Как мы ведём 5+ проектов и не выгораем?
Часто слышу, что агентство — это про бесконечный хаос, авралы и вопросы с качеством. «Когда проектов много, команда в стрессе, глупо ожидать хороший результат»...
Но это не про наши ценности. Команда из 12 человек, 5+ параллельных проектов и стабильное качество — это вопрос выстроенной системы. Системы, которая защищает от выгорания и клиентов, и нас самих.
Главный секрет — мы отказались от идеи «управлять людьми» в пользу идеи «управлять процессами». Вот как это работает на трех уровнях.
Уровень 1: Оцифровка рутины и прозрачность для каждого
Прежде чем масштабироваться, мы упаковали всю работу методолога в единый стандарт. Его ядро — детальный чек-лист (таблица), где каждая строка — это конкретный пункт работы.
Что это дает:
- Снимает когнитивную нагрузку: методолог не тратит силы на «вспомнить всё». Он открывает таблицу и видит свой план на день.
- Самостоятельность и ответственность: специалист сам видит свой прогресс, понимает, какие задачи в приоритете, а что можно отложить.
- Никаких лишних «пушей»: необходимость постоянно спрашивать «как дела?» отпадает сама собой. Всё перед глазами.
Уровень 2: Роль проджект-менеджера — не контроль, а поддержка
Да, у нас есть проджект, включенный во все проекты. Но его задача — не стоять над душой. Его зона ответственности — точки, где процесс может дать сбой.
Конкретно проджект:
- Разрешает спорные ситуации на стыке отделов (методолог ↔ дизайнер, методолог ↔ клиент).
- Помогает расставить приоритеты, если видит, что сроки под угрозой.
- Выступает «внешним взглядом» на качество, а не просто передаёт задачи от методолога клиенту и наоборот.
- Мотивирует и поддерживает команду, сохраняя здоровую атмосферу.
Это система, которая не позволяет задаче «потеряться», а проблеме — «отмолчаться».
Уровень 3: Жесткий ритм коммуникаций (ежедневный и еженедельный)
Хаос возникает там, где нет ритма. Мы его установили.
Ежедневно:
- YouGile как единый источник правды. Статусы задач, комментарии, прогресс — всё на виду у проджекта и команды. Не нужно ждать созвона, чтобы понять статус.
Еженедельно:
- Планерка с командой по каждому проекту: проджект координирует усилия, ставит цели на неделю, исходя из общего объема работ.
- Внутренние отчеты: спецы кратко докладывают о статусе проектов в общий чат. Это формирует культуру открытости.
- Отчеты для клиента: прозрачность вовне так же важна, как и внутренняя.
- Сверка с руководителем: я (как руководитель) получаю сводный отчет, чтобы видеть общую картину и вовремя заметить то, что ускользнуло от проджекта (например, системную перегрузку одного из специалистов).
Важное примечание: система не работает без правильных людей
Мы не нанимали просто методологов. Мы искали взрослых, ответственных людей, которые:
- Понимают ценность дедлайнов.
- Не боятся говорить о проблемах, не замалчивают их.
- Нацелены на результат, а не на отсиживание часов.
Система не заменяет человеческий фактор, она его усиливает. Она дает инструменты ответственным людям, чтобы они могли делать свою работу лучше, и моментально выявляет тех, кто не готов работать в таком формате.
Ваша Даша Мирошина, методолог и руководитель методологического агентства MRDOSH 💚