Мастер управления временем: как запустить ежедневный учет освоения личного времени?
К каким негативным последствиям приводит отсутствие грамотной методики учета личного времени? Как с помощью универсальной классификации личных дел организовать быстрый и удобный учет освоения личного времени в сервисе Obsidian?
Обо мне
Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.
Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я регулярно рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное управление.
Приглашаю присоединиться:
Стартуем!
Публикую очередную статью из цикла Система успеха и личная здоровая продуктивность. В этом цикле я систематизирую свои знания об эффективном управлении процессами жизнедеятельности и делюсь кейсами решения конкретных проблем, связанных с планированием, организацией и контролем личной жизни.
Главная идея этой системы состоит в том, чтобы организовать такой режим (ритм) жизни, при котором личность реализует крупные амбициозные цели по разным аспектам своей жизни (от карьеры до эрудиции) в максимально комфортных условиях, осознавая и ощущая при этом ценность и актуальность своих действий. Такое жизненное движение обеспечивается грамотным учетом и дисциплиной.
Каждая публикация цикла имеет следующую структуру: Проблема (описываю проблемную ситуацию и последствия ее влияния на жизнедеятельность) → Потребность (формулирую потребность в решении проблемы) → Решение (предлагаю оптимальный на мой взгляд вариант закрытия потребности).
Эта статья — о том, как быстро составлять ежедневные планы и отчеты по освоению личного времени и извлекать из них пользу/выгоду.
Предыдущие статьи цикла:
- Мастер эффективного планирования личных и рабочих задач: как ничего не забыть и все держать под системным контролем?
- Мастер эффективного планирования личных и рабочих задач: как учитывать регулярные и несрочные задачи?
- Мастер управления личным временем: для чего нужна классификация личных дел и как ее создать?
Оглавление
- Часть 1. Проблема: к каким негативным последствиям приводит отсутствие целостной и грамотной методики учета личного времени?
- Часть 2. Потребность: каким ключевым первоначальным требованиям должна удовлетворять методика учета личного времени?
- Часть 3. Решение: как организовать формирование планов и отчетов по освоению личного времени в сервисе Obsidian?
Часть 1. Проблема
В прошлой статье я рассказал, что Станиславу удалось разработать базовую классификацию личных дел для внедрения ежедневного учета освоения личного времени. Эта классификация предполагает разделение всей жизнедеятельности на виды: сон, утренние дела, специальные дела, работа, учеба и другие.
Каждый такой вид является универсальным обозначением совокупности действий определенного характера, то есть действий, имеющих общие характеристики, направленность, специфику. Например, вид Предсонные дела включает все регулярные действия, выполняемые перед началом сна: подготовка постели, чистка зубов, постановка телефона на зарядку. Безусловно, набор действий по каждому виду владелец классификации устанавливает самостоятельно в зависимости от своих привычек.
Станислав создавал эту классификацию, чтобы, прежде всего, упростить и ускорить учет освоения личного времени. В рамках ведения этого учета Станислав будет отражать плановое и фактическое расходование своего суточного фонда жизненного времени (24 часа), что позволит оценивать и повышать свою операционную эффективность без ущерба для эмоционального и энергетического состояния.
Отсутствие целостной и грамотно составленной методики такого учета привело Станислава не только к нарушению баланса труда и отдыха, но и к другой проблеме — неудачным попыткам управлять своим личным временем.
Примеры проявления этой проблемы:
- Ранее, когда Станислав начал пытаться планировать свое время, он считал составление плана дня некой формальностью — непонятным ему базовым правилом, которое он вынужден соблюдать. Станислав обычно занимался подготовкой плана на день вечером предыдущего дня, но эту задачу он выполнял нерегулярно, без энтузиазма и осознания ценности плана как инструмента управления временем. Такое отношение привело к тому, что планы он составлял на скорую руку, то есть не учитывал личные и рабочие задачи, назначенные встречи, договоренности, а иногда и вовсе забывал про планирование, вспоминал лишь на следующий день и расстраивался из-за этого.
- Если по какому-то дню план все же был подготовлен вовремя, Станислав очень часто отклонялся от него. Это могло произойти даже в начале дня: встал позже, выехал на работу раньше и так далее. Любое отклонение, даже незначительное, он воспринимал, с одной стороны, как демонстрацию своей некомпетентности в планировании, а с другой — как возможность отказаться от «неправильного» плана на текущий день и действовать по обстоятельствам, опираясь на свои желания.
- Поскольку Станислав никогда не сопровождал план дня отчетом по итогам дня, позволяющим оценить выполнение плана (план-фактный анализ), он не анализировал причины отклонения от плана и, соответственно, не предпринимал никакие корректирующие действия, чтобы либо повысить качество планирования, либо пересмотреть свои привычки и повысить дисциплину.
