, а все «неожиданные задачи» записывать в инбокс, ну и быстро приучает точно оценивать свои ресурсы и не брать больше, чем вы способны сделать.
Замызганные «закрытые списки» — на правом видно, что «заявки» и «опросник» я не сделал

Что делать, если работаю с закрытыми списками, но всё равно не доделываю задачи?

Когда я только начал применять списки, я понял, что часть задач всё равно в пролёте — я до них не успеваю дойти, а время заканчивается.

  • Флексить задачи — не все задачи нужно сделать на 100 баллов из 100, многие прекрасно работают и на 70. При этом, чтобы сделать задачу на 70 нужно потратить условную помидорку, а чтобы сделать на 85 — нужно потратить две помидорки, а на 100 все четыре помидора займёт. Когда задач слишком много, отказаться и делегировать нельзя — флексим. Подробнее о том как флексить задачи можно прочитать в советах Николая Товеровского на сайте бюро Артёма Горбунова.
  • Увольнять задачи — не все записанные задачи имеет смысл выполнять, кто-то применяет для этого матрицу Эйзенхауэра, я обычно спрашиваю себя, насколько конкретно эта задача приблизит меня к моей текущей цели, если написать статью на ВиСи не сильно приближает к цели — то и не пишу, увольняю её.
  • Делегировать — классика тайм-менеджмента, некоторые задачи можно отдать кому-то.
  • Группировать — в некоторых случаях похожие задачи можно группировать, скажем, мне нужно написать три статьи, я могу их писать с нуля и до дистрибуции по одной: придумать структуру, подобрать иллюстрации и примеры, набросать черновой материал, переписать, отредактировать, сверстать, дистрибутировать. И так с каждой статьёй. А могу сначала написать до чернового варианта три статьи. Потом отдельно их редактировать и заодно отредактировать еще другие статьи. После сверстать их все разом. И все разом запустить в дистрибуцию. Это напоминает поход в магазин: сначала сходил в магазин, потом вспомнил, что забыл хлеб, опять идешь в магазин за хлебом, из-за этой «прогулки» теряешь кучу времени.

Запомнить

Закрытые списки помогают сделать все запланированные дела, а следовательно помогают разобраться с завалами.

Закрытый список задач — список задач, в который нельзя добавлять новые задачи.

Работаем только над теми задачами, которы записаны, все что не записано — будет сделано завтра или сегодня, если будет желание и время.

Если будут вопросы — задавайте, я только рад буду на них ответить. А так с вами был Слюсарев Илья, контентный маркетолог, работаю в сервисе отложенного постинг — SMMplanner и в компании по автоматизации учёта и бизнес-процессов Интерлогика.

{ "author_name": "Илья Слюсарев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 34, "likes": 69, "favorites": 350, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 180420, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 24 Nov 2020 17:19:31 +0300", "is_special": false }
45 дней сериалов и фильмов по промокоду VC45
Активировать
Условия подписки Яндекс.Плюс: clck.ru/FMQND. 45 дней подписки Яндекс.Плюс — бесплатно, далее автопродление — 199 руб./мес. с указанием данных банковской карты. Предложение до 31.12.2020г. Только для новых пользователей, ранее не оформлявших подписку Яндекс.Плюс. Условия просмотра на КиноПоиск: ya.cc/4y4UX
18+
Объявление на vc.ru Отключить рекламу
Личный опыт
Как крупной компании создать чат-бот для техподдержки, чтобы он работал не только в мечтах
Зачем делать корпоративный чат-бот, какие задачи ему делегировать и сколько ресурсов потребуется для разработки. Своим…
0
34 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
7

Классно написано. Все по делу. Помидорки использую, реально помогает лучше концентрироваться на работе. Закрытые списки интуитивно в моей жизни уже лет 5. Делегировать только учусь. А вот флексить надо надо попробовать обязательно. Клятый перфекционизм! Пока до сотки не дойду, не оставлю. Но на следующий день все равно вернусь и отредактирую. 
Спасибо за статью

Ответить
0

По какому делу?
Сотни миллионов людей как то живут без этих проблем

Суть в том, чтобы делать то что реально важно, а не закрывать списки задач

Ответить
1

а вот я живу с проблемами и как-то рассказываю об этом. кому-то не нравится, кому-то нравится. в чем проблема?

Ответить
0

и тебе спасибо за комментарий, прямо душу греет =)

Ответить
3

Давненько не наблюдал списка задач на бумаге)

Ответить
0

справедливости ради, на бумагу я выписываю только список задач, над которыми планирую работать =) так они все живут в тудуисте

Ответить
1

Где живёте? Красиво за ноутбуком 

Ответить
2

живу-застрял во Вьетнаме )

Ответить
1

Сызрань

Ответить
0

Вьетнам.

Ответить
0

Таиланд?

