Эксперимент: личный тайм-менеджмент для Agile-гиков

Меня зовут Ольга Романова, я Project Manager в компании DataArt. Последние несколько лет я активно применяю философию Agile в профессиональной деятельности — управлении проектами. В этом году я решила провести эксперимент: приложить принципы Scrum к личному планированию и тайм-менеджменту.

Думаю, мой опыт может показаться любопытным всем, кому интересны гибкие методологии разработки и управления, прежде всего, коллегам из IT-индустрии.

Если вы работаете в IT-сфере, с Agile-методологией наверняка знакомы не понаслышке.

Итеративный подход, изначально возникший в IT, призван помочь командам создавать продукты быстрее и с меньшими проблемами. Принципы Agile для разработки ПО специфичны, основные положения определены в манифесте.

В широком смысле Agile-подходы к управлению объединяет ряд основных принципов:

Agile проповедует самоорганизацию команд и призывает к отказу от «надзирателя» в виде назначенного менеджера. Иногда можно услышать фразу «у нас полный Agile» в значении абсолютного хаоса в проекте, прикрытого соответствующей терминологией. Однако это касается исключительно неудачных кейсов применения методологии, ее неверной трактовки, и в отношении Agile в целом, конечно, несправедливо.

Методология давно вышла за пределы индустрии разработки и используются в других сферах, например, транспорте, медиа, бизнесе, финансах. И это неудивительно: Agile — это философия управления, независимая от области применения.

Работая с Agile-проектами как проджект-менеджер, я заинтересовалась: а что если попробовать применить один из фреймворков — Scrum — к личному планированию и тайм-менеджменту? Вдохновленная философией Scrum и Agile, вооружившись методикой Стивена Кови и EOS, я решила провести самостоятельный эксперимент.

Кому эта затея может подойти? Я думаю, в первую очередь, она может найти отклик у моих коллег: проджект и продакт-менеджеров. Но и других IT-специалистов этот подход тоже может заинтересовать. Вместе с тем, не думаю, что сфера профессионального знания должна служить здесь ограничителем. Это скорее эксперимент, чем руководство к действию. Давайте просто посмотрим, «что будет, если...».

Что может дать Agile компании и проекту? В Agile-гайдлайнах приводятся следующие постулаты:

Классно, не так ли? Правда, для целей персонального тайм-менеджмента, где нет ни команд, ни спонсоров, все это едва ли имеет значение. Однако рассматривая собственную карьеру или любые другие сферы жизни (например, обучение музыке) как продукт или проект, понимаешь необходимость планирования и стремишься к тому, чтобы результаты усилий были предсказуемыми. В этом случае ты и есть проектная команда.

При применении принципов Agile в личном тайм-менеджменте важными для меня стали следующие моменты:

Что я взяла за основу своего подхода?

Моей целью было более прозрачное и эффективное движение к результату при условии сохранения многогранности жизни и баланса ее сфер.

В эксперименте я использовала следующие элементы:

При необходимости эту же тактику можно применять и дальше, повторяя план до достижения нужного уровня.

Я использовала SMART-постановку задач, для некоторых ставила четкий срок исполнения.

Я выбирала эпик на 90 дней, что значило: наибольшего улучшения за это время я планирую достичь в этой сфере. Так, к примеру, эпик «карьера» может стать ключевым, когда поставлена цель получить повышение до определенной позиции в первом квартале. При этом эпики, которые на это время становятся второстепенными, — например, здоровье, отношение с семьей, занятие музыкой — не будут иметь крупных и амбициозных целей. Тем не менее, задачи по ним будут входить в спринты для поддержания баланса.

Как и многие перфекционисты, я люблю ставить высокие цели и паникую, если не удается их достичь. На протяжении первых спринтов я очень страдала от собственных наполеоновских планов, возникших из-за неверной оценки рабочей загрузки. Со временем качество планирования улучшилось: я стала лучше понимать собственную «пропускную способность» и точнее оценивать объем свободного времени.

Впоследствии, когда я чувствовала, что начинаю сильнее уставать, то позволяла себе сместить приоритет спринта на другие эпики (пункт 4).

Я занимаюсь планированием с 2013 года, это часть моего рабочего дня. Планированию и анализу спринта я посвящала около одного часа в неделю, в основном по воскресеньям. В течение недели (но не каждый день) я просматривала доску для актуализации приоритетов, но суммарно это занимало не более 1,5 часов в неделю.