Часть 2. Потребность
Проанализировав описанные примеры проблемы, Станислав сформулировал 2 пользовательских требования к разработке методики учета освоения личного времени:
- Разработать 3 шаблона для учета личного времени: план дня, отчет дня, план-отчет дня. Каждый шаблон должен обязательно содержать информацию о времени начала и окончания конкретного вида деятельности, а также название этого вида из универсальной классификации личных дел. Шаблон плана-отчета дня должен позволять сравнивать плановое и фактическое время выполнения деятельности.
- Реализовать 2 варианта учета личного времени в пределах дня: заполнение либо отдельных шаблонов плана и отчета дня, либо общего шаблона плана-отчета дня (основной вариант). Первый вариант будет применяться на начальном этапе внедрения учета освоения личного времени, когда фактический состав видов деятельности и фактическое время их выполнения в контексте дня будут значительно отличаться от плановых значений. Второй вариант — тогда, когда количество таких отклонений существенно уменьшится благодаря введению правил и изменения привычек.
Часть 3. Решение
Станислав решил реализовать требования и методику учета освоения личного времени в сервисе Obsidian, который он уже активно используется для учета личных и рабочих задач.
Напомню, что Obsidian — это сервис заметок, с помощью которого можно систематизировать личные знания и опыт через создание текстовых статей, связанных друг с другом произвольным образом.
Станислав разработал следующую методику учета личного времени:
- В дереве элементов он создал каталог (папку) Планы-отчеты периодов.
- В этот каталог он добавил 2 подкаталога — Архив и Текущие.
- В подкаталоге Архив он создал страницу Архив планов-отчетов периодов (2025 г.).
- Страница Архив планов-отчетов периодов (2025 г.) предназначена для архивирования планов и отчетов по освоению личного времени за 2025 год.
- В подкаталоге Текущие он создал 4 страницы: Планы-отчеты периодов на Q12025, Планы-отчеты периодов на Q22025, Планы-отчеты периодов на Q32025, Планы-отчеты периодов на Q42025.
- Страницы в подкаталоге Текущие предназначены для составления планов и отчетов по освоению личного времени до конца текущего календарного года (по кварталам).
- Структура всех страниц в подкаталоге Текущие следующая: Неделя [период недели] — День недели [дата] — План-отчет дня / План дня и Отчет дня. Недели и дни недели могут быть легко свернуты и развернуты (для визуального комфорта).
- Каждый план, отчет и план-отчет должен описывать полный период дня, начинающийся в 00:00 и заканчивающийся в 23:59.
- Когда неделя завершается, информация по ней переносится на страницу архива.
- Шаблон плана-отчета дня представляет собой таблицу из 3 столбцов: 1-й — Интервал (план) (указывается плановое время начало и окончания выполнения определенной деятельности), 2-й — Интервал (факт) (указывается фактическое время начало и окончания выполнения определенной деятельности), 3-й — Деятельность (указывается название вида определенной деятельности согласно универсальной классификации личных дел).
- Если в шаблоне плана-отчета дня интервал (факт) отличается от интервала (план) по определенной деятельности более чем на 5 минут (или любая другая норма), запись (строка) по такой деятельности выделяется желтой подсветкой.
- Шаблоны плана и отчета дня имеют идентичную структуру — представляют собой таблицы из 2 столбцов: Интервал (указывается время начала и окончания выполнения определенной деятельности) и Деятельность (указывается название вида определенной деятельности согласно универсальной классификации личных дел). Разница в том, что в плане указываются плановые значения, а в отчете — фактические.
- Недели друг от друга отделяются горизонтальными линиями (для визуального комфорта).
Примеры:
Перейдем к обзору преимуществ и недостатков данной методики.
Преимущества:
- Быстрое планирование и перепланирование дня в режиме конструктора без указания конкретных действий благодаря использованию универсальной классификации личных дел
- Каждая позиция плана и отчета дня, описывающая определенную деятельность, характеризуется обособленностью относительно других позиций, то есть отличается от них целью и содержанием деятельности
- Шаблон План-отчет дня позволяет отражать в одной таблице плановые и фактические интервалы деятельности, выделять позиции со недопустимыми отклонениями факта от плана, анализировать такие позиции и принимать обоснованные решения о корректирующих действиях, направленных на пересмотр привычек, введение каких-то разумных ограничений
- Возможность видеть реальную картину по загрузке в течение дня, чтобы не только определять свободное время для личных задач, но и грамотно чередовать работу и отдых
- Обнаружение бессмысленного освоения личного времени, отрицательно влияющего на продуктивность, настроение и самочувствие — бесполезная деятельность, расходующая ресурсы организма
Недостатки:
- Отсутствие привлекательной визуализации: планы и отчеты отображаются в виде обычных таблиц
- Отсутствие синхронизации с другими системами: планы и отчеты формируются вручную
- Ручной анализ массива данных: нет встроенных инструментов (например, диаграмм) для анализа сформированных планов и отчетов
Следующая статья будет посвящена тому, как Станислав благодаря внедрению учета личного времени стал более дисциплинированным и продуктивным человеком, а также как он нашел способ ускорить этот учет с помощью образцов планов-отчетов дней.