Ответить
0

Марс!

Ответить
1

Круто, до тех пор пока сам управляешь своим списком дел и задач
Когда ты работаешь на кретивного человека в должности директора, который в 2 часа ночи присылает ‘ надо ещё вот так попробовать’ и срок до 12 утра, все планы, доски, и так далее слегка теряют свою функциональность, живёшь в пожаре, хоть и прекрасно знаешь список своих дел и их приоритет.

Ответить
1

а тут работает уже другой инструментарий 

мне нравится метафора с кафешкой — я прихожу в кофейню, появляется желание попробовать все что там есть, но мой живот говорит «нееа, не сможешь» и я делаю выбор «вот это я ем, а все остальное, извините, нет»

с задачами также, мой личный ресурс не безграничен, но чтобы себя умерить, я вот использую помидорки и закрытые списки, через этого говорю «нет, вас делать не буду» 

Ответить
1

Вы и директор пожарные? У Форстера про это хорошо написано.

Ответить
0

Кирилл, что за книга такая?

Ответить
0

Форстер Марк. Сделай это завтра

Ответить
0

Cпасибо!

Ответить
1

Закрытые списки это классно. Потому что тоже иногда беру бумажку, пишу план дел, которые вспоминаю, а потом в процессе хочется докинуть ещё несколько строчек. В итоге одну бумажку делаешь несколько дней. Задачи выполняются, но ощущения окончания нет. А закрыть список - крутая идея!

Ответить
1

а когда закрываешь, еще чувствуешь радость и гордость, да =) и от компьютера уходишь с осознанием «я — молодец!» 

Ответить
1

Закрытые списки - классная тема. Не знала, как это называется))) но использую много лет. Ещё такие у меня есть списки не слишком важных задач, которые могут переходить с одного дня в другой. И да, я тот мастодонт, который любит и практикует писать списки руками)))) 
Классная статья, спасибо!

Ответить
0

Обожаю фразу "делегирование", если нет подчинённых сотрудников или возможности оплатить чьи-то услуги, как решается вопрос с делегированием?
Вряд ли десятки знакомых и друзей, коллег дерутся за то, чтобы забрать ВАШИ задачи и проблемы...

Ответить
0

Эмммм… 
Не знаю почему нельзя оплатить услуги кого-то. За свои услуги я беру деньги, очевидно, если я хочу, чтобы была сделана какая-то задача (ужин, чистая комната, нет мусора в ведре, работает таргет) я буду искать как оплатить их

Ответить
0

Это теория из книжек или правда жизни?
То есть, без фальши, у вас убирается в доме и ежедневно выносит мусор клининговая компания?

Ответить
2

ну смотрите,  я хз как ответить на ваш вопрос… 
1. делегирование существует, я вам ответил на это
2. я живу во вьетнаме, снимаю квартиру, раз в неделю приходит тетя и убирается + робот-пылесос каждый день елозит. робот я купил з 150$, тете плачу 100$ 
3. еда — тут хорошо развит общепит, за 2-3$  можно отличный по вкусу, качеству и объему взять обед-завтрак-ужин, и мне реально проще выйти из дома на полчаса и пообедать за 2 бакса рисом с курицей или фо бо, чем готовить самому или нанимать кого-то 
4. Рабочие задачи — часть задач я делегирую на помощника, конкретно написание постов для пары проектов… 

Ответить
0

Это что ли так дофига стоит, особенно если зарабатываешь даже средне и живешь во Вьетнаме?

Ответить
0

Вопрос к автору статьи ещё раз (с учётом его комментария): делегирование: цитата из книжек или реально применяемая в жизни практика?

Ответить
0

так-то у меня имя есть) уважаемый комментатор

Ответить
0

Ню-ню...

Ответить
0

В Todoist удобно записывать все задачи которые приходят в голову, все что поступает. Там они проходят сортировку и фильтрацию. А дальше простой блокнот или лист бумаги, закрытый список и помидорки. Простая и безотказная система работает

Ответить
0

Привет! Крутая статья, спасибо🙏🏽 Вопрос такой: чем бумага выигрывает у простых заметок в телефоне? Или дело вкуса?

Ответить
0

чем бумага выигрывает… в данном контексте только тем, что в цифровой блокнот ооооочень легко написать еще и еще и легко самого себя обмануть и дальше «черты» записывать, а суть закрытых списков в том, чтобы ограничить себя в количестве выполняемых задач.

на маленькую бумажку мне очень легко записать очень ограниченное число задач. 

так-то, основной таск-менеджер для хранения задач — тудуист, очень удобно добавлять входящие задачи и не царапать карандашом полчаса одну задачку. но все равно выписываю 5-8 задач на день на бумажку. 

Ответить
0

Спасибо за ответ)

Ответить
0

вэлкам

Ответить

Комментарии

null