Рутинные задачи, например, обычные дела на работе, я не включала в спринт. Однако если я видела крупную задачу в эпике карьера, скажем, релиз проекта, то добавляла ее в спринт, а детальные таски учитывала в рамках ежедневного планирования. Под ежедневным планированием я понимаю составление списка дел по работе.

Однако влияние рутины двояко: с одной стороны это шум, который может сбить с цели, с другой стороны — источник перемен: за рутинными задачами могут возникать новые приоритеты.

Неверно оценив мелкие, изматывающие рутинные задачи, я поначалу не учитывала их. В результате я ставила слишком высокие цели спринта и не могла их достичь (см. пункт 1).

Спустя три спринта я поняла, что список задач не может оставаться неизменным. Почему? Здесь я Америки не открою: перечень непредвиденных обстоятельств, которые будут неизбежно возникать, напрямую коррелирует с типичными проблемами проектов:

Однако я сумела уйти от негативной оценки «я ничего не успеваю», смогла развить в себе толерантность к смене планов и даже научилась испытывать воодушевление по этому поводу.

Если мне приходилось менять приоритеты, замену я старалась делать равноценную. Условно, если я планировала прочитать 40 страниц профессиональной литературы, но мне потребовалось пройти срочный тренинг, я могла безболезненно заменить один пункт планов другим. Это были таски одного эпика, последовательность которых может меняться в течение спринта.

Одна проблема повторялась регулярно: высокая нагрузка на работе отбирала время, запланированное на дополнительное образование. По завершению 10-, а иногда и 12-часового рабочего дня было совсем не до новых курсов или книг. Чтобы исправить перегиб загруженности, я отказывалась от задач по учебе или заменяла их прослушиванием подкастов и аудиокниг, желательно, во время бега (эпик «Спорт»). Это также позволяло изменить характер деятельности (и на работе, и во время учебы я активно использую компьютер).

Я начала с Asana, в дальнейшем переключилась на Miro и объединила ведение спринта с доской личного развития (о ней расскажу в очередной статье немного позже). Думаю, Trello также может быть отличным и простым вариантом.

Я отказалась от традиционных колонок «сделать», «в процессе», «сделано». Каждая задача имела два статуса: сделано или нет (закрыта или открыта). Если она оставалась открытой до конца спринта, то переносилась на следующий. Колонками на доске я выделяла эпики. При необходимости я использовала дополнительные лейблы для задач или ставила сроки исполнения.

На период эксперимента пришелся и мой отпуск. Честно признаюсь, я совершила ошибку: удалила задачи в сфере карьеры и увеличила вдвое стандартный пул задач по обучению и спорту за счет «высвобожденного» времени. По факту, я выполнила только стандартный объем. Извлеченный урок банален: иногда нужно давать себе немного расслабиться и отдыхать не только за счет переключения деятельности.

В целом во время эксперимента спринты выполнялись на 80–100 %. Но, конечно, были и такие, в которых процент выполнения мог составить не более 20 %. По момим наблюдениям, у таких провальных спринтов обычно одна из двух причин:

Здесь самое разумное — разрешить себе выздороветь, сфокусировавшись только на своем состоянии. Нужно отпустить любые горящие задачи и данные себе обещания.

Иногда происходил явный перекос, в основном когда работа или здоровье неожиданно требовали большего внимания, чем я планировала. Если замена задач или переключение деятельности было невозможно, я принимала это и переводила часть задач на следующий спринт.

Мой эксперимент длился почти шесть месяцев, и вот что мне в нем понравилось:

Когда я выстроила личный роадмап, мне стало намного проще увидеть цель, которая стоит за каждой задачей, и оценить, какие из них первостепенны, а какие нет. Это в значительной степени решило вопрос мотивации. Я встаю в 6–6:30 и начинаю день с пробежки, зная, зачем я это делаю. Мне стали легче даваться нелюбимые задачи или дела. Я научилась воспринимать их как необходимый шаг к своей цели и сознательно пытаюсь извлечь пользу даже из тех действий, которые мне не очень-то нравятся.

