Куда уходит время? Простая система управления задачами для основателя
Вы просыпаетесь с планом «сделать стратегию», а засыпаете с мыслью «я весь день тушил пожары, но ничего важного не сделал». Потому что основатель — это вечный пожарный. И если не поменять систему, вы так и будете бегать с ведром, пока бизнес не сгорит дотла.
Время — ваш главный не восполняемый ресурс. И тратить его на «пожаротушение» — значит убивать бизнес медленной смертью.
Вот система, которую можно внедрить за один вечер. Без сложных теорий.
Шаг 1: Диагностика. Куда уходит время на самом деле?
Практический совет: Проведите аудит недели.
Возьмите таблицу (Google Sheets или просто лист бумаги).
Записывайте каждое дело, которое делаете, с точностью до 30 минут. Не «работал», а «отвечал на почту», «разбирал конфликт в чате», «готовил отчет».
В конце недели разбейте все дела на 4 категории:
Важные и срочные (пожары, кризисы).
Важные, но не срочные (стратегия, развитие, найм).
Срочные, но не важные (вопросы сотрудников, которые они могут решить сами).
Не срочные и не важные (скроллинг соцсетей, болтовня).
Результат вас шокирует. 80% времени уходит на «срочное, но не важное». На то, что не двигает бизнес вперед.
Шаг 2: Лечение. Матрица Эйзенхауэра (та самая)
Забудьте про сложные планировщики. Вам нужна эта матрица и железное правило:
Квадрат 1: Важно и Срочно (Пожары)
Что делать: Тушить. Но после тушения задать вопрос: «Как сделать, чтобы этот пожар больше не повторился?» и перевести задачу в Квадрат 2.
Пример: Ключевой клиент грозит уйти.
Квадрат 2: Важно, но Не срочно (Рост)
Что делать: Планировать и делать В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ. Это ваша зона стратегии. Сюда должны уходить лучшие часы дня.
Пример: Разработка нового продукта, автоматизация процессов, обучение.
Квадрат 3: Срочно, но Не важно (Помехи)
Что делать: Делегировать, автоматизировать или игнорировать. Чаще всего это чужие приоритеты, навязанные вам.
Пример: «Срочные» встречи, которые можно было бы провести как переписку, вопросы по текучке.
Квадрат 4: Не срочно и Не важно (Пожиратели времени)
Что делать: Жестко исключать. Это ваш главный враг.
Пример: Бесцельные совещания, соцсети в рабочее время.
Правило: Ваша цель — максимально сократить время в Квадратах 1, 3 и 4, и увеличить время в Квадрате 2. Именно там рождается рост.
Шаг 3: Инструменты. Максимум на 2 экрана
Не усложняйте. Выберите один инструмент и живите в нем.
Для визуалов и любителей простоты: Trello.
Создайте 4 колонки по матрице Эйзенхауэра.
Каждую задачу — на карточку. Перетаскивайте между колонками.
Утро начинаете с колонки «Важно, Не срочно».
Для тех, кому нужна база знаний + задачи: Notion.
Создайте дашборд с той же матрицей.
Плюс: можете прикреплять к задачам документы, контакты, чек-листы.
Для минималистов: Блокнот и ручка.
Разделите лист на 4 квадрата.
Утром заполняете, вечером анализируете. Старомодно, но работает.
Главный секрет, о котором все молчат:
Вы не управляете временем. Вы управляете вниманием и энергией.
Важные задачи (Квадрат 2) — делайте в свои «золотые часы», когда вы максимально эффективны (у кого-то утро, у кого-то вечер).
Пожары и рутину — сваливайте на остальное время.
Научитесь говорить «НЕТ». Каждое новое «срочное» дело вытесняет важное. Спросите: «Это поможет достичь главной цели квартала?». Если нет — смело отказывайте.
Система не даст вам больше часов в сутках. Но она гарантирует, что те часы, что есть, вы потратите на то, что действительно движет бизнес вперед, а не на тушение бесконечных костров.
А вы ведете учет времени? Или живете в режиме «как-нибудь»? Поделитесь своим самым большим пожирателем времени в бизнесе! 👇