Как мы навели порядок в работе с командировками сотрудников за счет автоматизации бизнес-процесса в Битрикс24

Бумажные отчеты, потерянные заявки и постоянные вопросы в чатах — знакомые боли многих компаний, где процессы командировок не автоматизированы. В этом кейсе мы расскажем, как мы внедрили в Битрикс24 удобный бизнес-процесс, который сэкономил время сотрудников, бухгалтерии, кадров и отдела АХО нашего клиента.

Процесс организации командировки был хаотичным и выглядел так: сотрудник, планируя поездку, писал личное сообщение руководителю в чат. После устного согласования та же история повторялась с отделом АХО для бронирования гостиницы и с кадрами для оформления приказа. Бухгалтерия ждала бумажные чеки, чтобы провести компенсацию.

Такой подход создавал массу трудностей для всех участников:

● Для руководителей отделов: Заявки терялись в потоке сообщений. Не было единой истории поездок, чтобы отслеживать, куда, когда и с какой целью ездили сотрудники. Чтобы найти информацию, приходилось делать запросы в смежные отделы.

● Для отдела АХО: В чатах приходилось вручную искать заявки на бронирование отелей и задавать десятки уточняющих вопросов, что отнимало много времени.

● Для отдела кадров: Не было централизованного учета. Часто приказы оформлялись с опозданием или не оформлялись вовсе, если сотрудник забывал сообщить о командировке.

● Для бухгалтерии: Процесс возмещения расходов был долгим. Нужно было собирать бумажные чеки, постоянно напоминать сотрудникам об их предоставлении. Не было прозрачной системы учета расходов.

● Для сотрудников: Было неудобно хранить и предоставлять бумажные чеки, а также отслеживать статус компенсации.

Создать в Битрикс24 единый автоматизированный бизнес-процесс для оформления командировок, который:

Мы разработали и внедрили в Битрикс24 гибкий бизнес-процесс с двумя сценариями: для однодневных и многодневных командировок.

Шаг 1: Заявка

Сотрудник запускает процесс и указывает тип командировки (однодневная или многодневная), цель поездки, даты и город.

Шаг 2: Согласование

Заявка автоматически отправляется на согласование непосредственному руководителю.

Шаг 3: Автоматизация для отделов

● Для отдела АХО. Если сотрудник указал необходимость бронирования гостиницы в многодневной командировке, процесс автоматически формирует для отдела АХО задачу с уже заполненными полями (город, даты, категория номера и т.д.).

● Для отдела кадров. После согласования в отдел кадров приходит задача на формирование приказа. После выполнения они просто нажимают «Приказ готов».

● Для бухгалтерии. Система автоматически ставит задачу бухгалтеру на ознакомление с информацией о поездке.

Шаг 4: После поездки

После командировки система ставит сотруднику задачу приложить чеки. Чеки загружаются на его личный диск в Битрикс24, к которому имеет доступ бухгалтерия. Для многодневных поездок процесс автоматически создает две финальные задачи в бухгалтерию: на возмещение расходов и на начисление суточных.

Внедрение бизнес-процесса упростило работу с командировками: теперь все заявки и уведомления централизованы, а согласование стало прозрачным и быстрым. Кроме того, система автоматически ставит задачи в профильные отделы, создает единое хранилище документов и фиксирует всю историю поездок для отчетности.

● Руководители в любой момент могут посмотреть историю и детали поездок своих сотрудников в реестре Битрикс24. Заявки больше не теряются.

● Отдел АХО получает структурированные заявки и бронирует гостиницы без лишней переписки.

● Отдел кадров вовремя оформляют приказы

● Бухгалтерия своевременно получает электронные чеки и не зависит от бумажных носителей. Процесс возмещения расходов ускорился в разы.

● Сотрудникам не нужно носить бумажные чеки и постоянно отвлекать коллег напоминаниями. Весь процесс проходит в одном окне Битрикс24.

● Экономия на трудозатратах всех участников процесса. Никто не ищет нужную для работы информацию, она доступна в момент, когда она нужна.

Этот кейс наглядно показывает, как грамотный подход к автоматизации внутренних процессов повышает эффективность работы каждого сотрудника и компании в целом.

Процесс окупился за 3 месяца, только за счет экономии времени участников процесса.

#кейсы #бизнес #битрикс24 #автоматизация_бизнеса