Есть люди, которые обожают загружать себя делами. Их вечные спутники — стресс из-за нехватки времени и чувство вины из-за невыполненных обязательств. Я один из таких людей. Это очень важный психологический момент доверия к себе, а рекомендацию вкратце можно сформулировать так: начинай с малых обещаний себе и выполняй их любой ценой. Выделяя в каждом спринте скалу, я заключала с собой договор. Отказавшись от попытки разом охватить все сферы жизни, я смогла предотвратить фрустрацию от того, что неизбежно не справилась бы с задуманным.

Я видела, какие с какими задачами я справляюсь, а где не дорабатываю, на каких направлениях расслабилась, и чему, соответственно, в следующем спринте нужно уделить больше внимания.

Я отметила прогресс практически во всех поставленных эпиках, хотя не спешу заявлять, что дело здесь исключительно в новом подходе к планированию.

Ошибки первых спринтов показали, как неэффективно я могла использовать свободное время и насколько неточно оценивала его объем. Я сократила время в социальных сетях, отказалась от просмотра новостей, сомнительных программ и фильмов, пустого, не наполняющего общения. Трекер на телефоне уже давно не доходит до двух часов экранного времени в день, учитывая, что я часто пользуюсь мессенджерами для работы. Высвобожденное время я отводила на покрытие плана спринта.

Но были и негативные моменты:

Склонность повышать нагрузку поначалу заставляла меня строить слишком амбициозные планы на спринт, что приводило к настоящей гонке за результатом. Пропущенные в итоге задачи демотивировали. Но после трех первых спринтов ситуация в целом улучшилась: я составила объективное представление об объеме нагрузки, который могу потянуть в текущих условиях. Но вполне допускаю, что если бы неудачи продолжились, эксперимент бы мог не состояться.

Я так и не нашла ответ, как учитывать рутинные задачи в спринте. Вместе с тем, иногда они выходили из-под контроля и отнимали время, отведенное для других, более значительных целей. Замена задач и обновление списка активностей не всегда могли помочь.

Постепенно система, которую я использовала, начала приедаться. Я замечала подобное и с другими методиками планирования: спустя какое-то время они теряют новизну и работа с ними перестает казаться увлекательной. Тем не менее, подходят к концу шесть месяцев моего эксперимента с Agile, и я отмечаю, что в тех сферах жизни, где мне удалось объединить планирование и геймификацию, я достигла большего прогресса.

Я долго сомневалась, но все-таки решилась привести некоторые собственные результаты как пример возможных улучшений. Сразу оговорюсь: результат — понятие относительное, и нет ничего лучше соревнования с собой вчерашним. Достижения ниже это не хвастовство, а иллюстрация, что получилось выполнить за полгода.

Бег

Значительно улучшила результат на основных дистанциях (10 и 5 км), повысила частоту (3– 5 раз в неделю) и продолжительность занятий (в среднем до 1 часа), увеличила дистанцию за месяц (более 130 км). Все это подтверждается приложением-трекером, а еще я впервые пробежала полумарафон за «нестыдное» для себя время.

Занятия музыкой

У меня нет музыкального образования, и я занимаюсь фортепиано всего один год. За полгода мне удалось разучить одну новую композицию и в целом улучшить синхронность игры. Мои личные наблюдения подтверждает преподаватель.

Личный бренд

Удалось составить контент-план на два квартала и привести его в исполнение (хоть и с задержками) в моем Medium-блоге.

Обучение

Создана доска личного саморазвития, пройдена международная сертификация, и дополнительные онлайн-курсы внутри компании. Завершено чтение двух книг по профессии, одну из них я прочитала в оригинале.

Семья и отношения

Я стала более качественно проводить время с семьей, мои домочадцы заметили положительные изменения.

Карьера и работа

Четыре проекта из пяти, на которых я работала, были отмечены дополнительными благодарностями. По трем из них были завершены фазы проекта и получен положительный фидбек от клиента, позволивший расширить сотрудничество с нашей компанией. Еще один проект, в котором я участвовала, позволил привлечь новый аккаунт.

В целом я довольна результатами эксперимента и думаю продолжить испытание новых походов, попробовав внедрить техники геймификации в личный тайм-менеджмент.

Здесь могла бы быть реклама моего Телеграмм-канала, но у меня его нет, вместо него - будет ссылка на мой Medium-блог.

#agile #планирование #timemanagement